Sözlerime SatınalmaDergisinde yazma fırsatını bana veren değerli hocam Sn. Prof. Dr. Murat Erdal’a teşekkürlerimi sunarak başlamak istiyorum.
Uluslararası satın alma süreci yurtiçi satın alma operasyonlarından daha komplike bir yapıya sahiptir.Çünkü ürün tedarikçisi global pazarlarda yer alır, nakliye organizasyonu uluslar arası boyut kazanır, gümrükleme süreci devreye girer.
Uluslararası satınalma süreci firmanın ürün, hammadde ya da yarı mamul tedarikçisi arayışı ile başlar.Uluslararası satınalma dış ticaret literatüründe daha çok ithalat olarak anılmaktadır. İthalat yetkilisi tedarikçi firmaya sektörel fuar ya da e- ticaret siteleri aracılığı ile ulaşır. Tedarikçi seçiminde ortaya çıkabilecek riskleri iyi bilerek ya da tahminleme yaparak mevcut opsiyonların değerlendirmesi bu yönde yapılmalıdır. Ödeme ve teslim koşulları, ürünün kalitesi, sektöre bağlı olarak kalite belgesi gibi önem arz eden unsurların satın alma sürecinin başında konuşulması ve bir sözleşme ile tarafların karşılıklı onayı alınarak resmileştirilmesi risklerin elemine edilebilmesi bakımından mutlaka ithalat yetkilisi tarafından değerlendirilmelidir.Sürecin sağlıklı ilerleyebilmesi için ithalat yetkilisinin teslim şekilleri (incoterms), ödeme şekilleri ve evrak bilgisine hâkim olması gerekmektedir.Satın almaya konu emtianın öncesinde GTİP ( Gümrük Tarife İstatistik Pozisyon) numarası ile kontrolün yapılması ve ürünün üzerinde herhangi bir kota, gözetim gibi ek maliyet oluşturabilecek uygulama olup olmadığı mutlaka öğrenilmelidir. Aksi takdirde ürün gümrüğe geldiğinde her bir uygulama sürpriz bir maliyet kalemi olarak karşınıza çıkacaktır.
Tedarikçi seçiminden sonra diğer önemli olan bir konu ise, satın almaya konu emtianın taşınması yani lojistik ayağıdır. Satın alma ve lojistiğin dış ticarette ayrılmaz bir ikili olduğu düşüncesindeyim. İyi bir satın alma süreci, kusursuz bir lojistik operasyonu ile son bulur. Tedarik elden ürün nihai noktaya- depo, antrepo ya da liman-, kaliteli ve uygun maliyet ile teslim edilmelidir. Lojistik partner seçimi yapılırken, araçların özellikleri, güzergah, sigorta kapsamı gibi konularda bilgi alınıp, zamanında ve güvenli teslimat yapılması için gerekli zeminin hazırlanması sağlanmalıdır. Lojistik operasyonun nihai varış noktasına gelmesi ile birlikte gümrükleme süreci başlar. Bu aşamada, başta bahsi geçen evrak süreci devreye girmektedir. Gümrük işlemlerinde tedarikçi firmanın hazırladığı belgeler gümrüğe ibraz edilerek ithalat başlatılacaktır. Tedarikçi firmanın eksik ya da yanlış evrak hazırlaması durumunda ya gümrük süreci uzayacak ya da emtia gümrüklemeden mahrece (ana ülke) geri gönderilecektir. Gümrüklerde evrak eksikliğinden dolayı uzayan ithalat çekim işlemleri ithalat yapan firma için ek maliyet demek olacaktır. Gümrükte, ardiyede yada antrepoda geçen her gün, birim ürün başına binecek maliyet olduğu gibi, ürün hammadde ise, üretimin aksamasına, nihai mamul ise, ürünün zamanında pazara sunulamamasından dolayı pazar ve prestij kaybın da neden olacaktır. Bu gibi durumlarda tedarikçi firma ile satın alma işleminin başında yapılacakolan belirleyici sözleşmeler ile ceza sistemi getirilerek önlem alınabilir.
İthalatın her aşamasında çalışılacak olan her bir birim ile – tedarikçi, lojistik sağlayıcı, sigorta firması, gümrük müşaviri- ayrı ayrı sözleşme yapılarak tüm şartlar belirlenmeli ve böylece oluşabilecek her türlü sorun ve maddi zarar minimize edilmelidir. Önemsiz gibi görünen her detay dış ticaret sürecinde ek birer maliyet kalemi olarak karşımıza çıkabilir.
Uluslararasısatın alma da tedarikçi ve tedarik zinciri elemanlarıyla koordineli çalışmak ne kadar önemli ise şirket içindeki koordinasyon ve iyi iletişim de bir o kadar önemlidir.
İçinde bulunmuş olduğum kilitleme ve güvenlik sistemleri sektöründen örneklendirmeler yaparak, sektörel anlamda uluslararası satınalma operasyonlarının önemini daha iyi ifade etmek arzusundayım. Şirketimiz, Assa Abloy, geçiş güvenlik çözümleri konusunda dünya genelinde 42.000’den fazla çalışanı ve yıllık 5.5 Milyar Euro cirosu ile sektöründe lider bir kuruluştur.Assa Abloy’un markalarından ev güvenliğine odaklanan Yale ise tam 170 yıldır sektörün içinde yer almaktadır ve dünyadaki en eski uluslararası markalardan ve kilit endüstrisindeki en iyi bilinen isimlerden biridir.
Uzak doğu ve Avrupa’dan ithal ettiğimiz dijital kilit, kayıt özellikli dürbün, alarm sistemler gibi ürünler, gümrük sürecinde TSE, DTS denetimlerine tabi tutulmaktadır veürünlerde CE belgesi zorunluluğu aranmaktadır.Grubumuzda, tedarikçi seçimleri AsianSourcing Office adı verilen yapı tarafından yapılmaktadır. Tedarikçi firma seçiminde önceliğimiz akredite ve dünya genelinde kabul görmüş bağımsız gözetim firmalarından alınan test raporlarını ve diğer belgeleri sağlayabilecek yeterlilikte olmaları, ürünü segmentimize sunabileceğimiz kalitede ve pazarda rekabetçiliğimizi koruyabileceğimiz maliyet avantajında sağlamasıdır.Ürünlerde oluşabilecek gümrük engelleri ve maliyet kalemleri için sürekli olarak gümrük müşaviri firma ile kontak halinde olup, ürünün GTİP numarası ile kontrolünü yaparak, herhangi bir ek vergi, anti-damping yada gözetime tabi olup olmadığını güncel olarak kontrol etmekteyiz.Satınalma departmanının talepleri karşılayabilmek ve doğru ürünü tedarik edebilmek adına, şirket içinde diğer departmanlar ile koordineli çalışmasının öneminden kısaca bahsetmiştim. Şirketimizde pazarın ihtiyaçlarına cevap verebilmek, sektördeki değişimleri dinamik olarak izlemek adına satış ve pazarlamadepartmanı ile periyodik toplantılar düzenleyerek gereksinimleri belirliyoruz ve tedarik sürecini başlatıyoruz. Maliyetlendirme kısmında ise finans ve muhasebe departmanları ile eşzamanlı çalışarak olası maddi sorunların önlemini almış oluyoruz.
Harika Çamlıbel
BU YAZI SATINALMA DERGİSİ MART 2013 SAYISINDA YAYINLANMIŞTIR.
