Muayene kabul, satın alınan malın, teklifte belirtilen niteliklere sahip olup olmadığını tespit etmektir. Genel olarak, Türkiye’de muayene kabulü, satın alma birimleri yapmaktadır. Bunun temel nedeni, satın almayı talep eden üretim biriminin taleplerini ikinci bir personelle kontrol etmektir. Ancak bu durumda da, satın almacı personeli doğru malı almayıp daha düşük kalite mal alması veya daha yüksek kalite mal alması da mümkündür. Bunun sonucu alınan malzeme, ya üretim biriminin işine yaramayacak ya da yüksek fiyatlı kaliteli ürünlerin satın alınması maliyetleri gereksiz olarak artıracaktır.

Söz konusu riskleri önlemek amacıyla muayene kabulü işini, satınalma personeli dışında, firmaların satış yapacakları ürünü üreten ve dolayısı ile satın alınacak malı talep eden üretim birimine yaptırılması usulüne gidilebilir. Muayene kabulün, talep eden birime bırakılması durumunda da mahsurlar vardır. Örneğin kullanacağından fazla malzeme talep etmek, yapılan mal talebenin belir bir firmadan alınacak özelliklerde olmasını belirleyip suiistimal yapmak gibi amaçlarla hareket edilebilir. Özellikle sarf malzeme kullanımlarında, zamanında tedarik edememek korkusu ile gereğinden fazla malzeme talep ederek israf da yapılabilir.

Alınan mal ve hizmetler da her zaman doğrudan üretim biriminde kullanılan mal ve hizmetler olmayıp destek hizmetlerinde de ihtiyaç olan mal ve hizmetler olabilir. Örneğin neredeyse bütün şirketlerde kullanılan kâğıtları, kalemleri, bilgisayarları, araba parçalarını, temizlik ürünlerini ve hizmetlerini bu kapsamda sayabiliriz. İstenilen kâğıtları gramajları dahi fiyatı etki eden unsurlardır. İstenilen gramajın altında alınan kâğıdın alınıp daha yüksek gramajlı kâğıt parası ödenmesi, patronların istediği bir durum olmaz. Ancak hiç denetlenmediğini düşünen satın alma personeli böyle bir yola girmeyi önemsemeyebilir. Bu durumlarda, satın almada karşılaşılabilecek potansiyel risklerdir.

Günümüzde, şirketlerde tüm birimlerin kullandığı malzemeleri daha geniş bir ifade ile doğrudan üretimde kullanılmayan malzemelerin muayene kabulünün doğrudan bir ilgilisi olmadığı için bütün malzemelerin seçimi neredeyse satın almacı personelin temel çalışma alanı haline gelmiştir.

Doğrudan üretim dışında kullanılan mallarında gereğinden fazla maliyetle alınması, şirketlerin nihai çıktısı olan mal ve hizmetin satış fiyatlarına yansır. Ürün ve hizmetlerin rakip firmalara göre küçük bir miktar pahalı olması dahi toplam satış miktarlarına etki eder. Satış fiyatlarına etki eden mal ve hizmet alımının uygun fiyata olup olmadığı mutlaka kontrol edilmelidir.

Büyük firmaların, satışları genel olarak sözleşmelerle ve ödemelerle kayıt altına alınırken, aynı oranda alış işlemleri kayıt altına alınmamaktadır. Başka bir ifade ile büyük firmaların gelirleri ciddi anlamda kayıt altına alınırken, giderleri aynı oranda kayıt altına alınmamaktadır. Özellik de destek hizmetlerinde kullanılan mal ve hizmetleri kontrolü olması gereken düzeyde yapılmamaktadır. Bu nedenle büyük firmalar müşteri bulamadıkları için değil, giderleri kontrol edemedikleri için batarlar.

Kısa süre içinde hızlı büyüyen firmaların sahipleri veya yöneticileri, giderlerden daha çok gelirleri kontrol etmeye odaklanmaktadır. Tedarikçilerle olan ilişkilere değil, müşterilerle olan ilişkilere önem vermektedir. Bu durumda beklemedikleri yerden gelen zararlar nedeniyle batmaktadırlar.

Yukarıda bahsedilen satın almada karşılaşılabilecek potansiyel riskleri önlemek için iç kontrol sistemleri kurulması gerekir. Bu amaç doğrultusunda kurulacak sistemleri oluşturmak için öncelikle mal ve hizmet alımını dört aşamada düşünmeliyiz. Birinci aşama mal ve hizmetin talep edilmesi, ikinci aşama satın alınmasının gerçekleştirilmesi, üçüncü aşama satın alınan mal kabul edilmesi ve dördüncü aşama malın depolanması ve stokların takip edilmesidir.

Her aşama görevli olan personelin farklı kişilerden oluşmasına önem verilmesi, özellikle çok miktarda satın alma gerçekleştiren şirketlerin satın alınan malları kabul eden satın alma ve talep sürecinde hiçbir yetkisi olmayan personellerin görevlendirilmesi bir iç kontrol tedbiri olarak uygulanabilir.

Malın kabul edilmesini satın alma personelinden alınarak, malın kabul edilmesini ayrı bir personele yaptırmak. Bu işlem için ayrı bir personel görevlendirmek, ek bir maliyet unsuru olarak görülse de, uzun vadede maliyetlerin düşmesi sonucuna ulaştıracaktır. Özellikle çok ürün alan şirketlerde, bu kontrol yöntemi maliyetleri düşürecektir.

Mal kabulünün, malı talep eden ve kullanan birim tarafından yapılmasının en büyük sakıncası, kabulden sonra tespit edilecek mal kusurların üst yönetime bildirilmeyip, kabuldeki eksikliği gizlenmesi sonucunu doğurabilir. Mal kabulündeki eksikliği gidermekte, talep eden birim daha mahir davranabilir.

Özellikle nitelik malların alındığı satın alma işlemlerinde, muayene kabul biriminin satın alma ve üretim biriminden ayrı olmalıdır. Bu amaç yönelik ayrı bir laboratuvar kurulması, mal kabulündeki hataları azaltacaktır.

Birçok birimde kullanılan mallarda ise bir personelin uzmanlaşması için malın kabulü bir birim tarafından gerçekleştirilmelidir. Çünkü birçok nihai tüketici, malın eksikliklerini tespit edebilecek kadar kullandığı malı tanıyamayabilir.

Aziz DİRİ

İç Denetçi

İSKİ Genel Müdürlüğü

İç Denetim Birimi Başkanlığı