Demonstrasyon Düzenlemesi Bulunmayan Laboratuvar Hizmet İhalesinde Demonstrasyon Yapılması?
Mehmet ATASEVER
İtirazen Şikayet Konusu; Başvuru sahibinin dilekçesinde özetle; Başvuruya konu ihalenin 1’inci kısmında 21.08.2024 tarihli ve 2024/UH.II-1043 sayılı Kurul kararı ile tekliflerinin değerlendirmeye alındığı, bunun üzerine 13.09.2024 tarihinde onaylanan ihale komisyonu kararı ile taraflarınca sunulan teklifin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiği, ancak daha sonra 21.10.2024 tarihinde tebliğ edilen ihale komisyonu kararında idarece gerçekleştirilen demo üzerine tekliflerinin tekrar değerlendirme dışı bırakıldığının ifade edildiği, bahse konu Kurul kararında da belirtildiği üzere İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirlenmeyen bir hususta işlem yapılamayacağı, idarenin demo yapılacağına ilişkin yazısına taraflarınca verilen cevapta demo yapılmasının ihalede yeterlik kriteri olarak belirlenmemesine rağmen yine de teknik üyelerin talebini yerine getirmek adına resmi geçerliliği olmayan bir demonun yapılabileceğinin belirtildiği, demo sonucunda teklif edilen ürünün istenilen özellikleri karşıladığının görülmesine rağmen teknik üyelerce ısrarla yanlış ve gerçek dışı yorumlamalar yapıldığı ve yanlış beyanlar üzerinden tutanak tutulduğu, iddialarına yer verilmiştir.
04.12.2024 tarihli ve 2024/UH.II-1572 Sayılı Kamu İhale Kurulu Kararına Göre;
Yapılan inceleme ve tespitler neticesinde; İhale dokümanında yapılan düzenlemelerden şikâyete konu ihalenin …… İl Sağlık Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen “24 Aylık Puan Usulü Kit Karşılığı 11 Kısım Laboratuvar Hizmet Alımı” olduğu, ihalenin birim fiyat teklif alınmak suretiyle ve elektronik ortamda teklif alınarak açık ihale usulü ile 29.05.2024 tarihinde gerçekleştirildiği, ihalede toplam 25 adet ihale dokümanı indirildiği, ihalenin 1’inci kısmına 4 isteklinin teklif verdiği, başvuru sahibi ………….Laboratuvar ve Sağlık Sistemleri Anonim Şirketinin teklifinin Teknik Şartname’nin 7.18’inci maddesini karşılamadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ………….Tıbbi Ürünler Sanayi ve Ticaret Limited Şirketinin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiği, ……………İlaç ve Medikal Özel Laboratuvar Hizmetler Sanayi ve Ticaret Limited Şirketinin teklifinin ise ekonomik açıdan ikinci en avantajlı teklif olarak belirlendiği,
Başvuru sahibi istekli tarafından “ihalede isteklilerin ÜTS’ye kayıtlı olduğunu gösteren belgenin istenildiği, katalog ve prospektüslerin yeterlik kriteri olarak değerlendirileceğini içeren herhangi bir maddenin bulunmadığı, ÜTS’deki bilgiler üzerinden teknik değerlendirmenin yapılamayacağı” iddiasında bulunulduğu ve tekliflerinin değerlendirmeye alınmasının talep edildiği, bunun üzerine yapılan inceleme sonucunda 21.08.2024 tarihli ve 2024/UH.II-1043 sayılı Kurul kararının alındığı, anılan kararda “… 05.07.2024 tarihli ihale komisyonu kararında idarece başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, bunun gerekçesine ilişkin olarak “… Teknik şartname madde 7.18. “Cihazın reaktif bölmesi ve reaktif okuma kısımları bulunmalıdır. Cihazın reaktif bölmesi barkod okuyuculu olmalıdır ve reaktif tepsisine konulan reaktifler otomatik olarak tanınmalıdır. Reaktifler reaktif bölmesine yerleştirildikten sonrasında; cihaz reaktif barkodunu hiçbir kullanıcı müdahalesine gerek olmadan otomatik bir şekilde okumalıdır.” hükmünü karşılamadığı hazırlanan teknik raporda (Teklif edilen cihazda reaktifler; reaktif bölmesine yerleştirildikten sonrasında, cihaz reaktif barkodunu hiçbir kullanıcı müdahalesine gerek olmadan otomatik bir şekilde okuyamamaktadır. Teklif edilen cihazda RFID barkod okuyucusu cihaz reaktif bölmesinde yer almamaktadır. Bu nedenle kullanıcı müdahalesine açık haldedir. Kullanıcı kitin reaktif barkodunu RFİD’de okuttuktan sonra reaktif bölmesine yanlış pozisyona yerleştirmesi durumunda cihaz bunu algılayamamaktadır, çalışmayı sürdürmekte ve bunula ilgili hiçbir uyarı vermemektedir. Bu da sistematik olarak tüm hasta sonuçlarının yanlış çıkmasına neden olabilir. Hasta mağduriyetine, yanlış tanı ve tedaviye, zaman ve maddi kayba yol açabilecek ciddi bir durumdur. RFID teknolojisi cihazı kullanıcı müdahalesine açık hale getirmektedir.) yapılan açıklamalar nedeniyle değerlendirme dışı bırakılmasına …” ifadelerine yer verildiği; ayrıca şikâyete verilen cevapta da aktarılan tespitin katalog, prospektüs ve UBB/ÜTS kayıtlarının incelenmesiyle yapıldığının ifade edildiği tespit edilmiştir.
…
Teknik Şartname’nin iddiaya konu edilen 7.18’inci maddesinde reaktiflerin reaktif bölmesine yerleştirildikten sonra, cihaz reaktif barkodunu hiçbir kullanıcı müdahalesine gerek olmadan otomatik bir şekilde okuması gerektiğinin düzenlendiği, idarece başvuru sahibi isteklinin cihazının reaktif barkodunu hiçbir kullanıcı müdahalesine gerek olmadan otomatik bir şekilde okuyamadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak ihaleye ait ihale dokümanı incelendiğinde İdari Şartname’nin yeterlik kriterlerini düzenleyen 7’nci maddesinde iddia konusu edilen teknik kriter ve/veya koşulun karşılanıp karşılanmadığının tespitine yönelik olarak herhangi bir katalog, teknik doküman ya da belgenin yeterlik kriteri olarak belirlenmediği tespit edilmiş olup, idarenin söz konusu teknik değerlendirmeyi ihalede sunulması talep edilmeyen isteklinin katalog/prospektüsüne ulaşılmak suretiyle yapıldığı anlaşılmıştır.
Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri ile doküman düzenlemeleri bir arada değerlendirildiğinde, ihalede yeterlik kriteri olarak yalnızca Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Yetki Belgesi ile istekli, tedarikçi ya da bayiinin TİTUBB/ÜTS sisteminde kayıtlı olduğunu gösteren belgelerin sunulmasının istenildiği, başvuru sahibi istekli tarafından anılan belgelerin teklif kapsamında sunulduğu, ancak İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune üzerinden değerlendirme yapılacağına dair bir düzenlemenin mevcut olmadığı, katalog, prospektüs gibi belgelerin yeterlik kriteri olarak düzenlenmediği, bu nedenle teknik şartnamenin ilgili düzenlemesinin ihalenin sözleşmenin yürütülmesi aşamasında işin yerine getirilmesi için gerekli kriterler olduğu, ihalede yeterlik kriteri olarak belirlenmeyen hususlara ilişkin tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bir değerlendirilme yapılamayacağı ve iddia konusu hususun sözleşmenin yürütümü aşamasına yönelik olduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır. …” ifadelerine yer verildiği anlaşılmıştır.
Bunun üzerine, idarece 13.09.2024 tarihli kesinleşen ihale kararı ile başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirmeye alındığı, ardından ……. Tıbbi Ürünler Sanayi ve Ticaret Limited Şirketinin 23.09.2024 tarihinde idareye şikâyette bulunulmasının üzerine idare tarafından EKAP üzerinden gönderilen 27.09.2024 tarihli “2024/475039 İKN’li İhalede Demontasyon Yapılması Hk.” konulu yazıda “…teknik şartnamenin madde; “5.24 Cihazların analitik performanslarını ve şartnameye uygunluğunu değerlendirmek amacıyla, muayene heyetinin ikna olmasına yetecek sayıda ve sürede ücretsiz performans demonstrasyonunun teklifleri değerlendirme komisyonu gerekli gördüğü takdirde, gerçekleştirilmesini isteyebilir.” gereğince sunmuş olduğunuz teklifinize ait cihaz ve teklife ait tüm parametreler ile ………. Atatürk Devlet Hastanesi merkez laboratuvarında 1 (bir) günlük demontasyon yapılması için 01.10.2024 tarihinde hazır bulunulması hususunda …” ifadelerine yer verilerek anılan istekliden demo talep edildiği,
İdarece gerçekleştirilen demoya ilişkin tutanakta “… “7.18. Cihazın reaktif bölmesi ve reaktif okuma kısımları bulunmalıdır. Cihazlar, reaktif barkodunu okuyabilme özelliğine sahip olmalıdır. Reaktifler reaktif bölmesine yerleştirildikten sonra, cihaz reaktif barkodunu herhangi bir kullanıcı müdahalesine gerek olmadan otomatik olarak okumalıdır.” Maddesi teknik şartnamede yer almaktadır.
Maddesinde de belirtildiği gibi, Reaktiflerin, reaktif bölmesine yerleştirildikten sonra cihazın reaktif barkodunu hiçbir kullanıcı müdahalesine gerek olmadan otomatik bir şekilde okuyabilmesi yer almaktadır. MAGLUMI X6 cihazında ise reaktif barkodları manuel olarak cihaz dışında kullanıcı tarafından okutulmaktadır. Cihaz bu yapısal özelliği karşılayamadığı görülmüştür. Firma yetkilisine reaktif bölmesinde barkod okuyucu olup olmadığına dair bu özellik sorulmuştur ve sözel olarak bu özelliği taşımadığına dair beyan alınmıştır. Bu beyana dayanarak; cihazın dışardan kullanıcı tarafından okutulan ve cihaz içine yerleştirilen reaktif farklı olması durumunda, cihaz kullanıcı tarafından okutulan reaktifi algılanacak ve bu durum yanlış testin çalışılmasına ve dolayısı ile yanlış raporlanan sonuçlara neden olabilecek önemli bir sorundur. Hastanemiz laboratuvarı ……… ilçe hastanelerine ve aile hekimliklerine hizmet veren tek merkezi laboratuvar olduğu için numune sirkülasyonu çok fazladır. İlçelerde bulunan denetimli laboratuvarlarda ise uzman doktor bulunmadığından dolayı yapılacak hataların fark edilmeme olasılığı yüksektir. Bahsedilen durumun ileride kullanıcı kaynaklı bir hataya neden olması muhtemeldir. Hatalı sonuç verme potansiyeli bulunan bu çalışma yöntemi ile hasta sağlığını tehlikeye atabileceği gibi olası malpraktis davaları ile de karşılaşılabilme ihtimali vardır. Bu durum kaynaklı ortaya çıkabilecek zaman, kit ve iş kaybı kurumumuza ve çalışanlarımıza maddi manevi ağır bir yük getirebilecek unsurlardır. …” ifadelerine yer verilerek başvuru sahibi isteklinin teklifinin Teknik Şartname’nin 7.18’inci maddesini karşılamadığı belirtilmiştir.
Söz konusu demo çalışmaları üzerine 18.10.2024 tarihli ihale komisyonu kararının alındığı ve başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılarak ihalenin ……… Tıbbi Ürünler Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi üzerinde bırakıldığı, ……. İlaç ve Medikal Özel Labaratuvar Hizmetler Sanayi ve Ticaret Limited Şirketinin teklifinin ise ekonomik açıdan ikinci en avantajlı teklif olarak belirlendiği görülmüştür.
Başvuru sahibinin itirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihaleye ait İdari Şartname’de demonstrasyon yapılmasının bir yeterlik kriteri olarak belirlenmediği, bu nedenle idarece gerçekleştirilen demo üzerine tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu iddia edilmektedir.
Yukarıda belirtilen mevzuat hüküm ve açıklamalarından; idareler tarafından yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirilmesinde aranacak kriterlerin ihale ilanında ve idari şartnamede açıkça belirtilmesi gerektiği, teknik şartnamelerde ise ihale konusu alımların teknik kriterlerine yer verileceği, idari şartnamede yeterlik kriteri olarak belirlenmeyen, ancak sözleşmenin yürütülmesi aşamasında işin yerine getirilmesi için gerekli olduğu öngörülen mesleki ve teknik yükümlülüklere yönelik düzenlemelerin de teknik şartnamelerde yapılacağı, İdari Şartname’nin 7’nci maddesi dışındaki maddeleri ile Teknik Şartname’de belirtilen belgelerin yeterlik kriteri olarak dikkate alınabilmesi için anılan belgelerin İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesinde açıkça düzenlenmesi gerektiği anlaşılmaktadır.
Yapılan incelemede, ihaleye ait İdari Şartname’nin 7.5’inci maddesinde ihaleye katılım aşamasında istekliler tarafından sunulacak yeterlik kriterlerine ve yeterlik belgelerine ilişkin herhangi bir düzenlemeye yer verilmediği, Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesinin boş bırakıldığı, 7.5.5’inci maddesinde ise, söz konusu Şartname ile 7.5.4’üncü maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgelerin tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmayacağı düzenlemesinin yer aldığı; İdari Şartname’nin 7.7’nci maddesinin ise boş bırakıldığı, diğer bir ifade ile maddede ihalede numune ve demonstrasyon değerlendirmesi yapılmayacağının düzenlendiği ve sonuç olarak ihale dokümanının bu haliyle kesinleştiği; bahse konu aktarılan doküman düzenlemelerinden hareketle, ihalede numune/demonstrasyon üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmediği tespit edilmiştir.
İhalenin şikâyete konu edilen 1’inci kısmına ait Teknik Şartname’nin 5.24’üncü maddesinde ise “Cihazların analitik performanslarını ve şartnameye uygunluğunu değerlendirmek amacıyla, muayene heyetinin ikna olmasına yetecek sayıda ve sürede ücretsiz performans demonstrasyonunun teklifleri değerlendirme komisyonu gerekli gördüğü takdirde, gerçekleştirilmesini isteyebilir. …” düzenlemesine yer verildiği görülmüştür.
Yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler çerçevesinde, incelemeye konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune üzerinden değerlendirme yapılacağına dair bir düzenlemenin mevcut olmadığı, anılan maddede demonstrasyon değerlendirmesi yapılacağına dair herhangi bir düzenleme bulunmadığından ihalede demonstrasyon yapılması suretiyle yeterlik değerlendirmesi yapılamayacağı, somut olayda Teknik Şartname’de teknik kriterlerin karşılanıp karşılanmadığına ilişkin olarak gerekli görüldüğü taktirde demonstrasyon gerçekleştirilebileceği düzenlemesine yer verildiği görülmekte ise de İdari Şartname’nin yeterlik kriterlerini düzenleyen 7’nci maddesinde yeterlik kriteri olarak belirlenmeyen hususlara ilişkin tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bir değerlendirilme yapılamayacağı, bu itibarla idarece demonstrasyon yapılarak Teknik Şartname’yi karşılamadığından bahisle başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olmadığı tespit edilmiş olup, iddia uygun bulunmuştur.
Mehmet ATASEVER
Simdata Danışmanlık Y.K. Başkanı
Sağlık Bak. SGB E. Bşk./KİK E. Üyesi
Mehmetatasever.org
