Lojistik Hizmet Alımının Püf Noktaları

Yurtiçi Lojistik ve Dağıtım A.Ş. Genel Müdürü Sn. Murat İNCE, Satınalma Dergisi Mart Sayısı’nda konuğumuz oldu.

Her gün birey olarak satınalma yapmaktayız. Evimize yaptığımız her türlü alışverişimizde hepimiz farkına varmadan kendi oluşturmuş olduğumuz satınalma dinamiklerimizi uyguluyoruz. Markaya olan güvenden tutun da ürünün organik olup olmamasına kadar birçok özellik satınalmamızda bizler için önemli hale geliyor. Zira bu seçimi yaparken hem kaliteyi hem de ürün ya da hizmetin maliyetlerini göz önünde bulunduruyoruz. Zira insanoğlu “homo economicus”. Ekonomik satın alma yapmak hem genlerinde var hem de bütçe kısıtı içerisinde bir gereklilik ortaya çıkmış durumda.

Peki ya lojistik hizmet alımında da evimize yaptığımız satınalmalardaki kadar özen ve dikkat gösteriyor muyuz? Bu satınalma için ne kadar zaman harcıyoruz, elma ile elmayı kıyaslayıp doğru tercihler verebiliyor muyuz?

Üretimin ilk noktasından müşteriye ürünün ulaşması aşamasına kadar her aşamada yapılan satınalmalarda aslında hepimizin amacı işletmelerimiz için en doğru hizmet ya da ürünü ( maliyet, kalite ve diğer birçok değişkeni göz önünde bulundurarak) satın almak oluyor. Lojistik hizmetler ise tüm bu süreç içerisinde hem kırılgan bir piyasa olması hem birçok bileşeni içerisinde taşıması hem de göreceli olarak diğer mal ve hizmet guruplarına göre daha az bilinen ve kimi zaman da teknik bilgi gerektirmesi nedeni ile satınalmacıları zorluyor.

Lojistik Satınalmalar Nasıl Yapılıyor?

Günümüzde birçok özel ve kamu işletmelerinde lojistik hizmet alımlarının diğer mal ve hizmet alımlarından ayrı gözetilmeden birbirine benzer ihale metodları ile yapıldığını görmekteyiz. Büyük çogunlukla lojistik satınalımlar klasik usül ihale yöntemleri ile oluyor. Çok az sayıda işletme ise elektronik ortamda ihale yapmayı tercih ediyor. Elektronik ortamda ihale yapan işletmelerin büyük bir kısmını ise ülkemizde faaliyet gösteren çok uluslu şirketler oluşturmakta. Her iki yöntemin de doğru yönetildiğinde birbirlerine karşı bir üstünlüğü yok. Bazı elektronik ihalelerde anlık olarak ihaledeki durumunuzu görmek ve fiyatlarınızı bu şekilde işi almak adına daha net ayarlama imkanınız var. Ancak bu şekildeki ihalelerde de ihaleyi yapan işletmenin ekranın arkasında anlık olarak durumu izliyor olması ve de bu duruma müdahale etme olasılığının bile bir an olsun akılda belirmesi yöntemi katılımcılar açısından dezavantajlı hale getirebilmekte.

Ayrıca ihale öncesi çalışmanın da çok önemli bir aşama olduğunu belirtmekte yarar var. Büyük ölçekli satınalmalarda satınalmacının yanısıra operasyon, finans ve de hukuk birimlerinden yardım almak adına küçük bir komisyon oluşturmanın lojistik hizmet alımında karar vermede satınalmacıya önemli bir yarar sağladığını söylememiz gerekir. Özellikle varsa gizlilik anlaşmasının, teknik şartname ve anlaşma örneğinin satınalma öncesinde ve mümkünse standart olarak değil satınalması yapılacak olan lojistik hizmetin özelliğine göre her işe ayrı olarak hazırlanmasının çok önemli olduğunu belirtmeliyiz. Yine birçok işletme tarafından uygulanan satınalma daveti sonrasında bir kaç oturumlu toplantılar yaparak anlaşılmayan ya da üzerinde şüphe olan noktaların aydınlatılması da lojistik hizmet satınalmalarında doğru karar vermek adına satınalmacıya büyük kolaylık getirmektedir.

Lojistik satınalımların teknik ve de karmaşık süreçleri içerdiğini söylemiştik. O halde satınalma yapacak olanlar neye göre ve nasıl karar verecekler?

1- Maliyet : Doğal olarak her satınalmada olduğu gibi toplam maliyet lojistik satınalımlarında da en önemli faktör. Yalnız lojistik satınalmalarında alınacak hizmetin çok net olarak ifade edilmesi ve eğer bir format üzerinden fiyatlandırma talep edilmiş ise tüm katılımcıların ilgili formatı ve de talep edilen hizmeti çok iyi anlamış olması gerekiyor. Teknik şartnamede de işin tanımının çok iyi yapılması gerekmekte. Ayrıca maliyeti oluşturan önemli unsurlardan biri olan ödeme metodunun belirlenip katılımcılara bildirilmesi işin ihale edildikten sonra çıkması muhtemel pürüzlerini oratadan kaldıracak ve daha da önemlisi katılımcıları her açıdan eşit bir duruma getirecektir.

2- Kalite : Maliyet önemli olmak ile birlikte herşey değil. Zira uygun maliyetli hizmetin yanısıra alınacak lojistik hizmetin kaliteli de olması gerekiyor. Bu durumda satınalmacının süreç öncesinde konu ile ilgili olarak bir pazar araştırması yapması tavsiye edilir. Bu araştırmada satınalma sürecine davet edilen hizmet sağlayıcıların güçlü yönlerinin tespit edilmesi adına kendilerinin dünya ve ülke pazarındaki genel durumu, araç ve ekipman parkı, hizmet ağının genişliği ve mümkünse referansları araçtırılmalıdır.

3- Sürdürülebilirlik : Son zamanlarda sadece lojistik hizmet alımlarında değil hemen hemen tüm süreçlerde en önemli özelliklerden biri de sürdürülebilirliktir. Lojistik satınalmalar uzun süreli kontratlara dayanan sözleşmelerle yürümektedir. Bu nedenle de satınalam yaparken hizmet üretenin pazardaki o andaki durumunun yanısıra gelecek 5 yıllık süreç içerisindeki durumunun da doğru analiz edilmesi gerekmektedir. Bu konuda satınalamacılara hizmet sağlayıcı şirketlerin yöneticilerinin çeşitli mecralarda yaptıkları finansal ve de yatırıma yönelik açıklamalar yol gösterebilir.

4- Doğaya saygı: Artık geçmiş dönemlerde olduğu gibi hiçbir işletme tedarikçisinden -“Sen bana mal ya da hizmeti üret ama nasıl üretirsen üret” mantığı ile satınalma yapmıyor. Bu konuda gerek kanunlar gerekse de geçmiş dönemlere göre çok daha olgunlaşan toplumsal bilinç bizleri doğaya saygılı üretimler yapan şirketlerden alışveriş yapmaya zorluyor. Kısaca karbon ayak izini çeşitli yöntemlerle azaltmaya çalışan lojistik işletmelerin yukarıda sayılan diğer 3 kriter baz alındığında bu konuya önem vermeyenlerden işlerini büyütmek konusunda daha avantajlı olduklarını söyleyebiliriz.

İşletme içi birçok dinamiğin bir araya gelerek oluşturulmuş olan lojistik satınalmaların şirketlere değer katacağı unutulmamalıdır. Üretimden tüketime kadar uzanan zincirde çok önemli bir yer tutan lojistik faaliyetlerin gerek işletmelerin maliyetlerine getireceği avantaj gerekse de son kullanıcıya uzanan süreçte müşterideki kalite anlayışına olan etkisinden dolayı satınalmacıların doğru lojistik hizmet sağlayıcısı tercihleri işletmeleri pazarda farklı bir yere konumlandıracaktır.