Şirketlerde Bilgi Yönetimi ve Veri Toplama

Doç. Dr. Duygu HIDIROĞLU

Günümüzde çeşitli sektörlerde faaliyet gösteren pek çok şirket için veri toplama hayati önem taşıyor. Hemen hemen her endüstride ancak bilgi yönetimini doğru yapabilme becerisine sahip şirketlerin uzun yıllar hayatta kalabildikleri görülüyor. Ayrıca teknolojik gelişmelerin yakından takibi ve işletmelerin örgütsel sistemlere uyumunun sağlanması da sürdürülebilirlik açısından son derece önemli. Bu bakımdan günümüzde şirketlerin veri toplama ve depolama aracı olarak gelişen ileri teknolojik araçları takip etmeleri, bu teknolojilere yatırım yapmaları ve şirket çalışma ortamlarında bu teknolojileri etkin biçimde kullanmaları gerekiyor.

Günümüzde kaydedilmiş gerçek verilerden oluşan veri tabanına sahip şirketler ellerinde bulunan bu verileri analiz ederek; çıkan bulgu ve istatistikleri yorumlama kabiliyetine de sahip olmalılar ki şirketlerinin başarısına engel olan birçok sorunun kaynağını kolayca keşfedip çözebilsinler.  Çünkü veriler analiz edilip doğru yorumlandığında şirketler birçok sorunun cevabına kolaylıkla ulaşabiliyor.

Şirketlerin diğer şirketlere kıyasla piyasada daha uzun soluklu faaliyet göstermeleri sorunlara hızla çözüm bulma ve müşteri taleplerine hızla cevap verebilmekten geçiyor. Bunun nedeni ise çok açık: Artık doymuş piyasalarda birçok güçlü rakip şirket varken ne fiyatla, ne kaliteyle rekabet edebilmek mümkün. Rekabette üstünlük yakalamak, bilgi yönetimini doğru yaparak, müşterilerle hızlı iletişim kanalları kurmak ve erişilen bilgileri doğru yorumlayarak, doğru gelecek tahminlerinde bulunmaktan geçiyor. Bilginin başarılı yönetimi ise gelişen teknolojinin takibi ve yenilikçi vizyona sahip olmayla doğrudan alakalı.

Şirketlerin gerçekçi verilerden oluşan veri tabanına ulaşabilmeleri daha gerçekçi gelecek öngörülerinde bulunmalarına ve bunun neticesinde uzun ömürlü olmalarına imkan tanıyor. Veri tabanına sahip bu şirketler sorunların giderilmesinde daha yenilikçi yöntemler geliştirmek için gereken bilgiye hızlıca ulaşıyor ve belirsizliklerin oluşturduğu riskleri ortadan kaldıran stratejiler geliştirebiliyor. Örneğin, bir şirketin muhasebe departmanında her an yüzlerce ürün fiyat, alış, satış vb. veriler kayıt altına alınıyor. Pazarlama ve satış bölümü birçok müşteri verilerini kaydediyor; satın alma bölümü ise tedarikçi verilerini kayıt altına alıyor. Ancak söz konusu bu veriler ham veriler ve şirket amaçları için yeteri kadar kullanılabilir durumda değiller. Bu verilerin şirketin geleceğine yönelik alınması gereken kararlarda verimli biçimde kullanılabilmeleri ise ancak verilerin faydalı ve kullanılabilir bilgiye dönüştürülebilmeleri ile mümkün. Bu sebeple veri toplama kabiliyeti kadar şirket içi bilgi yönetimi becerilerinin de geliştirilmesi kritik önem arz ediyor. Bu bağlamda başarılı bilgi yönetimi için şirketlerin son dönemde sıkça başvurulan “yatay teknoloji transferi”’nden faydalanmaları gerekiyor.

Yatay teknoloji transferinde, veriler yatay teknolojiler yardımıyla şirket çalışanları ve sahipleri tarafından kullanılabilecek bir veri setinde depolanıyor. Bu veri seti aynı zamanda merkezi bir elektronik veri tabanı. Yatay teknolojilere başvuran bir şirkette ürünlerin ortalama aylık satışlarını bilmek isteyen yönetim kurulu üyeleri, elde edilen satış verilerine hızla ulaşarak; bireysel olarak bu verileri değerlendirebiliyor. Aynı zamanda yatay teknolojiler; çapraz sorgulamalar yöntemiyle verilerin doğruluğunu kontrol etmeye de imkan tanıyor. Söz konusu bu kontrol şamasında, veri seti ayrı veri tabanlarında düzenlenmiş bir biçimde bulunuyor ve şirket yöneticilerinin verileri değerlendirme süreci bittikten sonra ise veriler ortak bir merkezi veri tabana taşınıyor. Merkezi veri tabanındaki veriler; özenle sıralanıyor, özetleniyor ve saklanıyor.

Veri tabanlarının birçok işlevi bulunuyor. Çoğu departmandan yönetici istediği an verileri sistemden çekerek sorgulamalar yapabiliyor ve istediği veriyi inceleyebiliyor. Veri tabanında bir sorgu yapıldığında, bilgisayar yazılımı bu sorgu ile neyin alakalı olduğunu ve neyin olmadığını belirleyerek büyük hacimli veri setinin gözden geçirebiliyor. Veri madenciliği olarak bilinen bu süreç, gelecekle ilgili doğru tahminleri yapmaya imkan tanıyan eğilimleri kullanıcıya ulaştırıyor.

Özetle günümüzde veri toplamayı etkin yapabilmek, bilgi yönetimini başarılı biçimde gerçekleştirebilmek ve ileri teknolojik sistemleri kullanarak verilerin doğru analizini yapabilmek; hangi sektörde olursa olsun şirketlerin rekabet avantajı yakalayabilmelerinde oldukça etkili. Özellikle büyük hacimli verileri kısa sürede depolayıp analiz ederek gerektiğinde şirketlerin stratejilerini geliştirirken faydalanacakları bilgilere kolayca dönüştürülebilen teknolojiler şirketlerde hayat kurtarıyor.

Dolayısıyla, bilgi yönetimini başarılı biçimde gerçekleştirebilmek için şirketlerin gelişmiş teknolojili altyapıya ve ileri teknolojik imkanlara sahip olmaları son derece elzem. Bunun yanı sıra bilgi yönetimi ve veri madenciliği konularında şirket çalışanlarının ve yöneticilerin beceri kazanmaları ise şirket başarısının devamı için olmazsa olmazlar arasında yer alıyor.

Doç. Dr. Duygu HIDIROĞLU