Satınalma Mali Denetimi

Şirketinizin İhtiyaçları E-Mağaza'da

Kurumsal Ürün ve Hizmetler için

Seyhan Gençağ Gök
Seyhan Gençağ Gök
1983 yılında İstanbul’da doğan Seyhan Gençağ Gök; 2003 yılında İstanbul Üniversitesi Sosyal Bilimler Meslek Yüksek Okulu Muhasebe Bölümü’nden, 2007 yılında da İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi’nden mezun olmuştur. Serbest Muhasebeci Mali Müşavir Ruhsatı ve Gümrük Müşavir Yardımcılığı Karnesi'ne ve yanısıra 15 yıla yakın iş deneyimine sahiptir. İç Denetim, Süreç ve İş Geliştirme Yöneticiliği yapmış olan Gök'ün uzmanlık alanları İç Denetim, İç Kontrol, Risk Yönetimi, Muhasebe ve Lojistiktir.

SATINALMA MALİ DENETİMİ

Seyhan GENÇAĞ GÖK
SMMM, Gümrük Müş.Yard., İç Denetim Danışmanı

“Mali denetim” denildiğinde çoğunlukla; kamu kuruluşları ve/veya bağımsız denetim firmaları tarafından yapılan mali tablo denetimleri akla gelir. Ancak; iç denetim, denetlediği birime göre bazen tamamen, bazense kısmen mali denetimi de kapsar ve aslında diğer denetim türleri öncesinde olası riskleri öngörerek; eksiklik ve/veya hataların giderilmesi aracılığıyla önleyici nitelik taşır.

Mali sonuçlar hem devlet ve finansal kuruluşlar, hem de şirket karar vericileri açısından önemlidir. Aynı zamanda iç ve dış bilgi kullanıcıları için de bir iletişim aracıdır. Satın alma birimiyse; şirket gider kalemlerinin oluşmasında doğrudan etkilidir ve mali denetimin kısmen uygulandığı bir fonksiyondur.

Satıcı hesapları, stok hesapları, gider hesapları, banka hesapları, kasa hesapları, çek-senet hesapları, KDV hesapları, damga vergisi hesapları, duran varlık hesapları ve tabi kullanılıyorsa nazım hesapları kapsar. Her hesap türü için farklı analiz teknikleri uygulanarak, bilinen ve süreç incelemesinde risk tespit edilen alanlarda yoğunlaşılarak anlamlı sonuçlar elde edilmeye çalışılır. Çalışılır diyorum çünkü, kullanıcıların yaptığı hatalar veya eksiklikler; mevcut veri üretiminde bir standart mevcut değilse, tüm ana kütlede anlamlı sonuca ulaşılmasını imkansız hâle getirebilir. Bu durumda, iç denetçi örneklem yöntemiyle “bulgu” tespit etmeye çalışır ve kayıt sürecine ilişkin önerileriyle fayda üretir.

Verilerin kalitesine göre bazen “tüme varım”, bazen de “tümden gelim” yöntemleri uygulanır. Hesap grupları bazında asgari olarak aşağıdaki incelemeler yapılır ve kayıtların “Genel Kabul Görmüş Muhasebe Standartlarına”, “Muhasebenin Temel Kavramlarına” uygunluğuna bakılır. Asgari olarak ifadesini kullanmamın sebebi şirketin kullandığı ERP, operasyonel süreçler sebebiyle incelemelerin değişkenlik arz etmesidir.

Satıcı hesaplarında; satıcı bazında ciro ve ödemeler incelenir. Ters bakiye veren satıcı hesaplarının sebepleri araştırılır. Özellikle ödemelerde vade uygunluğuna bakılır; vadesinden önce ödeme yapılıp yapılmadığı araştırılır. Ayrıca satın alma sürecine dahil edilmemiş yani talep ve siparişi mevcut olmayan faturaların ve satıcı hesaplarının var olup olmadığına bakılır. Satın alma birimi, şirket geneline hizmet veren bir birimdir ve satın alma birimi dışında alımların olmaması gerekir. Tabi bu durum şirketin organizasyonel ve fiziksel koşullarına göre değişkenlik arz edebilir.

Gider hesaplarında; satın almaya konu olan malzemenin doğru gider hesabına ve doğru masraf yerine aktarılıp aktarılmadığı incelenir. Stok hesaplarında; örneklem yoluyla stokların fiili mevcudiyeti ve hesaplarla uygunluğuna bakılır. Uzun süre hareket görmeyen malzemeler ve sebepleri incelenir. Duran varlık hesaplarında; duran varlık türü bazında ekonomik ömürlerin, amortisman oranlarının doğruluğuna bakılır.
Banka hesaplarında; satıcı ana verilerinde yer alan banka bilgisiyle banka hesap ekstrelerindeki giden havala veya EFT hesapları kontrol edilir. Satıcı mutabakatlarının düzenli yapılıyor olması, otomatik ödeme ve muhasebe kaydı oluşması sürecinin var olması, bu incelemenin önemine ve derinliğine direkt etki eder.

Kasa, çek-senet hesaplarında; Kasa tediye, çek-senet çıkış bordrosu veya satıcı tarafından
düzenlenen tahsilat makbuzundaki imzalar kontrol edilir. Satıcı mutabakatlarının düzenli yapılıyor olması yine bu incelemede etkendir.

KDV hesaplarında; KDV beyannamesinin doğruluğu teyit edilir ve bu açıdan oldukça önemli bir incelemedir. Damga vergisi hesapları; satın alma biriminin, şirket adına taraf olduğu sözleşmeler için kontrol edilen hesaptır. Sözleşmelerin damga vergisinin ödenmesi konusu müteselsil sorumluluk içerir.Nazım hesaplar, yine sözleşme içeriğinde var olan teminatların kayıt altına alındığı hesaplar olarak karşımıza çıkar.

Tüm bu hesapları tetikleyen; satın alma siparişine istinaden gelen “alış faturası”dır. Fatura, satın alma birimi tarafından sipariş bilgileriyle kontrol edilir ve mali kayıt süreci başlar. Doğru kurgulanmayan veya onay mekanizması sistemselleştirilmemiş yapılarda satın almacılar, faturaya göre sipariş fiyatında değişiklik yapabilmektedir. Sipariş fiyatı değiştirilmemeli, gerekli durumlarda sebebi de belirtilerek, tekrar onaya sunulmalıdır.
Aksi takdirde iç denetçide, “satın alma operasyonlarında suistimal var olduğu” düşüncesi oluşacaktır.

Bazı meslektaşlarım, satın alma birimi denetimlerinde bu kadar detaylı mali incelemenin doğru olmadığını savunsa da; hem maddi doğruluk testleri, hem de mali tabloların doğruluğuna katkı sağlamak için “olmazsa olmaz” dediğim bir denetim türüdür. Her operasyon denetimi mali denetimle paralel yürütülebilir. Bir iç denetçi tarafından firmanın tüm fonksiyonları denetlediğinde; mali tablolarda oluşabilecek tüm hata ve eksiklikleri öngörerek; doğruluğu ve tamlığı konusunda güvence verebilir.

“Satın Alma Mali Denetimi”, satın alma birimi denetimine ilişkin son makalemdir. Bundan sonra paylaşımlarıma, tedarik zincirinin diğer bileşenleriyle devam edeceğim.

İletişim araçlarımızı doğru kullanılarak; etkin iletişimin sağlandığı bir iş yaşamı dilerim.

Seyhan GENÇAĞ GÖK
SMMM, Gümrük Müş.Yard., İç Denetim Danışmanı

PAYLAŞIMLAR

Lütfen yorumunuzu girin !
Lütfen adınızı giriniz.

TEDARİK ZİNCİRİ KONFERANSI – DİJİTAL DÖNÜŞÜM 30 Haziran’da.

TEDARİK ZİNCİRİ KONFERANSI - DİJİTAL DÖNÜŞÜM Başlangıç Tarihi 30 Haziran 2022, Perşembe 10:00 - 17:00 Bitiş Tarihi 30 Haziran 2022, Perşembe 10:00 -...

Subliminal Mesajlar: Efsane mi Gerçek mi ?

1957 senesinde James Vicary isminde bir pazarlama araştırmacısı, New Jersey'de bir sinema filmine ''Kola İç'' ''Patlamış Mısır Ye'' şeklinde...

Depo Yer Arayışı Kiralama Talebi.

Şirket İhtiyaçları: En az 10 bin metrakarelik düz ayak bir depo kiralamak istiyoruz. Fiyat uyumuna göre 20-25 bin metre karelere çıkabiliriz. Tavan...

Mal Alım İhalelerinde Aşırı Düşük Sorgulama ?

Kamu İhale Kurulu Kararı Özeti; İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 25.04.2022 tarihinde EKAP üzerinden tebliğ edilen kesinleşen ihale kararında aşırı...

Dr. Fatih Birol: “Dünyanın ilk global enerji krizinin ortasındayız”

IICEC’TEN “ENERJİ GÜVENLİĞİ, TEMİZ ENERJİ & FİNANSMANIN ROLÜ” KONFERANSI Enerji güvenliği ve temiz enerjide son gelişmeler Sabancı Üniversitesi İstanbul Uluslararası...

İş Sağlığı ve Güvenliğinin Yeni Bir Gündem Maddesi Olarak Karoshi

Prof. Dr. Umut Omay “Makbul İşkolik - Kötü İşkolik” başlıklı önceki yazımın devamı niteliğindeki bu yazıda, ilk kez Japonya’da tespit...

Avans Talebi Karşılanmayan İşçi Haklı Fesih Yapabilir Mi ?

Lütfi İNCİROĞLU 4857 sayılı İş Kanunu’na göre, ücret en geç ayda bir ödenir (m.32/5). İş mevzuatımızda Basın İş Kanunu'nun 14...

Faizin Getirdikleri

FAİZ KELİMESİNDEN NE ANLIYORUZ? Nasıl tanımlarsanız tanımlayın: isterseniz adına faiz deyin, isterseniz kâr payı, isterseniz hazineden hibe, ister faiz caiz...

Ödüllü İş Bulmacası No:17 – Satınalma Dergisi

İŞ BULMACASI No:17 (Ödüllü) Meydan okumayı sevenler için hazırlanmaktadır. Güzel bir mola verin. İş hayatının güncel terimlerini hatırlayın. Zihinsel bir tazeleme için bulmaca...

Transit Ticaret ve Avantajları

TRANSİT TİCARET VE AVANTAJLARI İlker ÇOLAKVERMİŞ Transit Ticaret Transit ticaret, ihracat yönetmeliğinde; yurt dışında veya serbest bölgelerde yerleşik bir firmadan ya da...
  • Hammadde / Ürün Tedarik ve Satış Hizmetleri
  • Akreditif ve Dış Ticaret Danışmanlığı
  • Ülke / Sektör Analizi ve Araştırma Raporu

Ticari Hizmetlerimizden Faydalanın

Satınalma Dergisi'ne Dijital Üye Olun

Dijital Üyelik ile Satınalma Dergisi'nin yayınlanmış tüm sayılarına erişebilir, Buyer Network Öğrenme Merkezi'nde eğitim dokümanlarına ulaşabilirsiniz.

SATINALMA DERGİSİ 10 YILLIK ARŞİVİ

Yayınlanmış Tüm Sayılara ve Yayınlanacak 12 Sayıya Dijital Olarak Erişim

Buyer Network Öğrenme Merkezi

Kariyerinizi Geliştirecek Uzaktan Eğitim Seçeneklerine Sahip Olun

KURUMSAL ÜYELİK AVANTAJLARI

10 Yöneticiye Kadar Geniş Takımlar için Şirket Paketini Satın Alın