Günümüzde çoğu firma lojistik hizmetlerinde dış kaynak kullanmaktadır. Dış kaynak kullanılarak satın alınan bu lojistik hizmetler,iç nakliyeden depolamaya; gümrüklemeden proje taşımalarına kadar geniş bir yelpazeyi kapsamaktadır.Lojistik hizmetlerin gönderici veya alıcının sorumluluğunda olması, tarafların aralarında yaptıkları anlaşmada belirtilen teslim şekline göre değişmektedir. Bu yazıda, lojistik hizmetlerin ödemesini kendisi yapacak şirketler ön planda tutulmuş ve satın alınacak lojistik hizmetler için dikkat edilmesi gereken bazı noktalara değinilmeye çalışılmıştır.

[one_half]

Günümüzde çoğu büyük ölçekli firma, lojistik hizmet talebi yoğun olan hatlar için sanal ortamda ihale yöntemini tercih ederek, piyasada yaşanan rekabetten faydalanmakta ve bu sayede lojistik hizmet maliyetlerini düşürebilmektedir. Bu büyük ölçekli firmalar, hizmeti satın alırken kazanmakta ve daha en başından kendi şartnamesinde belirtilen kurallara göre oynayabilecek oyuncuları yarışa dahil etmektedirler. İhale sonrasında, en iyi teklifi veren lojistik firmaları tekrar değerlendirilmektedir. Detaylarda da mutabık kalındığı takdirde, istenen şartlar ve bu şartlara uyulmaması halinde geçerli olacak müeyyidelerde taraflar arasında hazırlanan sözleşmede belirtilerek,anlaşma yapılmaktadır.

Birçok firma yukarıdaki örnekte belirtildiği gibi ölçek ekonomisinin getirdiği avantajları kullanarak satın alacağı lojistik hizmetleri tek bir çatı altında toplamayı hedeflemekte ve yine örnekte belirtildiği gibi yıllık anlaşmalarla çalışmayı tercih etmektedir. Ancakçoğu firma için lojistik hizmet satın alma görüşmelerini bu kadar detaylı yapmak ve hizmet verecek firmaları bu denli detaylı incelemek mümkün olmamaktadır. Hatta hizmet alma süreci kimi zaman o kadar süratle yapılmaktadır ki sadece telefon görüşmesinde anlaşılan fiyatın ardından gönderilen talimatla işlem yapıldığına dahi şahit olunabilmektedir. Burada özellikle lojistik hizmet sözleşmelerinde dikkat edilmesi gerekenlerden bahsedilecektir.*

Rekabet halindeki lojistik firmalarından alınan farklı fiyat teklifleri, maliyetler göz önünde bulundurularak değerlendirilmekte, böylelikle lojistik hizmet alınacak firmalar çeşitlendirilmektedir. Lojistik sektöründeki bu fiyat farklılıkları, taşımacılık modundan, taşıma yapılan destinasyona;taşınacak malzemenin cinsinden, malzemenin konulduğu kabın ölçüsüne ve çeşidine kadar varan bir dizi değişkenden kaynaklanmaktadır. Lojistik hizmet sağlayıcı firmaların uzmanlık alanları ve yoğun çalıştığı destinasyonların, hizmet alacak firmanın talepleriyle örtüşmesi halinde alınacak hizmetin maliyetleri düşürebilmektedir. Her ne kadar hemen her hatta taşıma yaptığını iddia edebilen firmalar bulunsa da yükün esas sahibi firmanın lojistik hizmet satın aldığı lojistik organizatörü firma, başka bir alt taşıyıcı kullanarak ilgili yükü taşıtabilmektedir. Burada hizmet satın alınanlojistik organizatörü firma, sektördeki bilgi birikimi ve ilişkilerini kullanarak ilgili yükün sorumluluğu taşımakla birlikte, taşıtılan yük ile birebir temas halinde bulunmamaktadır.

 [/one_half]

[one_half_last]

Her ticari ilişkide olduğu gibi lojistik hizmetlerde de güven faktörünün önemi yadsınamaz. Lojistik hizmet sağlayıcının, malzemenin yola çıkışından önce tahmini çıkış ve varış tarihlerini bildirmesi gerekir. Aynı şekilde yola çıkış gerçekleştikten sonra çıkış ihbarnamesini; vardıktan sonra da varış ihbarnamesini hem göndericiye hem de alıcıya bildirmesi gerekmektedir. Lojistik hizmeti veren tarafın güvenilirliği, malzemelerin emanet edildiği şekilde ve istenilen zamanda teslimatı konusunda öne çıkarken; hizmet alan tarafın güvenilirliği ise beyanların doğruluğu konusunda önem kazanmaktadır. Bugün teslimat süresi çoğu sektör için kritik öneme sahiptir.Öyle ki alıcılar göndericileri teslim sürelerinde yaşanacak gecikmelerden sorumlu tutarak,gecikmelerler ilgili “reklamasyon” adı altında ceza ödemelleriyle karşılaşabilmektedirler. Lojistik hizmet sağlayıcılar,kimi zaman kendilerinden kaynaklanan gecikmelerde,hizmeti alan firmaların zararını karşılamaya yardımcı olabildiği gibi kimi zaman da hizmeti alan firma tarafından yaşatılan gecikmeler nedeniyle aynı şekilde zararlarının karşılamasını talep edebilmektedir.Lojistik hizmeti veren firma, olası gecikmeler öngörüldüğünde, vakit kaybetmeden gönderici ve alıcıya bu gecikme bilgisini ulaştırmalıdır ki malzemeyi bekleyenler gerekli önlemi alabilsin. Aynı şekilde yükleme veya boşaltma alanında bekleme yapılacağı zaman bunun da lojistik hizmeti veren firmaya vakit kaybetmeden bildirilmesi gerekir ki diğer firmalar da mağdur olmadan bir çözüm bulunabilsin. Bu sayede vaktinde bilgi paylaşımı ve her iki tarafın da çözüm odaklı yaklaşımı sayesinde maliyetlerin düşürülmesi ve hataların giderilmesi çoğu zaman mümkün olabilmektedir. Burada bahsedilen çözüm için kimi zaman 2. şoför eklenerek ekspres araçlar kullanılmakta, kimi zaman da teslimat sırasında değişiklikler yapılabilmektedir.

Bir diğer önemli konu da yükleme ve boşaltmalardır. Ürünlerin istiflenmesinde kullanılacak kat sayısı, ürünün konulduğu kapların doluluk oranı ve mukavemeti dikkate alınarak belirlenmelidir. Malzemelerin konulduğu kapların dayanıklılığı göndericinin sorumluluğundadır. Ürünün özelliğiyle ilgili uyarılar ambalajın üzerinde belirtilmelidir. Malzeme teslim alındığı sırada ise kontrol edilmeli, teslim alınırken gözlenebilecek hasar veya eksiklikler taşıma senedine not düşülmelidir.

 [/one_half_last]

Bir taşıma sözleşmesinde, satın alınan hizmetin içeriği, neleri kapsayıp neleri kapsamadığının detaylı şekilde belirtilmesi,her iki taraf açısından da anlaşmazlıkların doğmadan çözümüne yardımcı olabilir. Teklifin kabul edilmesinin ardından, hizmet sağlayıcı tarafından teklifle birlikte matbu halde gönderilen taşıma sözleşmesinde belirtilen şartların dikkatle okunması gerekmektedir. Taşıma hizmeti sözleşmesinde dikkat edilmesi gereken konular özetle aşağıdaki gibidir:

• Fiyatlar ve hesaplamada esas alınacak kriterler açıkça belirtilmelidir,
• Fiyatların geçerlilik tarihleri belirtilmelidir,
• Malzemelerin nerede teslim alınacağı nereye teslim edileceği belirtilmelidir,
• İç taşıma gerekmesi halinde kimin sorumluluğunda olduğu belirtilmelidir,
• Gümrük tercihi belirtilmelidir,
• Serbest süre belirtilmelidir,
• Bekleme ücreti belirtilmelidir,
• Ayarlama oranları (BAF vb.) varsa belirtilmelidir,
• Kullanılacak depo veya antrepo tercihleri varsa belirtilmelidir,
• Ödemenin yapılacağı para birimi, ödeme şekli, ödeme vadesi ve ödemede esas alınacak kur belirtilmelidir,
• Rezervasyon için en geç sürenin ne zaman olduğu belirtilmelidir,
• Rezervasyon bildirimleri ve değişiklik bildirimlerinin ne zamana kadar yapılması gerektiği belirtilmelidir,
• Boş navlun ücretlendirilmesi yapılacak haller belirtilmelidir.

Bunların haricinde hizmet satın alan firmaların varsa talep ettiği ekipmandan, istediği aracın özelliklerine; istifleme şartlarından, teslimat detayına kadar talep ettiği detayları sözleşmeye eklettirmesi gerekmektedir.Aksi takdirde,bildirilmeyen detaylar nedeniyle kaynaklanabilecek sorunlarda taşıyıcıların sorumluk kabul etmeme hakkı gündeme gelecektir. Talep edilen unsurların ek maliyet yaratması halinde ise lojistik hizmet sağlayıcı bu ilave masrafları talep eden firmaya yansıtmak isteyecektir. Dolayısıyla bu detayların yükleme öncesinde rezervasyon aşamasında ve hatta tekliflendirme sırasında görüşülmesinde fayda bulunmaktadır. Kimi detayların operasyonel hazırlıklar açısından önemi dikkate alındığında,her yükleme talimatında ayrıca belirtilmesi daha sağlıklı bir önlem olacaktır.

[one_half]

Lojistik hizmeti veren firmaların, olası hasar veya kayıp halindeki sorumlulukları, ilgili konvansiyonlarla sınırlandırılmıştır**. Bu sebeple teslimat gerçekleşene kadar olabilecek her türlü risk göz önüne bulundurularak, taşınacak malzemenin sorumluluğunu alan firmanın taşıma sigortası yaptırması kendini güvence altına almasını sağlayacaktır.

Hizmet alan firma, “Güvenmek iyidir ama kontrol etmek en iyisidir.”ilkesi ilemalzemelerin gümrük çıkış tarihini kontrol etmek isteyebilir. Kesin çıkış tarihinin en iyi kontrol edilebileceği yer, hizmet alınan firmadan talep edilecek  TIR karnesinin tescil tarihinden başkası değildir. Lojistik hizmeti alan firma, ödeme yapmadan önce onaylı teslim senedinin iletilmesini, yine kontrol için isteyebilir. Bu sayede olası hasarların gönderici ve alıcı arasında sorun yaratmadan önce tespit edilebilmesi mümkün olmaktadır; zira teslim alınırken, teslim senedinde belirtilmeyen kusurlardan hizmet sağlayıcı firma sorumlu tutulamamaktadır.

[/one_half]

[one_half_last]

Sonuç olarak, lojistik hizmet sağlayıcı basiretli bir tacir olarak, mümkün olan gayreti göstermesine rağmen yine de sorunlar yaşanabilmektedir. Bu durum,her operasyon özelinde farklı nedenlerden kaynaklanıyor olsa da temelinde hizmet sektörünün doğası gereği,üretilen hizmetlerin standart hale getirilmesinin mümkün olmadığı göz önünde bulundurulmalıdır.Dolayısıyla lojistik hizmet alacak firmaların, hizmeti almadan önce dikkatli olması ve olası sorunlar karşısında atılacak adımları, sözleşmeyi oluşturmadan önce ortaya koymalı ve operasyon sürecini dikkatle takip etmesi gerekmektedir.

Hizmet satın alırken, ürün satın almalarda görülen iade sürecine benzer bir geri dönüş şansı bulunmamaktadır. Dolayısıyla lojistik hizmet teklifleri değerlendirilirken, maliyet hesaplarına bu risk faktörlerini de katmak ve hizmet sürecini bir bütün olarak değerlendirmek gerekmektedir.

Özkay ÖZEN

 [/one_half_last]

* Sözleşmelerin önemi için bknz. Satınalma Dergisi 1. Sayı, 2013/01, s. 44

** Sorumluluk sınırları için bknz. http://www.und.org.tr/tr/74/uluslararasi-konvansiyonlar

BU YAZI SATINALMA DERGİSİ ŞUBAT 2013 SAYISINDA YAYINLANMIŞTIR.