Açıklamaları Güçlendirmek
M.Efsun Yüksel TUNÇ
Hepimiz hayatımızın bir noktasında bir fikri, projeyi ya da bilgiyi bir başkasına aktarmaya çalışmışızdır. Ancak bazen ne kadar iyi bildiğimiz bir konuyu anlatmaya çalışsak da karşımızdakinin yüzündeki boş bakışlar ya da belirsiz tepkiler, mesajımızın tam olarak iletilmediğini gösterir. İşte burada devreye etkili açıklama becerisi girer. Açıklamak sadece bir şeyleri anlatmak değildir; etkili bir açıklama, karşımızdakinin zihninde netlik yaratmak ve onları harekete geçirebilmek anlamına gelir.
Öncelikle, iyi bir açıklamanın nasıl olması gerektiğini anlamamız gerekiyor. Başarılı açıklamalar:
- Net ve açık olmalı: Karmaşık detaylar arasında kaybolmak yerine, öz ve anlaşılır bir çerçeve sunmalıyız.
- Bağlam içermeli: Bilginin neden önemli olduğunu ve karşımızdakinin nasıl faydalanacağını göstermeliyiz.
- Mantıklı bir akışa sahip olmalı: Konu bütünlüğünü korumak için bilgileri sıralı ve mantıklı bir şekilde düzenlemeliyiz.
- Karşı tarafın perspektifini dikkate almalı: Kendi anlatmak istediklerimiz kadar, dinleyicinin neye ihtiyacı olduğunu da göz önünde bulundurmalıyız.
Bir fikri anlatırken sadece “bilgi veren” kişi olmak yeterli değildir. Açıklamalarımızın anlaşılmasını sağlamak için dinleyicimizi sürece dahil etmeliyiz. Etkili bir açıklamanın en temel unsurlarından biri, kiminle konuştuğumuzu bilmektir. Farklı insanlar, farklı geçmişlere, bilgi seviyelerine ve ilgi alanlarına sahiptir. Anlatımımızı onlara göre şekillendirmediğimiz sürece, iletişimimiz eksik kalacaktır. Bu noktada şu soruları sormamız gerekiyor:
- Karşımdaki kişi bu konu hakkında ne kadar bilgi sahibi?
- Onun hangi sorularını yanıtlamak önemli olacak?
- Anlatılan şey, onun için neden önemli?
Hedef kitlemizin seviyesine uygun kelimeler seçmek, açıklamalarımızı çok daha etkili hale getirecektir. Karmaşık terimlerden kaçınmak ve onların anlayabileceği bağlamlar oluşturmak, mesajımızın daha güçlü olmasını sağlar.
Etkili bir açıklama süreci, sistematik bir şekilde ilerlemelidir. Bunu bir inşaat süreci gibi düşünebiliriz: sağlam bir temel atılmadan güçlü bir bina inşa edilemez. Süreci adım adım yönetebilmek için yapabileceklerimiz:
- Kurgu Yapmak: Öncelikle açıklamanın bağlamını belirlemeliyiz. Konunun neden önemli olduğunu netleştirelim.
- Gerekli Bilgileri Toplamak: Açıklamamızın güçlü olması için güvenilir ve ilgili bilgilere sahip olalım.
- Bilgiyi Süzmek: Karmaşıklığı ortadan kaldırarak en önemli noktaları belirleyelim. Fazlalıklardan arındıralım.
- Bilgiyi Organize Etmek: Mantıklı bir sıralama oluşturalım. Öncelikle temel kavramları verelim, sonra detaylara girelim.
- Bağlantılar Kurmak: Anlatılan bilgiyi, dinleyicinin halihazırda bildiği şeylerle ilişkilendirelim. Örnekler kullanarak anlamı pekiştirelim.
- Sadeleştirmek ve Güçlendirmek: Gereksiz detayları eleyelim ve açıklamamızı netleştirelim.
- Etkili Bir Şekilde Sunmak: Beden dili, ses tonu ve vurgularımızla açıklamamıza güç katalım.
Bu adımları izlediğimizde, açıklamalarımızın daha etkili ve akılda kalıcı olduğunu fark edeceğiz.
Bazı durumlarda, statik bir açıklama yeterli olmayabilir. İnsanların sorularına yanıt vermek, onların sürece dahil olmasını sağlamak ve açıklamanın dinamik bir hale gelmesini sağlamak önemlidir.
Bu noktada devreye şu unsurlar girer:
- Bilgiyi Hazırlamak: Ne anlatacağımızı iyi bilirsek, açıklamalarımız çok daha güvenilir ve etkili olur. Önceden konumuzu çalışarak, kendimize netlik kazandırmalıyız.
- İçeriği Organize Etmek: Sadece bilgi vermek yeterli değil; bilgiyi, dinleyenin zihninde anlamlı bir yapı oluşturacak şekilde sunmalıyız. Mantıklı bir akış oluşturarak, anlatımımızı daha anlaşılır hale getirebiliriz.
- Sözel İfade Gücü: Sözcüklerimizi ve anlatım tarzımızı etkili kullanarak, dinleyiciyi sürece dahil edebiliriz. Ses tonumuz, vurgularımız ve beden dilimizle mesajımızı güçlendirmeliyiz.
- Bilgiyi Hatırlamak ve Doğru Kullanmak: Açıklamalarımızın akıcı ve tutarlı olması için ana noktaları iyi kavramamız önemli. Bilgiyi hafızamızda sağlam bir şekilde tutarak, doğru zamanda ve doğru şekilde paylaşabiliriz.
- Soru-Cevap Dinamiği: Açıklamalar sırasında gelen sorulara açık ve net yanıtlar vererek süreci güçlendirebiliriz. Sorular, açıklamalarımızı geliştirmek için bir fırsat sunar; bu yüzden onları dikkate almalı ve etkili bir şekilde yanıtlamalıyız.
Günümüz dünyasında herkesin dikkati sınırlı. Uzun ve karmaşık açıklamalar yerine, net ve kısa ifadeler kullanmak çok daha etkili olabilir. Bunun için kısa öz konuşup gereksiz kelimelerden sakınabiliriz. Kendimize tüm anlatımımızı tek cümlede nasıl toparlayabilirim diye sorabiliriz.
Etkili açıklama becerisi, sadece bir konuşma sanatı değildir; aynı zamanda bir liderlik ve ikna becerisidir. Açıklamalarımızı güçlendirmek için yukarıdaki prensipleri uyguladığımızda hem profesyonel hem de kişisel hayatımızda daha güçlü bir iletişim kurabiliriz. Hedef kitlemizi tanıyarak, net olup ve anlatmak istediklerimizi karşı tarafın bakış açısından değerlendirerek sunduğumuzda hem bilgiyi aktarmış hem de anlam yaratmış olacağız.
M.Efsun Yüksel TUNÇ
Eğitmen ve Yönetim Danışmanı
Yaşam ve Yönetici Koçu
efsun@indus.com.tr
https://www.linkedin.com/in/efsunyukseltunc/
Instagram @indusefsun
#etkiliiletişim #açıklamabecerisi #anlaşılankonuşmalar #iknasanatı #bilgivermedeustalık #doğruanlatım #özlüvegüçlü #iletişimstratejileri #profesyonelsunum #açıklamasanatı #konuşmagücü #anlaşılıranlatım #dinleyicitanımak #netlikvegüven #kısaveöz
