ERP Sistemi Nasıl Satın Alınır? 5 Adımda İdeal Çözümü Bulma Yolu
Olgar Ataseven

Birçok şirket, iş süreçlerini optimize etmek ve verimliliği artırmak amacıyla yeni bir ERP (Enterprise Resource Planning / Kurumsal Kaynak Planlama) sistemi arayışına girer. Ancak, “en iyi ERP” çözümü tek tip değildir ve doğru seçimi yapmak karmaşık bir süreç olabilir. Bu yazı ile özellikle IT ve dijitalleşme süreçlerine yeni adım atmış ya da uzmanlık alanı olmayan satınalma uzmanlarına bir kısa yol haritası vermeyi ve ERP sistemini seçme sürecinde başarılı olmanızı sağlayacak beş kritik adımı detaylandırıyorum.

Adım 1: Kapsamlı İhtiyaç Analizi Yapın

ERP sistemleri, iş süreçlerinizi ve operasyonel verimliliğinizi iyileştirmek için geniş bir fonksiyon yelpazesine sahiptir. İlk adım olarak, işinizin bir ERP sisteminden neler beklediğini net bir şekilde tanımlamanız gerekiyor. Finansal işlemler, sipariş yönetimi, CRM, İK, üretim, lojistik ve muhasebe işlevleri gibi çeşitli alanlarda ne tür iyileştirmeler hedefliyorsunuz?

Bu aşamada, tüm departmanlar ve ekip üyeleri ile iş birliği yaparak gereksinimlerinizi ayrıntılı bir şekilde listeleyin. İş akışlarınızı ve mevcut süreçlerinizi inceleyin; veri akışlarını ve finans, muhasebe başta olmak üzere bütün politikalarınızı gözden geçirin. Kapsamlı bir analiz, sizin ve ekibinizin ERP sisteminin potansiyel işlevlerini anlamanıza ve bu sistemin organizasyonel ihtiyaçlarınıza nasıl hizmet edeceğini görmenize yardımcı olacaktır. Bu adım, ERP sistemi seçim sürecinin temel taşıdır ve doğru paydaşları dahil etmenin önemini vurgulamam gerekir. Bu adımda ne kadar detaylı olursanız, ERP sisteminiz uygulandıktan sonra beklentilerinizi o kadar iyi karşılayacaktır.

Adım 2: İş Gereksinimlerinizi Detaylandırın

İhtiyaç analizinizi tamamladıktan sonra, tüm verileri bir iş gereksinimleri belgesinde toparlama zamanı geldi. Bu belge, önceki adımda belirlenen işlevsel ve işlevsel olmayan öğeleri içermelidir. Ayrıca, potansiyel satıcıların müşteri memnuniyetlerini, pazar paylarını, teknolojik altyapılarını, servis hızlarını, implementasyon metodlarını, ekosistemlerini de incelemelisiniz. ERP sistemlerinin özellikleri kadar, satıcıların ve eko sistemlerinin güvenilirliği ve sağladıkları hizmetlerin kalitesi de seçim sürecinde kritik rol oynar.

Bu belgenizi anahtar paydaşlarla gözden geçirip her bir öğeyi önem derecesine göre sıralayın ve önceliklendirin. Bu değerlendirme, benzer özelliklere sahip ERP paketlerini karşılaştırırken size yardımcı olacak ve hangisinin belirli bir işlevde daha üstün performans gösterdiğini belirlemenize olanak tanıyacaktır. Bunu ortak paylaşımlı bir doküman ile herkes ile birlikte takip edebilirsiniz.

Adım 3: Potansiyel Satıcıları Sınırlandırın

Artık klasik anlamda bir satın alma sürecine geçebiliriz. İçsel gereksinimlerinizi netleştirdikten sonra, uygun satıcılar listesini oluşturma aşamasına geçmelisiniz. Bu aşama, potansiyel satıcılarla detaylı görüşmeler ve bilgi alışverişi gerektirir. ERP hedeflerinize ve olmazsa olmazlarınıza bağlı kalarak, bazı satıcıları elemeniz gerekebilir. Bu sürecin sonunda, en uygun iki veya üç satıcıya odaklanmak hedeflenmelidir. Daha fazla ERP ile görüşmek şirketi ve sizi yoracağı gibi, size hizmet verenler için de ciddi bir zaman kaybı oluşturur. Bu sebeple önerimiz bu süreci açık ve şeffaf bir şekilde takip etmeniz ve takip edilmesini sağlamanızdır. Diğer taraftan burada satıcılarında niteliklerini doğru bir şekilde, yani elmalar ve elmalar olacak şekilde ayrımak önemlidir. Bu ayrımı yapamamak da ciddi bir vakit kaybına sebep olur.

Genel olarak size, bir bilgi olması için pazar araştırması yaparken karşılaşabileceğiniz bazı ERP sistemlerinin markalarını vereyim ama ismini yazamadıklarım lütfen alınmasın. Yazının altına yorumlar kısmına kendi isimlerini yazabilirler. İşte pazar araştırması yaparken karşılaşabileceğiniz ERP sistemleri arasında şunlar bulunabilir:

SAP: Dünya çapında en bilinen ERP sistemlerinden biridir. Türkiye’de de geniş bir kullanıcı kitlesine sahiptir ve çeşitli sektörlerde kullanılmaktadır.

Oracle: Oracle’ın ERP çözümleri, özellikle Oracle NetSuite, Oracle Fusion ve Oracle JD Edwards, Türkiye’deki büyük işletmeler arasında popülerdir.

Microsoft Dynamics: Microsoft’un Dynamics 365, Dynamics AX, Dynamics GP ve Dynamics NAV ürünleri, Türkiye’de birçok farklı sektör tarafından kullanılmaktadır.

Workcube: Türkiye’deki küçük ve orta ölçekli işletmelere yönelik kapsamlı ve entegre ERP çözümleri sunan bir diğer önemli %100 web tabanlı ERP sistemidir.

Canias: Canias ERP, endüstriyel süreçler için tasarlanmış, modüler yapısı sayesinde her sektöre uyarlanabilen Türkiye merkezli bir ERP yazılımıdır. Hem yerel kurulum hem de bulut tabanlı seçenekler sunarak işletmelerin tüm operasyonlarını tek bir platform üzerinden yönetmelerine olanak tanır.

Logo: Türkiye’nin en bilinen yerli ERP markalarından biridir. Logo’nun çeşitli ERP çözümleri, küçük ve orta ölçekli işletmelerden büyük ölçekli şirketlere kadar geniş bir yelpazede kullanılmaktadır.

Mikro: Mikro ERP sistemleri, Türkiye’deki birçok KOBİ tarafından tercih edilmektedir ve çeşitli iş alanlarına yönelik çözümler sunar.

Bu sistemlerin her biri sektöre özel çözümler sunarak farklı ihtiyaçları karşılayabilir, bu yüzden kapsamlı bir değerlendirme yapmanız gerektiğini bir kez daha hatırlatayım.

Adım 4: Ürün Demosu ile Derinlemesine İnceleme (Workshop)

Seçiminizi daralttıktan sonra, seçilen satıcılarla ürün demosu gerçekleştirmeniz gerekecek. Genellikle 2-3 saat süren bu gösterimler ya da diğer adı ile Workshop, sistemin iş süreçlerinizi nasıl iyileştirebileceğini anlamanıza yardımcı olur. Demo öncesinde, satıcılar genellikle sizinle iş birliği yaparak yüksek öncelikli işlevlerin neler olduğunu belirler. Burada değerlendirme için çağırdığınız şirketlere aynı senaryoyu vermeniz çok önemlidir. Tabi, bu senaryo ihtiyaçlarınızı tanımlarken yeni ihtiyaçlarınıza odaklanılmalıdır.

Workshop sırasında, yazılımın organizasyonel ihtiyaçlarınızı ne kadar iyi karşıladığını değerlendirin. Kullanıcı deneyimi, yazılımın sunduğu çözümler ve işlevsellik konusundaki eksiklikler hakkında ekibinizle görüş alışverişi yapın. Çoğu zaman, ilk demo sonrası kalan soruları netleştirmek için ikinci bir demo talep etmek faydalı olabilir. Ayrıca, referansları kontrol ederek satıcının müşteri memnuniyetini ve sağladığı hizmetlerin kalitesini değerlendirin. Hatta en son karar vereceğiniz markanın mevcutta bir müşterisine gidip inceleyin ve orada sistemi canlı görün.

Adım 5: Nihai Kararı Verin ve Anlaşmayı Tamamlayın

Son adımda, tüm araştırmalarınızı ve değerlendirmelerinizi göz önünde bulundurarak nihai kararınızı verin. Kararınızı daha netleştirmek için, ekip üyeleriyle bir puanlama tablosu oluşturabilirsiniz. Bu tablonun her satır öğesine puan vererek sonuçları özetleyin ve en uygun satıcıyı belirleyin. İşte böylece şirket içinde ERP süreciniz başlamış olsun. Ama tekrar vurgulayayım: satınalma departmanı için süreç biterken, aslında şirket için her şey yeni başlamış oluyor. Anlayacağınız lisansı almak bunları uygulayacak iş ortakları ile anlaşmak minimumda 7-8 ay sürecek bir süreci başlatıyor.

ERP sistemi seçim süreci, titiz bir araştırma ve detaylı bir inceleme gerektirir. Son seçim, sürecin en hızlı aşaması olabilir, ancak en sorunsuz uygulamayı sağlamak için tamamen adanmış bir kaynağa sahip olmak kritik öneme sahiptir. Bu beş adım, başarılı bir ERP seçiminin temelini atar; ancak, süreç boyunca rehberlik alarak organizasyonunuzun en iyi çözümü bulmasını sağlamak için profesyonel destek almak da önemlidir. Sorularınız varsa veya süreç hakkında daha fazla bilgi almak isterseniz, lütfen iletişime geçmekten çekinmeyin.

Olgar Ataseven

Girişimci, İş İnsanı, Yazar, Konuşmacı

olgar.ataseven@profesia.com.tr