ERP Kullanımında Yapılan Hatalar ve Kaçınma Yolları

Anıl YILMAZ

Giriş

Satınalma Dergisi’nin değerli okurları, yazıma geçmeden önce, Ramazan Bayramınızı en içten dileklerimle kutlar, sevdiklerinizle birlikte sağlıklı ve huzurlu bir bayram dilerim.

Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemleri, işletmelerin üretim, muhasebe ve finans, stok yönetimi, tedarik yönetimi ve müşteri ilişkileri yönetimi gibi süreçlerini entegre bir ederek operasyonel verimliliği artıran yazılımlardır. ERP sistemleri doğru bir şekilde uygulanmadığında veya kullanıcılar tarafından hatalı kullanıldığında, işletmelere büyük maliyetler getirebilir ve beklenen faydayı sağlamayabilir.

Bu makalede, ERP kullanımında sık yapılan hatalar ele alınacak ve bu hatalardan kaçınma yolları detaylandıracağız. İşletmelerin ERP sistemlerinden en iyi şekilde yararlanabilmesi için dikkat edilmesi gereken noktaları örneklerle açıklamaya çalışacağız.

1. ERP Kullanımında Yapılan Yaygın Hatalar

1.1. Yetersiz Planlama ve Hazırlık

Bir ERP sisteminin alım sürecinin öncesinde, firmanın ihtiyaçları, firma kültürü, işletmenin çalışma şekli ve süreçleri çok iyi analiz edilmelidir. İhtiyaçlar iyi belirlenmeli ve bir plan oluşturulmalıdır. Ancak birçok şirket, ihtiyaç analizini eksik yaparak ERP sistemini uygulamaya koymaktadır. Bu durum, işletmeye uygun olmayan modüllerin seçilmesine veya kritik süreçlerin ERP ile tam olarak entegre edilememesine yol açmaktadır.

Kaçınma Yolu:

ERP sistemine geçmeden önce işletmenin tüm departmanlarının süreçleri detaylı olarak analiz edilmeli, çalışanların ihtiyaçları belirlenmeli, gerekirse bu konuda profesyonel destek alınmalıdır.

1.2. Yetersiz Kullanıcı Eğitimi

ERP sistemleri, karmaşık yapıları nedeniyle kullanıcıların öğrenmesi zaman alan yazılımlardır. Çalışanlar yeterince eğitilmediğinde sistem yanlış kullanılabilir, bu da hatalı veri girişlerine ve operasyonel aksaklıklara neden olabilir.

Kaçınma Yolu:

ERP sistemi devreye alınmadan önce detaylı eğitim programları düzenlenmeli, çalışanlara modül bazında uygulamalı eğitimler verilmelidir. ERP yazılımının alım anlaşmasında satıcı kurumdan mutlaka eğitim programı ve süreç haritası talep edilmelidir. Ayrıca, ERP kullanımına yönelik kılavuzlar hazırlanmalı ve sürekli destek mekanizmaları oluşturulmalıdır.

1.3. Yanlış Veri Girişi

ERP sistemlerinde yanlış girilen veriler, stok yönetimi, sipariş işleme ve muhasebe gibi kritik süreçlerde ciddi hatalara neden olabilir. Örneğin, stok seviyeleri yanlış girildiğinde üretim planlamasında hatalar ortaya çıkabilir ve müşteri siparişleri eksik ya da fazla gönderilebilir.

Kaçınma Yolu:

Veri girişlerinde doğrulama mekanizmaları oluşturulmalı, kullanıcılar uyarı mesajları ile yönlendirilmelidir. Otomatik veri doğrulama sistemleri kullanılarak yanlış girişler en aza indirilebilir.

1.4. ERP Sisteminin Yanlış Yapılandırılması

ERP sistemleri modüler yapıda olduğu için her işletmenin ihtiyacına göre özelleştirilmesi gerekir. Ancak, birçok işletme ERP sistemini varsayılan ayarlarla kullanmaya devam eder ve süreçlerine tam olarak adapte edemez.

Kaçınma Yolu:

İşletmeye özel konfigürasyon yapılmalı ve süreçler ERP sistemine uygun şekilde düzenlenmelidir. Yazılım geliştiriciler ve danışmanlar, ERP’nin yapılandırmasını işletmenin gereksinimlerine göre şekillendirmelidir.

1.5. İş Süreçleri ile ERP’nin Uyumlu Olmaması

Bazı işletmeler, ERP sistemlerini mevcut iş süreçlerine entegre etmek yerine eski alışkanlıklarını devam ettirerek kullanmaya çalışır. Bu da ERP’nin sağladığı verimlilik avantajlarını ortadan kaldırabilir.

Kaçınma Yolu:

İşletmenin süreçleri, ERP sisteminin sunduğu standartlarla uyumlu hale getirilmelidir. Gerektiğinde iş süreçleri ERP’ye uygun şekilde revize edilmeli ve gereksiz manuel işlemler azaltılmalıdır.

2. ERP Kullanımında Verimliliği Artırmanın Yolları

2.1. Kullanıcı Dostu Arayüzler ve Otomasyon Kullanımı

Karmaşık ve kullanımı zor arayüzler, kullanıcı hatalarını artırır ve ERP’nin etkin kullanılmasını engeller.

Öneri:

• Kullanıcı dostu arayüzler geliştirilmelidir.
• Otomatik veri giriş sistemleri ile hataların önüne geçilmelidir.
• Mobil ve web tabanlı ERP çözümleriyle esnek kullanım sağlanmalıdır.

2.2. ERP Sisteminin Güncellenmesi ve Bakımı

ERP sistemleri, işletme ihtiyaçlarına göre zamanla güncellenmelidir. Güncellenmeyen sistemler, yeni gereksinimlere cevap veremez ve verimliliği düşürebilir.

Öneri:

• ERP sistemi düzenli olarak güncellenmeli ve iyileştirilmelidir.
• Yeni entegrasyonlar ve eklentiler ile sistem geliştirilmelidir.
• ERP Alım sürecinde, satıcı firma ile güncelleme şartları ve periyotları çok iyi değerlendirilmedir.

2.3. Kullanıcı Deneyiminin ve Memnuniyetinin Ölçülmesi

Çalışanların ERP’yi nasıl kullandığını analiz etmek, sistemin daha verimli hale getirilmesine yardımcı olabilir.

Öneri:

• Kullanıcılardan geri bildirim alınmalı ve alınan geri bildirimlerin sisteme dahil edilmesi için doğru bir filtre yapılması ardından sisteme dahil edilmesi ile sürekli iyileştirilme sağlanmalıdır.
• ERP kullanımına yönelik anketler düzenlenmelidir.

Sonuç:

ERP sistemleri, işletmelerin rekabet avantajı elde etmesi için kritik öneme sahiptir. Ancak, sistemin yanlış yapılandırılması, yetersiz eğitim ve veri giriş hataları gibi faktörler, ERP’nin etkin kullanımını engelleyebilir.

Bu hataları önlemek için, işletmeler ERP’ye geçiş sürecinde detaylı planlama yapmalı, çalışanları eğitmeli ve sistemin sürekli olarak güncellenmesini sağlamalıdır. Ayrıca, kullanıcı dostu arayüzler ve otomasyon sistemleri ile hata oranları minimize edilebilir.

Başarılı bir ERP kullanımı, yalnızca teknik bir süreç değil, aynı zamanda stratejik bir yönetim sürecidir. İşletmeler, ERP sistemlerini verimli bir şekilde kullanarak operasyonel süreçlerini optimize edebilir ve uzun vadeli başarı elde edebilirler.

Anıl YILMAZ

Kaynakça:

1. Davenport, T. H. (2020). ERP Systems and Business Process Innovation. Harvard Business Review, 27(3), 50-66.
2. Dixit, S., & Prakash, O. (2011). A study of issues affecting ERP implementation in SMEs. International Journal of Computer Applications, 16(7), 19-23.
3. Ifinedo, P. (2018). Critical Success Factors for ERP Implementation and User Adoption. Information Systems Journal, 28(5), 357-389.
4. Maditinos, D., Chatzoudes, D., & Tsairidis, C. (2011). Factors affecting ERP system implementation effectiveness. Journal of Enterprise Information Management, 24(2), 119-138.
5. Monk, E., & Wagner, B. (2021). Concepts in Enterprise Resource Planning. Cengage Learning.