İş hayatında rekabet , hızlı karar alma ve hızlı hareket etmeyi gerektirir. Bugün rakiplerle mücadele edebilirliğiniz ne kadar hızlı olduğunuzla özdeş hale gelmiştir.
[one_half]
Diğer taraftan ise hızlı iş temposundan doğan gereksinimlerin hızla yerine getirilmesi konusunda satın alma bölümüçoğu zaman hazırlıksız yakalanmaktadır. Pek tabiidir ki, şirket içerisinde bir hizmet üreten kimliği ile satınalma yöneticisi kendisine farklı departmanlardan gelen talepleri incelemek ve gereken ilgiyi göstermek zorundadır. Fakat sağlıklı satın alma operasyonları ve pazarlıkları için daima hazırlık ve planlama gerekliliği unutulmamalıdır.
Şirketlerde doğru planlama alışkanlıkları, kurumsal bir yapı ve profesyonellik düzeyi yüksek, öngörülü yöneticiler olsa bile her zaman bir “aciliyet” durumu yaşanmaktadır. Olmalıdır da. Önemli olan gün içerisinde meydana gelen bu tür ani gelişmeler karşısında paniklemeden, doğru yaklaşımlarla en uygun çözümleri üretebilmektir.
Acil talepler, satınalma bölümü açısından çok sayıda problemi de beraberinde getirmektedir. Bunlardan ilk akla gelenler; verimsiz çalışma, bölümler arası iletişim hataları, satınalma prosedürlerinin gereği gibi işletilmemesi (hatta atlanabilmesi), pazarlıktan istenen sonuçların elde edilememesi, satınalma performans değerlemesine olumsuz yansımalar ve tedarikçi/satıcı işletmelerde oluşabilecek kötü algılamalardır. Toplamda ise satınalma operasyon risklerin yükselmesidir.
Unutulmamalıdır ki,satınalma yöneticisinin de günlük iş planı, bir ajandası vardır. Gün içerisinde çözüm bekleyen her acil talep, satınalma yöneticisinin iş planını ciddi ölçüde sekteye uğratmaktadır. Acil talepler karşısındasatınalma bölümü kendisini baskı altında hissetmekte ve yarım kalan işler için ilave mesai yapmaktadır.Diğer taraftan satınalma günlük iş planlarının aksaması ya da ertelenmesi şirket içerisinde bu bölümün düzensiz çalıştığı izlenimini doğurabilmektedir.
Satınalma prosedürleri ve iş akışlarındaki hızlandırmaların (ya da zorunluluktan dolayı atlamaların) daha sonra nedenleri ile birlikte incelenmesi kaçınılmazdır. Satınalma bölümü için sakin gerçekleşen bir performans değerlendirme toplantısında, geçmişin analizi ve o dönemde neden öyle hareket edildiğinin gerekçesini tam anlamıyla ortaya koyabilmek zorlaşacaktır.
Acil talepler karşısında çözüme odaklı hızlı düşünme sürecine girilmesi beraberinde iletişim eksikleri, üslup hataları ve yöneticiler arasında tartışmaları da getirebilmektedir. Talep sahibi tarafından “kendi ihtiyacımızı değil şirketin ihtiyaçlarının karşılanmasını istiyoruz” denmesi her zaman ve koşul altında yeterli olmamaktadır. Yeterli sürede analiz edilmeden verilen kararlar ve gerçekleştirilen hamleler daha sonrasında büyük zaman ve para kayıplarına yol açabilmektedir.
[/one_half]
[one_half_last]
Şirket içindeki acil talep söylemlerinin belirli bir zaman sonra satınalma bölüm ve yöneticileri üzerinde istenilen etkiyi sağlamadığı da görülmektedir. Bu durumun farkına varan talep sahipleri de istedikleri ilginin yaratılabilmesi adına taleplerini kendi içinde “acil acil” veya “ölümüne acil” vb. tanımlamaları şeklinde önem sırasına koyabilmektedirler. İşletme içinde talep sahibi bu tür ifadelerle, ihtiyacın mümkün olan en kısa zaman diliminde, hatta mümkünse hemen karşılanmasını istemektedir. Bu tür zaman dilimlerinde bölümler ve yöneticiler arasındaki iletişime ayrı bir önem verilmelidir. Üslup hataları ilişkilerde tamiri zor problemlere yol açabilmektedir.
Satınalma bölümü için “aciliyet” büyük ölçüde risk anlamını taşımaktadır. Risk, acil olarak karşılanması istenen talebin (ürün ve/veya hizmetin) içeriği ve tedarikçi/satıcı pazar yapısı ile doğrudan bağlantılıdır. Talep, daha önceden temin edilmemiş bir ürün/hizmet ile ilgili ise yeni “tedarikçi/satıcı araştırması, seçimi ve değerlendirme süreci”nin hızlandırılması gerektirir. Bu noktada, zamana karşı verilen mücadele hataları da berberinde getirebilir. Tedarikçiler, acil talepleri aynı zamanda bir zayıflık belirtisi şeklinde algılamaktadır. Dış dünyaya profesyonel çalışmayan bir işletme görüntüsü yansımaktadır.
Pazarlık sürecinde zaman faktörü birincil önem taşıdığından satınalma yöneticisi son derece rahatsızdır.Her bir aciliyetin satınalmapazarlıklarını olumsuz yönde etkilediği unutulmamalıdır. Öncelikler zaman, miktar ve hizmet içeriğidir. Tedarikçi ani talebin meydana getirdiği aciliyeti fırsat olarak değerlendirebilir elde edebileceği karı yükseltmek isteyebilir. Bu nedenle ürünü (ya da hizmeti) pazar fiyatında ya da üstünde satın alabilme riski her zaman vardır. Bununla birlikte sipariş süresi kısaldıkça ürün kalitesinde de sapma olabilmektedir. Hizmet temininde ise doğru içerik tam anlamıyla sunulamayabilir.
Günümüzde acil satın alma taleplerinin yol açtığı bütün olumsuzluklara rağmen satınalma bölüm ve yöneticileri bu durumla yaşamaya alışmıştır. Yöneticiler geçmiş iş alışkanlıklarını terk etmiş ve bugünün temposunu içselleştirmişlerdir. Bu nedenleacil talepler karşısında her zaman bir B planı ve alım senaryosu gündemde tutulmaktadır. Fakat yine de bilinmelidir ki,acil talepler karşısında hazırlıksız yakalanmanın önüne geçilmesi ve olası risklerin asgari seviyede tutulması konusunda tepe yönetimin desteği,kurumsallaşma, bilişim-teknoloji yatırımları ve nitelikli satınalma personeli istihdamı olmadanköklü bir çözüme ulaşılamayacaktır.
Murat Erdal, Prof. Dr. merdal@istanbul.edu.tr
[/one_half_last]
BU YAZI SATINALMA DERGİSİ MART 2013 SAYISINDA YAYINLANMIŞTIR.
