Doğru ve Diplomatik Söyleyeni Dokuz Köyden Kovmazlar
M. Efsun Yüksel Tunç
Eğitmen ve Yönetim Danışmanı
Yaşam ve Yönetici Koçu
Satın alma profesyonellerinin iş dünyasındaki en önemli sorumluluklarından biri, gerçeği dile getirme cesaretidir. Bazen o gerçek, hoş olmayan bir teklif reddidir.
Bazen, bir tedarikçinin beklentisini karşılayamayacak bir bütçe sınırıdır.
Bazen de içerideki bir departmana, “bu koşullarda ilerlememiz doğru olmaz” demektir.
Ancak doğruyu söylemek, her zaman kolay değildir. Çünkü doğruyu söylemenin de bir sanatı vardır: diplomasi. Nezaketin, dürüstlüğün önüne geçmediği; dürüstlüğün de kırıcı hâle gelmediği o ince çizgi… İşte profesyonel iletişimin kalbi tam orada atar.
Harvard Business Review’ın 2023 tarihli “The Power of Tactful Transparency” araştırması, iş yerinde net ve saygılı iletişim kuran yöneticilerin, ekipleri tarafından %42 daha güvenilir bulunduğunu ortaya koyuyor. Bu veri bize şunu söylüyor: insanlar gerçekleri duymaktan kaçınmaz, nasıl söylendiğine takılır. Doğruluk, güven yaratır. Diplomasi ise o güveni korur. Biri eksik olduğunda ya “kırıcı açıklık” ya da “belirsiz kibarlık” ortaya çıkar. Oysa iş dünyasında sürdürülebilir ilişkiler, açık ve yapıcı dilin dengesiyle mümkündür.
Satın alma süreçleri tam da bu dengeyi gerektirir. Bir yandan bütçeye, verimliliğe, süreçlere sadık kalmak gerekir. Diğer yandan ilişkileri, itibarları, güven köprülerini ayakta tutmak.
Diplomatik dürüstlük; bir gerçeği, karşı tarafın savunma duvarını yükseltmeden paylaşabilme becerisidir. Kural basittir: “Gerçeği söyle bunun yanında duyguyu yönet.”
Bunun üç temel adımı vardır:
- Niyetin net olsun.
Karşındakine “seni eleştirmek için değil, birlikte çözüm bulmak için konuşuyorum” mesajını ver.
2. Cümleyi değil, çerçeveyi hazırla.
Mesajın zamanlaması, ortamı ve tonu en az içeriği kadar etkilidir.
3. Köprü kur, duvar değil.
Cümleye “ama” ile değil, “ve” ile devam etmek; karşı tarafı kapatmaz, dahil eder.
Örneğin:
“Bu teklif bizim bütçemizin üzerinde ama başka bir zaman değerlendiririz.”
yerine “Bu teklif şu anda bütçemizin üzerinde ve birlikte nasıl optimize edebileceğimize bakalım.” dediğinizde aynı gerçeği söylersiniz fakat etki bambaşkadır.
Satın alma birimi hem içeride hem dışarıda ilişki yöneten bir fonksiyondur. Ve bazen bu ilişkilerde “hayır” demek, “daha sonra” demek, “böyle devam edemeyiz” demek gerektirir. Bu noktada devreye geri bildirim kültürü girer.
Gallup’un 2022 “Workplace Feedback Trends” raporu, çalışanların %80’inin olumsuz geri bildirimi, dürüst ve saygılı bir dille aldığında “gelişim fırsatı” olarak gördüğünü belirtiyor. Yani mesele, olumsuz mesajın kendisi değil; o mesajın tonudur. Bir tedarikçiye ya da iç paydaşa geri bildirim verirken şu üç soruyu sormak fark yaratır:
- Bu geri bildirimi verirken amacım nedir?
- Karşı tarafı nasıl hissettirmek istiyorum?
- Söylediklerim, çözümün parçası mı yoksa bir yargının ifadesi mi?
Bu farkındalıkla kurulan her cümle, güveni büyütür.
Satın alma yöneticileri, şirketin dış dünyaya açılan penceresidir. Söyledikleri yalnızca kendi isimleriyle değil, kurumlarının itibarıyla yankılanır. Bu yüzden doğruyu söylemek, bir etik davranış olduğu kadar, bir marka sorumluluğudur. McKinsey’in 2024 raporuna göre, “şeffaf iletişim kültürüne sahip şirketlerde” tedarikçi bağlılığı %33 daha yüksek, anlaşmazlık kaynaklı kayıplar ise %27 daha düşüktür. Çünkü insanlar, doğruluğun olduğu yerde adalet, adaletin olduğu yerde ise sadakat hisseder. Dolayısıyla diplomatik iletişim sadece “nazik olmak” değil; kurumsal sürdürülebilirliğin de aracıdır.
Diplomatik dil, öğrenilebilir bir beceridir. Ve bu beceri, “ne söylediğimizden” çok “nasıl söylediğimizle” ilgilidir. Örneğin:
- “Böyle yapmanız uygun değil.” → yerine → “Bu yöntemin bize uygun olup olmadığını birlikte değerlendirebilir miyiz?”
- “Bu mümkün değil.” → yerine → “Şu anki koşullarda bu mümkün görünmüyor, alternatifleri konuşalım mı?”
- “Yanlış anladınız.” → yerine → “Sanırım farklı yorumladık, bir daha üzerinden geçelim mi?”
Kelimeler değiştiğinde yalnızca cümle değil, ilişki de değişir.
İş dünyasında “doğruyu söylemek” bazen en cesur davranıştır. Ancak o cesaretin etkili olabilmesi için, karşısında güvenle dinleyen bir kulak gerekir. Diplomasi, o kulakları açık tutan sanattır. Biz, profesyonel ilişkilerde dürüstlüğün zarafetle birleştiği bir dilin, köprüleri daha sağlam kurduğuna inanıyoruz. Çünkü doğruyu söyleyenleri değil, doğruyu yanlış şekilde söyleyenleri kovalar. Doğru ve diplomatik söyleyeni dokuz köyden kovmazlar.
M. Efsun Yüksel Tunç
Eğitmen ve Yönetim Danışmanı
Yaşam ve Yönetici Koçu