e-İhale, 1995 yılında Free Markets firması ile başlayan yolculuğunda kurumsal ve kurumsallaşmakta olan firmaların Satınalma departmanlarının stratejik bir aracı oldu. Bu süre zarfında e-İhale çözümlerini etkin şekilde kullanan firmalar satınalma faaliyetlerinde raporlama, analiz ve şeffaflık konularında etkinlik, maliyet ve zamandan tasarruf sağlamışlardır.

[one_half]

Belirtmek gerekir ki; satınalma projelerinde e-İhale yöntemini kullanan her firma aynı ölçekte başarı sağlayamamıştır. Bu noktada önemli olan, e-İhale projelerinde sağlanacak getirilerin nasıl daha da yükselteceğimizdir. e-İhale projelerinde sağlanacak getirileri yükseltmek amacı ile dikkat edilmesi gereken noktaları aşağıdaki şekilde toplayabiliriz:

• e-İhale yöntemi, tedarikçi firmaların kendi aralarında sizin alımınız için rekabet etmesi esasına dayanmaktadır. Yeterli rekabet oluşması için en az 2, ideal olarak 3 veya daha fazla tedarikçi firmanın ihaleye davet edilmiş olması gereklidir. Nitelikli katılımıcı sayısının artması e-İhale projelerinde sağlanan maliyet tasarrufu da artacaktır.
• Hangi yöntemle satınalma yapılırsa yapılsın, tedarikçi sayısı dışında, e-İhaleye davet edilen satıcıların nitelikli tedarikçi  olmaları önemlidir. Firmaların kalite açısından eşit olmadığı durumlarda rekabet yaratmak hem adil olmayacak, hem de olumlu sonuçlar doğurmamaktadır.
• e-İhale’ye konu olan alım ile ilgili açık, net ve kapsamlı bir şartname ihale öncesinde tedarikçi firmalar ile paylaşılmalıdır.
• e-İhale öncesinde satınalma projesine ilişkin tekliflerin toplanması, tedarikçiler tarafından verilecek hatalı tekliflerin veya yanlış anlaşılmış konuların önüne geçecektir. e-İhale projeleri, bu teklifler üzerinden başlatılacak ve firmalardan ilk tekliflerini aşağıda doğru revize etmeleri istenecektir.
• Bazı ihalelerde toplanan ilk teklifler arasında büyük farklar olduğu gözlenmektedir. Bu durumda, satınalma konusuna ilişkin konuların yanlış anlaşılmış olması veya önceden tahmin edilemeyecek başka hataların söz konusu olduğunu öngörebiliriz. Bunun önüne geçmek için her durumda, e-İhale öncesi toplanan tekliflerin analizinin iyi yapılması ve gerekirse, revize tekliflerin toplanması sağlanmalıdır.

[/one_half]

[one_half_last]

• e-İhale yöntemi bir çok zaman hızlı bir şekilde önemli tasarruflara ulaşılmasını sağlamaktadır. Bu durumu uzun dönemde de kalıcı kılabilmek için önemlidir. Bu, birçok zaman alımı gerçekleştiren satınalma departmanının elindedir. Satınalma sorumluları, tedarikçilere  e-İhale yönteminin nihai pazarlık aşaması olduğunu, e-İhale dışında herhangi bir şekilde teklif kabul edilmeyeceğini kararlılıkla belirtmelidir. Bu kararlılılığın uzun süreli gösterilmesi durumunda, kısa sürede gerçekleştirilen kazanımların uzun döneme yansıdığı görülecektir.
• Eğer, iş birden çok firmaya verilmek mecburiyetindeyse, dağılımın nasıl yapılacağı, rekabeti olumsuz etkilemeyecek şekilde kararlaştırılmalı ve önceden firmalara duyurulmalıdır ve pastanın büyük bir kısmı birinci olan firmaya verilmelidir. Örneğin, işin %60’ı birinciye, %30’u ikinciye, %10’u ise üçüncüye verilebilir. Burada klasik e-İhale yöntemlerinin dışında, bir başka makaleye konu olabilecek Yankee ve Brasilian gibi farklı e-İhale metodlarının da kullanılabileceğini söyleyebiliriz.
• Birçok zaman klasik yöntemde uygulanıldığı gibi; tedarikçi firmalara ihaleye katılacak diğer firmalar ile ilgili bilgi verilmemeli, rakiplerin isimleri ya da sayısna ilişkin bilgiler saklı tutulmalıdır.
• Alıcı firma olarak ihaleyi hangi firma kazanırsa kazansın o firmadan alım yapabilecek durumda olunması uzun dönemli kazanımları artıracaktır.
• Son olarak, her teknoloji uygulamasında olduğu gibi,  e-İhale projelerinin danışmanlık süreçleri iyi tahlil edilmeli, bu projelerde de operasyonel bir yönetim desteğinin (iç veya dış) olması gerektiği unutulmamalıdır.

Ufuk Gedikli

İş Geliştirme Yöneticisi

Promena Elektronik A.Ş.

[/one_half_last]

[alert style=”white”] BU YAZI SATINALMA DERGİSİ MAYIS 2013 SAYISINDA YAYINLANMIŞTIR.

[/alert]