Sanayileşmeye paralel olarak – özellikle son 15 yılda-  sanayi kuruluşları, okullar, hastaneler, askeri kışlalar, huzur evleri , cezaevleri vs gibi insanların toplu bulunduğu  ortamlarda, yemek hizmeti alımı önem kazanmaya başlamıştır. Ülkemizde ,Türkiye Yemek Sanayicileri Dernekleri Federasyonu’na kayıtlı  (YESİDEF)  3194  şirket,  yaklaşık 7  milyonluk bir nüfusa hizmet etmektedir. Hazır yemek sektörünün, şu an  ülkemizdeki  pazar büyüklüğü 6,5 milyon dolardır.2023 yılına kadar, pazar potansiyelinin 28-30 milyon kişi ile 22 milyar dolarlık ekonomik değere sahip olması hedeflenmektedir.

Hazır yemek sektörü şirketleriyle yapılan hizmet  sözleşmeleri  -özellikle kamu kurumları ve büyük sanayi kuruluşları ile yapılanlar –  söz konusu hizmet alımı sözleşmelerini  yıllık sabit fiyatla  yapmaktadır. Girdi maliyetlerindeki artış oranları, sözleşme fiyatlarına yansıtılamamaktadır.Bu da hizmeti veren hazır yemek üreticilerinin belini bükmektedir.

Maliyetlerdeki en büyük sorun  tam da burada başlamaktadır.

Küresel gıda fiyatları 2007 yılından beri artış göstermiştir.Yapılan araştırmalar da gösteriyor ki, önümüzdeki 10 yıl boyunca aynı artış trendi devam edecektir.Bu da  Tedarik zinciri/satınalma  fonksiyonlarının üzerindeki baskının daha da artması anlamına gelmektedir.

Endüstriyel hazır yemek sektöründe üretimde önemli bir satınalma payına sahip olan Kırmızı ve beyaz et, kuru gıda, yaş sebze-meyve, süt ürünleri, donuk ürünler gibi girdilerin tedariki yüksek  maliyetlerle yapılabilmektedir.Çiğ girdi satınalmalarındaki maliyetlerin azaltılması -en azından sabit tutulması-  adına zaten satış kar marjı düşük olan catering üretimine ciddi katkı sağlayacağından, Satınalma bölümlerine çok ciddi sorumluluklar yüklemektedir.

Hazır yemek sanayinde tedarik; işletmeler için hızın, kalitenin, maliyetin, müşteri taleplerinin, lojistik unsurlarının bir bütün içinde bulunduğu stratejik üstünlük sağlamak ve satınalırken kazanmak anlamına gelmektedir. Sektör  üreticileri, tedarik edilecek hammadde/ürün maliyetlerini sabit tutabilmek ve fiyat artışları ile nasıl başa çıkılabileceği konusunda  orta ve  uzun vadeli stratejik  satınalma planlarının nasıl uygulanabileceğine önem vermektedir.

*Bu sektörde, Satınalma departmanının en  önemli performans hedefi; şirketin reel  satınalma maliyetlerindeki artış oranının,  devlet resmi enflasyon verileri (TUİK) artış oranından düşük olmasıdır. Bunun sağlanabilmesi için hammadde maliyet analizleri çok iyi yapılmalıdır.Şirket iş yapış süreçleri ve işletmelerin koşullarına göre ciddi fiyat müzakereleri  ve uzun vadeli toplu alımlar önemsenmelidir.

 *Dünya ve Türkiye’deki tarımsal ürün hasat /rekoltelerini  doğrudan takip ederek,  olası fiyat artışlarını kontrol altına alabilmek  amacı ile mümkün olduğunca uzun vadeli ve toplu  alım anlaşmaları  yapmanın  önemli bir maliyet avantajı getireceği kesinlikle göz ardı edilmemelidir.

*Özellikle tarımsal gıda maddelerinin, sezonlarına göre satınalınması  hem maliyet  avantajı getirecek,  hem de iyi tarım uygulamaları kapsamında tüketiciye zamanında yetişen sağlıklı ürünün temin edilmesini sağlayacaktır.

*  İşletmeler,  depo/adam analizine göre optimize edilmiş ürün/hammadde sevkiyat miktarları ve sevkiyat sıklığını  ve tedarik edilen malzemeler için  kesilen fatura sayısının  azaltılması  konusuna önem vermelidir.

 *Satınalma yetkilileri, tedarikçilerle doğru ve verimli lojistik faaliyet planlanmasını sağlamalıdır. Tedarikçilerle  ürün pazarlıklarının yanı sıra,  söz konusu ürüne ait lojistik maliyetlerinin de ayrıca müzakere edilmesi gerekmektedir. Yani müşteri acentelerinin komisyonları ve lojistik maliyetlerinin  ayrı ayrı pazarlık konusu edilmesi çok faydalı bir stratejidir.

*Hizmet verilen farklı bölgelerdeki işletmeler için de, lojistik ağı uygun olan aynı temel girdi tedarikçilerinin kullanılması, yanisatınalmalarının  merkezileştirilmesi, operasyon ve koordinasyon  kolaylığı sağlayacaktır. Tedarikçilerin işletmelere doğrudan teslimatları , beraberinde  önemli bir maliyet tasarrufu getirecektir. Farklı lokasyonlardaki üretim tesislerine, tek tedarikçiden  ürün temin etmek standart kaliteyi ve maliyeti kontrol altında tutabilmenin de en  etkin yolu olacaktır.

*Catering sektörü için depolama ve lojistik/nakliye maliyetlerine odaklanmak  hayati  bir önem taşımaktadır. Kapasitesi ve büyüklüğü  uygun ise,  merkezi  dağıtım sisteminin oluşturulması ve depolamaya uygun olan hammaddelerin, bu merkezi dağıtım tesislerinden  işletmelere  doğrudan yapılması kısaca bir lojistik şirketinin outsource edilmesi  en büyük maliyet avantajını sağlayacak yöntemdir. Söz konusu lojistik çözümü ile, uzun vadeli kontratlarla tedarik edilen ürünler  geniş bir servis ağı ile teslimatlar kolaylıkla yapılacak, rut  optimizasyonu sistemleri kullanılarak daha düşük maliyetli sevkiyatlar organize edilebilecektir.

* Tedarikçi sayısını azaltmak, çalışılan tedarikçileri  ekip arkadaşı olarak görmek ve   satınalma stratejileri oluşturulurken tedarikçilerle  karşılıklı ortak değer yaratmak gerekmektedir  Az tedarikçi politikaları ile  güçlü tedarikçi ilişkisi kurulacaktır.Bu noktada hedefimiz satın alınacak ürünlerin maliyeti yanında, uzun vadeli ortak hedefler koyarak işbirliği içinde olmak, tedarikçilerin nezdinde  güven yaratacağından müzakere aşamasında istediğimiz rakamları elde etme şansımızı artıracaktır. Operasyonel maliyetlerde düşüş sağlayacaktır.Sürdürülebilir performans artışı  sağlayacaktır.

* Çiğ girdileri kulanım türlerine göre kategorize etmek bir diğer tasarruf aksiyonudur. Catering sektöründe menülerde kullanılacak ürünlerin ve kalite standartlarının çerçevesinin çizilmesi belirlenmesi karlılık sağlayacaktır.  Mesela,  taze sebzeleri   “yemeklik alım”  ve ya ” salata için alım” şeklinde kategorize etmek ve kaliteden ödün vermeden kullanım amacına bağlı olarak ürün kalibrasyonuna göre pazarlık yapmak maliyetleri düşürecektir. Aynı yöntem kuru gıdalar ya da et ürünleri için de kullanılabilinir: ” Dolmalık pirinç- pilavlık pirinç ”  ve ya  “kuşbaşılık et- kıymalık et”  gibi…

 *Hazır yemek  sanayicisinin finans yönetiminin  güçlü olması   ve finans planlamasının doğru yapılması çok önemlidir. Finansal planlama sürecinden yoksun  catering şirketleri en ufak rüzgardan bile  kasırgaya tutulmuşçasına savrulabilmektedirler. Finansal dayanağına  bağlı olarak, tedarik edilen çiğ girdi/hammaddeler için ödemelerde vade kısaltma girişimi, hatta vadelerin kaldırılması, peşin çalışılması gündeme alınmalıdır. Vade  farkı maliyeti  azalacağından, satınalırken kazanılacak şekilde alım yapılabilecektir.

*Her sektörde olduğu gibi  hazır yemek sektöründe de satınalma  “yalnız kurt” değildir ve diğer departmanlara olan iç iletişim, bilgi aktarımı ve karışıklı paylaşımlar iş yapış şeklini ve süreçlerini kolaylaştıracaktır.