Lojistikte 5 Temel Rotalama Hatası: Verimliliği Artırmak İçin Neden ‘Akıllı’ Çözümlere İhtiyacınız Var?

Yıllardır lojistik ve taşımacılık sektörünün bir şekilde farklı senaryolarla da olsa içindeyim. Kıyısından köşesinden birçok detayı ve yapılanları izliyorum. Türkiye’nin hızlı ilerleme kaydettiği bir alan. Gözlemlerimin en başında ne yazık ki sektörün temel bazı konularda yatırım yapmaktan çekiniyor olması geliyor. Diğer taraftan, öyle ya da böyle yaşanan daha birçok başka sıkıntı var ama bence işletmelere en çok para, zaman ve kaynak kaybettiren bir sorun var ki burası hala tam anlamı ile çözülmüş değil! Routing ya da türkçesi ile Rotalama hataları! Önce bu tanımı lojistik sektörü için kısaca açalım. Rotalama (Routing), bir veya daha fazla aracın en verimli güzergahı takip ederek belirli noktalar arasında hareketini planlama sürecidir. Bu konu bir ürün, mal sevkiyatından, satış ekiplerinin müşteri ziyaretlerinin planlanmasına kadar geniş bir yelpazede işletmenin operasyonel problemlerinden biridir.

İşte tam da bu alan, şirketlerin farkında olmadan milyonlarca lira kaybetmesine ve verimsiz çalışmasına neden oluyor. Bu alanda rotalamayı GPS / araç takip sistemi boyutuna indirgeyenlerden en çok duyduğumuz, “GPS’im var, rotamı çiziyorum, sorun yok” cümleleri işletmelerin ilerlemesinin önündeki en temel engellerden birini oluşturuyor. Bu alandaki teknoloji ve gelişim çizgisini bu alana indirgeyen yapılar durumun farkında değiller. Oysa gerçek çok daha karmaşık.

Bu yazıda, firmaların rotalama süreçlerinde yaptığı en kritik 5 temel hatayı ve bunların nasıl akıllı optimizasyonlarla çözülebileceğini paylaşacağım. Bu hataların her biri, operasyonel maliyetlerinizi artırırken müşteri memnuniyetinizi de düşürüyor. Ancak doğru teknolojik çözümlerle bu sorunların üstesinden gelmek mümkün.

1. Hata: Sabit Rotalarla Çalışmak (Trafik, Hava Durumu ve Zamanı Göz Ardı Etmek)

Birçok şirket, rotalarını tarihsel verilere dayanarak oluşturuyor. Oysa İstanbul’da sabah 08.00’de işe yarayan bir rota, öğlen 13.00’te tam bir kabusa dönüşebilir. Örneklersem, bir perakende zinciri, zaman çizgisinde değişien verimlilikteki aynı rotayı 6 ay boyunca kullanınca, araçlar trafikte ortalama 2 saat daha fazla zaman harcamış olursa, sonuç; yakıt maliyetlerinin %15 arttışı olur. Müşteri memnuniyetinin düşmesini denkleme eklemedim bile. Örnekleri detaylandırısam;

• Kargo firması, sabah rotalarını akşam trafiğine göre planladığı için araçlar şehir içinde gereksiz yere dolaşmak zorunda kalabilir.
• Bir servis sağlayıcı, hava durumunu dikkate almadığı için yağmurlu günlerde teslimatlarını zamanında tamamlayamayabilir.

Peki, bu sorun nasıl çözülür? Gerçek zamanlı veri analizi ve dinamik rotalama teknolojilerinin devreye girmesi gerekiyor.

• Gerçek zamanlı dinamik rotalama yazılımları, trafik kazaları, hava durumu ve yol çalışmalarını anlık analiz ederek alternatif güzergahlar sunar.
• Yapay zeka, geçmiş verileri inceleyip “en riskli saatleri” öngörerek proaktif önlem almanızı sağlar.

2. Hata: Çok Duraklı Rotalarda ‘En Kısa Mesafe’ Tuzağına Düşmek

“En kısa yol en verimli yoldur” mantığı, lojistikte en büyük yanılgılardan biridir. Dağıtım firmasının, teslimat noktalarını harita üzerinde en kısa mesafeye göre sıraladığını durumlarda bazı noktalarda araç yük kapasitesilerinin aşıldığı, bazılarında ise bekleme sürelerinin maliyeti artırdığına çok kez şahit oldum. Bunun gibi örnekleri sıralarsam; Bir içecek dağıtım şirketinin, marketlerin yoğun olduğu saatleri dikkate almadığı için araçlarını boşta beklemek zorunda kaldığını, bir beyaz eşya firmasının, montaj sürelerini hesaplamadığı için günlük teslimat sayısını %20 azaltmak zorunda kaldığını gördük.Bu tür sorunlar, çok parametreli optimizasyon algoritmaları ile aşılabilir.

• Çok duraklı optimizasyon algoritmaları, sadece mesafeyi değil; araç kapasitesi, teslimat zaman pencereleri ve sürücü dinlenme sürelerini hesaba katar.
• Akıllı sıralama ile 20 duraklı bir rotada bile %30’a varan yakıt tasarrufu sağlanabilir.

3. Hata: Sürücü Deneyimini Göz Ardı Etmek

Rotaları sadece bilgisayar ekranından planlamak, sahada neler olup bittiğini anlamaya yetmez. Bir soğuk zincir taşımacılık firmasının, rotaları ofiste planlaması park yeri bulunmayan bazı bölgelerde teslimatları ciddi oranda geciktirebilir. Dolayısı ile çalışanların saha verilerini almak da çok önemlidir. Örneğin motorlu kuryelerin yoğun trafikte navigasyon cihazlarını kullanmakta zorlandığını fark etmeyen, ya da inşaat malzemesi dağıtan şirketin, araç yüksekliğini dikkate almadığı ya da şoförlerini dinlemediği için köprü altlarında sıkışma yaşayan şirketler önemli bir parayı, zamanı çöpe atmakta.  Sürücülerin sahada yaşadığı sorunları çözmek için iki yönlü iletişim ve mobil entegrasyon şart.

• Mobil uygulamalarla anlız sürücü geri bildirimi alarak rotaları güncellemek,
• Sürücü davranış analizi ile hangi güzergahların daha verimli olduğunu öğrenmek ve bunları sisteme entegre etmek çözüm sağlar.

4. Hata: Acil Durum Planı Olmaması

Bir kaza, yol kapanması veya ani bir müşteri talebi olduğunda, alternatifsiz kalan şirketler de üzülerek söylüyorum, büyük zarara uğruyor. Black Friday / Muhteşem Cuma dönemlerinden rotaları esnek olmayan bir yapının ekstra talebi karşılayamadığı için müşteri kazandığını zannederken müşteri kaybettiğini gördüm. Ya da artan eczane taleplerini karşılamayan dağıtım şirketinin müşterisini rakibe kaptırdığına üzülerek tanık oldum. Bu vakalar için acil durumlara hazırlıklı olmak için otomatik yedekleme sistemleri ve esnek planlama gerekiyor. Şirketiniz için seçeceğiniz sistemler buna uygun olmalı. Basitçe söylersekk;

• Acil durum modu olan sistemler, anında B Planı devreye alır.
• Yedek araç ve sürücü atama otomasyonu ile operasyonlar kesintisiz sürer.

5. Hata: Raporlama ve Analiz Eksikliği

Gelelim sonuncusuna! Aslında bunu özellikle sadece kişilerin eski tecrübelere dayanarak rota planladığı yapılarda çok sıklıkla duyuyorum! “Rotamız iyi gidiyor” Bu eski çalışma şekilleri ile rotalarını “geleneklere göre” ayarlayan bir teknoloji ürünleri dağıtan şirketin verilerini incelendiğimizde, bazı araçların her gün %20 daha fazla km yaptığı ortaya çıktığinı görmek tüm yönetim için şaşırtıcı olmuştu. Hatta bir tekstil firmasında , rotalarını analiz etmediği için aynı bölgeye birden fazla aracın gittiğini fark etmediklerini gösterdiğimizde oldukça hayrete düşmüşlerdi. Dolayısı ile veriye dayalı kararlar almak için detaylı raporlama ve yapay zeka destekli analizler şart.

• Detaylı performans raporları ile hangi rotaların kârlı, hangilerinin maliyetli olduğunu görmek için ideal veri sunar.
• Yapay zeka destekli öneriler ile sürekli iyileştirme yapmak işin olmaz ise olmazıdır.

Rotalama, lojistiğin, dağıtımı olan tüm şirketlerin ve hatta sahada satış personellerinin her gün müşteri ziyaretleri yaptığı işletmelerin kalbi. Burada yapılacak küçük bir optimizasyon bile, büyük tasarruflar getirir. Eğer siz de “Neden araçlarım hep geç kalıyor?”, “Yakıt maliyetlerim neden düşmüyor?” diye soruyorsanız, belki de çözüm geleneksel yöntemleri bırakıp akıllı sistemlere geçmektedir ve bunun da vakti gelmiştir. Benzer sorunları yaşıyorsanız, bana her zaman yazabilirsiniz. Çünkü doğru rotalar, sadece yolu değil, kârınızı da kısaltır.

Yorumlarınızı bekliyorum!

Olgar ATASEVEN

Girişimci, İş İnsanı, Yazar, Konuşmacı

olgar.ataseven@profesia.com.tr