Çağrı Merkezi Hizmet Alım İşinde Aşırı Düşük Sorgulama?
Mehmet ATASEVER
İtirazen Şikayet Konusu; Başvuru sahibinin dilekçesinde özetle; Başvuruya konu ihalede kendilerine tebliğ edilen ihale komisyonu kararında tekliflerinin aşırı düşük açıklamalarının uygun görülmeyerek değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun olarak kabul edilmesi gerektiği, şöyle ki;
İhale komisyonu kararında tekliflerinin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.1’inci maddesi bakımından sınır değerin altında kaldığının ifade edildiği, ancak Tebliğ’in 45.1.1’inci maddesinde yapım işleri için sınır değerin hesaplanmasına ilişkin açıklamanın yer aldığı, ihale konusu işin bir hizmet işi olduğu, hizmet işlerine ilişkin aşırı düşük teklif düzenlemesinin Tebliğin 45.1.1’inci maddesinde olmayıp 79.1’inci maddesinde yer aldığı,
İdarece açıklanması istenilen teklifin önemli maliyet bileşenleri arasında yer alan girdilerden 13 adet girdinin fiyatını, üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ile açıkladıkları, bu fiyat tekliflerinin ekinde, her bir fiyat teklifine ilişkin satış tutarı tespit tutanaklarının anılan Tebliğ’in 79.2.2.1’inci maddesine uygun olarak idareye sundukları, maliyete dayalı bir açıklama yapılmadığından doğal olarak firmalarından maliyet tespit tutanaklarının sunulmasının beklenilemeyeceği,
Anılan Tebliğ’in 79.2.2.2 ve 79.2.2.3’üncü maddeleri gereğince Merkezi Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından Ülke Çapında Sunulan Mal ve Hizmetlere İlişkin Fiyatlar ile fiyat açıklamasına dayanak gösterilebileceği, bu nitelikte bir açıklamanın kabulünün açıklanan fiyatın ilan/davet tarihi ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması gerektiği, bunun dışında fiyatı kısıtlayan bir düzenlemenin de bulunmadığı, bu yönde yapılacak fiyat açıklamalarında fiyat teklifi veya ekinde maliyet/satış vb tutanakların sunulmasına gerek bulunmadığı, Açıklanması istenilen girdilerden üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınmayan girdilerin,
DMO tarafından resmi web sitesinde yayınlanan fiyatlar dayanak gösterilerek açıklandığı, idarece bir internet sitesinden alındığı ifade edilen fiyatların DMO portalından alınan ve teyidi yapılabilen fiyatlar olduğu, DMO Genel Müdürlüğü’nün sermayesinin %100 Devlete ait olan iktisadi devlet teşekkülü olup Tebliğ’in 79.2.2.2’nci maddesinde tanımlanan merkezi Kamu kurumu olduğu, İdarenin kararında; firmalarının üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin dayanağı olan satış tutarı tespit tutanaklarını sunmadığının ifade edildiği, ayrıca sunulan satış tutarı tespit tutanaklarında fatura bilgileri tablosunda alıcı bilgileri yerine satıcı (faturayı düzenleyen) bilgilerine yer verildiğinin ifade edildiği, ancak açıklamaları kapsamında 13 adet fiyat teklifinin sunulduğu, fiyat tekliflerinin dayanağı olan satış tutarı tespit tutanaklarının fatura bilgileri tablolarının tamamında ve eksiksiz olarak “alıcı bilgilerine” yer verildiği,
Anılan Tebliğ’in 78.1.1’inci maddesi gereğince, ihale konusu çağrı merkezi hizmet alımı işinin personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet işi olduğu, ancak sınır değer tespiti ve tekliflerin değerlendirilmesi ile aşırı düşük teklif açıklaması ve değerlendirilmesinin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet formatı ile yapılmasının bir zorunluluk olduğu, ayrıca Tebliğ’in 78.1.4’üncü maddesi gereğince, ihale konusu çağrı merkezi hizmetlerinin maliyet girdilerinin %70’ini aşan tutarının birim fiyat teklif cetvelinde gösterilen personel gideri olduğu ve yaklaşık maliyetin en önemli maliyet bileşeni olduğunun açık olduğu, idarece yapılan sorgulamada personel giderlerine ilişkin fiyat açıklamasının istenilmediği, işçilik modülünde personel giderlerinin hesaplandığı, temizlik, ısınma soğutma ve güvenlik gideri %4 sözleşme ve genel idareler arasında yer almış olmasına rağmen bunun yaklaşık maliyetin önemli maliyet bileşeni olarak gösterilerek bunlara ilişkin fiyat açıklaması istenildiği, idarenin aşırı düşük açıklama sorgusunun mevzuata aykırı olmakla birlikte; ısıtma ve soğutma giderlerini belgeye dayalı olarak kişi başı gideri üzerinden hesap yapılarak açıklamalarına ve söz konusu fiyat açıklamasına dayanak belgeleri açıklama kapsamında idareye vermelerine rağmen, idarece bu giderlerin açıklanmadığı yönündeki tespit ve kararın sehven yapıldığını değerlendirdikleri, ısınma ve soğutma ile temizlik ve güvenliğe ilişkin giderlerin birim fiyat teklif cetvelinde yer alan her personel ve öngörülen ücret skalası üzerinden hesaplanarak %4 sözleşme ve genel giderler içinde fiyata dâhil edildiği, bu giderin açıklamalarında personel gideri altında ifade edilmiş olmasına rağmen mükerrer olarak her lokasyon için ayrıca birer tane personelin giderinin ilave olarak ayrıca açıklandığı, ancak bu fiyatın 7/24 esasına göre çalıştırılan personel giderini karşılamadığı yönündeki idare ifadesinin anlaşılamadığı, iddialarına yer verilmiştir
Konu İle İlgili Yayımlanan Emsal Kamu İhale Kurulu Kararına Göre;
Yapılan inceleme ve tespitler neticesinde; İhale işlem dosyası incelendiğinde, ihale konusu işin adının “Alo 181 Çağrı Merkezi Hizmet Alımı” alımı ve kapsamının ise …………. Bakanlığı ile …………..Genel Müdürlüğü’nün iletişim merkezi hizmet alımı olup, hizmetlerin çağrı merkezi ile şartnamede belirlenen kalite ve performans değerleriyle tüm arayanlara etkin, hızlı ve güvenilir bir şekilde aşağıdaki hizmetlerin çoklu erişim kanalları üzerinden bir bütünlük halinde verilmesi işi olduğu,
27.11.2024 tarihinde e-teklif alınmak suretiyle gerçekleştirilen ihalede 13 adet ihale dokümanının EKAP’tan indirildiği, 6 istekli tarafından teklif sunulduğu, geçerli teklif sayısının 2 olduğu ve bir isteklinin (başvuru sahibi ………… İletişim A.Ş.) teklifinin sınır değerin altında kalması dolayısıyla aşırı düşük teklif olarak tespit edildiği, anılan istekliden aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği,
İdarece yapılan değerlendirme sonucunda başvuru sahibi ………….. İletişim A.Ş.nin teklifinin aşırı düşük teklif açıklamasının uygun bulunmaması nedeniyle reddedildiği, ihalenin ……………İletişim Anonim Şirketi üzerine bırakıldığı, ………… Merkezi Yön. Sist. A.Ş.-……….. Bilgi Tekn. A.Ş. İş Ortaklığı’nın ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli olarak belirlendiği ve buna ilişkin ihale komisyonu kararının 10.12.2024 tarihinde onaylandığı tespit edilmiştir.
İdare tarafından ihale işlem dosyası kapsamında gönderilen bilgi ve belgeler incelendiğinde, teklif fiyatı sınır değerin altında kalan başvuru sahibi istekliye 03.12.2024 tarihli ve “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazının gönderildiği, söz konusu yazıda
“…Alo 181 Çağrı Merkezi Hizmet Alımı işine ait ihalede tekliflerin değerlendirmesi sürecine geçilmiş olup, beyan ettiğiniz bilgi ve belgeleri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan aşağıdaki belgeleri ekleri ile birlikte, İdari Şartnamenin 7.9. maddesine uygun olarak, 04.12.2024 tarihine kadar İdaremize sunmanız ve aşırı düşük teklif açıklamalarınızı 04.12.2024 tarihine kadar sunmanız gerekmektedir.
AÇIKLAMA:
4734 sayılı kanununun isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Maddesi gereği aşırı düşük teklifinize ait açıklama talebi tebilgat ekinde gönderilmektedir. Aşırı düşük teklifin önemli bileşenlerine ilişkin açıklama ekte yer alan belgelerde bulunmaktadır.” ifadelerine yer verildiği,
Söz konusu yazı ekinde “İdari Şartnamenin Teklif Fiyata Dâhil Olan Giderler başlıklı 25. Maddesinde belirtilen tüm bileşenlerle ilgili olarak;
Teknik şartname 3.5 ses kayıtlarına ilişkin saklanması ve ses kayıtlarının güvenliğinin sağlanmasına ilişkin giderlerin açıklanması Teknik Şartname 3.12 memnuniyet anketlerine ilişkin giderler
Trabzon yerleşkesi 250 m2 lokasyona ilişkin giderler Ankara yerleşkesi 500m2 lokasyona ilişkin giderler
Ankara ve Trabzon yerleşkesinde elektrik, ısınma, soğutma, su giderleri
Ankara ve Trabzon yerleşkesinde temizlik ve güvenlik tedbirlerinin personel dâhil giderleri,
Trabzon ve Ankara yerleşkelerinde noktadan noktaya internet hizmetine ilişkin açıklamalar
Teknik şartname 4.2.3 kapsamında garanti, bakım, destek, işletim vb.
Teknik şartname 4.3.4 kapsamında Alo 181 CRM yazılımının bakım destek ve geliştirme giderleri
Teknik şartname 5. Maddesine göre insan kaynakları yazılımının giderleri
Teknik şartname 7. Kapsamında santral yazılımına ilişkin giderler
Teknik şartname 7.4 kapsamında ses ve ekran kayıt yazılım ve sistemine ilişkin giderleri,
Teknik şartname nin 7.1.13 kapsamında Dakika ve SMS giderleri Teknik şartname ekinde yer alan ve excel halinde sunulan aşağıdaki malzemelerin teknik şartnamedeki özelliklerine uygun giderleri,
– Notebook Sıfır
– Mouse Sıfır
– Kulaklık Sıfır
– 48 Fort Switch
– Lisanslı Ofis Yazılımı ve antivürüs programı
– Aifin One Yazıcı + Network+ Laser
– Şahsi Eşya Dolabı
– Projeksiyon Cihazı
– 2+1 Ses Sistemi
– Jeneratör
– Vatandaş temsilcisi masaları ve sandalyeleri
– Yönetici masa ve sandalyesi
– Eğitim Salonu Masaları ve Sandalyeleri
– Turnike İçin Kart Okuyucu ve Sistem
– UPS
– WalIboard olarak kullanılacak (50-55 inç) ekran ledtv… bileşenlere yapılacak açıklamalara dayanak teşkil edecek bilgi ve belgelerin, … yazımızın tarafınıza tebliğ edildiği tarihten itibaren 3(üç) işgünü içerisinde İdaremize bildirmeniz gerekmektedir…” ifadelerine yer verilen aşırı düşük teklif açıklama yazısı ile açıklamaları talep edilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesinde, ihale komisyonunun, verilen tekliflerin değerlendirilmesinden sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olduğunu belirlediği teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıların yazılı olarak isteneceğinin hüküm altına alındığı, ayrıca ihale komisyonunca, anılan maddede belirtilen hususlar kapsamında yapılan yazılı açıklamalar dikkate alınmak suretiyle aşırı düşük tekliflerin değerlendirileceği belirtilmiş olup bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin tekliflerinin reddedileceği anlaşılmaktadır.
Bu çerçevede Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde, ihale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerine ilişkin olarak aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesi yönünde ayrıntılı açıklamalara yer verildiği, buna göre ihale ilanında ve dokümanında teklif fiyatı sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, teklif fiyatı sınır değerin altında kalan isteklilerin aşırı düşük teklif olarak tespit edileceği ve bu teklif sahiplerinden de teklifte önemli olduğu idarece belirlenen bileşenler ile ilgili ayrıntıların yazılı olarak talep edileceği hükme bağlanmıştır.
Yukarıda aktarılan Teknik Şartname maddeleri incelendiğinde, şikâyete konu hizmetin gerçekleştirilmesine yönelik olarak detaylı düzenlemelerin yer aldığı ve söz konusu gereklilikler yerine getirilmek suretiyle çağrı merkezi hizmetinin verileceği, hizmet kapsamında çok sayıda maliyet bileşenin bulunduğu, idare tarafından aşırı düşük teklif olarak belirlenen isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif açıklamasına ilişkin yazıda önemli teklif bileşenlerinin yukarıdaki listede yer aldığı şekilde belirlendiği,
Mezkûr yazıda “İdari Şartnamenin Teklif Fiyata Dâhil Olan Giderler başlıklı 25. Maddesinde belirtilen tüm bileşenlerle ilgili olarak…” şeklindeki ifadenin genel nitelikte olduğu ve ihale konusu işin gerçekleştirilmesi için gerekli hangi giderlerin önemli teklif bileşeni olarak değerlendirildiği hususunda belirsizlik yarattığı,
Öte yandan anılan yazıdaki bileşenlerden “Trabzon yerleşkesi 250 m2 lokasyona ilişkin giderler, Ankara yerleşkesi 500m2 lokasyona ilişkin giderler, Ankara ve Trabzon yerleşkesinde temizlik ve güvenlik tedbirlerinin personel dâhil giderleri, Teknik şartname 4.2.3 kapsamında garanti, bakım, destek, işletim vb.” olarak belirtilen önemli teklif bileşenlerinin maliyetinin Teknik Şartname’deki hangi maliyet unsurları çerçevesinde açıklanması gerektiği noktasında belirsizlik oluşturduğu, “Ankara ve Trabzon yerleşkeleri lokasyonuna ilişkin giderler” ibaresinde hangi bileşeni veya bileşenleri (yer (bina veya daire) kiralama, sigorta gideri) işaret ettiği hususunda belirsizlik bulunduğu, “Ankara ve Trabzon yerleşkesinde temizlik ve güvenlik tedbirlerinin personel dâhil giderleri”ne ilişkin olarak ihale dokümanında temizlik ve güvenlik için personel çalıştırılmasına ilişkin düzenlemeye yer verilmediği, bu nedenle söz konusu bileşende de belirsizlik bulunduğu, ayrıca “Teknik Şartname’nin 4.2.3 kapsamında garanti, bakım, destek, işletim vb.” bileşeni hususunda da belirsizlik bulunduğu ve Teknik Şartname’nin bu hususlara ilişkin maddelerinde açıklık bulunmadığının önemli teklif bileşenlerinin belirlenmesinde göz önünde bulundurulması gerektiği değerlendirilmiştir.
Bu itibarla bahse konu aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısının bu haliyle, aşırı düşük teklif açıklamasının hazırlanması, değerlendirilmesi ve incelenmesinin mümkün olmadığı, anılan nedenlerle idarece teklifte önemli olduğu kabul edilen maliyet bileşeni veya bileşenlerinin aşırı düşük teklif açıklamasının hazırlanması, değerlendirilmesi ve incelenmesi süreçlerinde tereddüt oluşturmayacak şekilde somut ve net belirleme yapılarak belirtilmesi suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır.
Mehmet ATASEVER
Simdata Danışmanlık Y.K. Başkanı
Sağlık Bak. SGB E. Bşk./KİK E. Üyesi
Mehmetatasever.org
