Sağlık İşletmelerinde Overstocking

Kadir HANÇER

Bir işletmenin, özellikle sağlık hizmetleri gibi tedarik zincirlerinde, ihtiyaç duyulandan fazla ürün depolaması durumunu ifade eder. Bu durum, genellikle envanter yönetimi stratejilerinin verimli bir şekilde uygulanmaması sonucunda ortaya çıkar ve birçok olumsuz sonuca yol açabilir. Özellikle medikal ürünler gibi zamanla bozulabilen, son kullanma tarihi olan ve sınırlı raf ömrüne sahip ürünler söz konusu olduğunda aşırı stok tutmanın zararları daha belirgin hale gelir.

Overstocking’in Sağlık Sektöründeki Etkileri

• Finansal Zorluklar:

Stokta bulunan ürünlerin depolama maliyetleri artar. Depolama alanı, enerji, personel giderleri ve diğer lojistik masraflar, fazla stok nedeniyle gereksiz yere yüksek olur. Sağlık kuruluşları bütçelerini etkin bir şekilde yönetmek için ihtiyaç duyduğundan fazla ürün satın alarak, sermayelerini verimsiz bir şekilde bağlamış olurlar. Bu da finansal zorluklara yol açabilir.

• Son Kullanma Tarihi ve İskontolar:

Medikal ürünlerin büyük çoğunluğu, belirli bir son kullanma tarihi ile gelir. Aşırı stok, bu ürünlerin son kullanma tarihlerinin geçmesine ve dolayısıyla israfın artmasına neden olabilir. İskontolu satılması gereken ürünler için sağlık hizmeti sağlayıcıları, bu ürünleri son kullanma tarihi gelmeden önce satmak zorunda kalabilir. Ancak, belirli tıbbi ürünler bazen iskonto fiyatlarla bile satılamayabilir ve bu da finansal kayıplara yol açar.

• İsraf ve Çevresel Etkiler:

Aşırı stoklanan ürünlerin kullanılamaz hale gelmesi israfa yol açar. Özellikle medikal ürünlerin atılması, çevresel açıdan da olumsuz sonuçlar doğurur. Atıkların bertarafı, sağlık kurumlarına ek maliyetler getirir ve çevreye zarar verir.

• Stok Yönetimi Zorlukları:

Aşırı stok envanterin takip edilmesini zorlaştırabilir. Stok seviyelerinin aşırı yüksek olması, doğru ürünün doğru zamanda bulunamaması gibi sorunlara yol açabilir. Bu durum, sağlık kuruluşlarının operasyonel verimliliğini düşürebilir. Stok yerleşim düzeni ve ürünlerin erişilebilirliği de etkilenebilir, çünkü çok fazla ürün bir arada bulunduruluyorsa, envanterin kontrolü daha karmaşık hale gelir.

• Düşük İşlem Hızı ve Tedarikçi İlişkileri:

Aşırı stok tutmak, tedarikçilere de olumsuz bir mesaj verebilir. Tedarikçiler, bir sağlık kurumunun stoklarını *gereğinden fazla* tutmaya devam ettiğini gördüklerinde, gelecekteki siparişlerde *tedarik zinciri esnekliği* konusunda kaygı duyabilirler. Gecikmeli ödemeler veya büyük siparişlerin düşük talep nedeniyle birikmesi, sağlık kuruluşlarının tedarikçileriyle olan ilişkilerini bozabilir.

Aşırı Stokun Sebepleri

• Yanlış İhtiyaç Tahmini:

Sağlık kuruluşları, genellikle talep tahmininde yanlışlıklar yapabilir. Aşırı talep tahmini yapılması durumunda, fazla ürün sipariş edilebilir.

• Tedarik Zinciri Zorlukları:

Sağlık kuruluşları, tedarikçilerin teslimat sürelerinde yaşanacak aksaklıklara karşı temkinli davranarak fazla ürün depolamaya eğilim gösterebilirler. Ayrıca, bazı medikal ürünlerde, belirli dönemlerde bulunabilirlik sorunları yaşanabilir. Bu da sağlık kuruluşlarının fazla stok tutmalarına sebep olabilir.

• Birim Fiyatı Düşürme Çabası:

Bazen, sağlık kuruluşları *toplu alımlar* yaparak birim maliyetleri düşürmeyi hedefler. Ancak, bu durum ürünlerin ihtiyacın çok üzerinde bir stok seviyesine ulaşmasına neden olabilir.

• Tedarikçi İlişkileri ve Satın Alma Süreçleri:

Tedarikçilerle yapılan sözleşmeler veya satın alma süreçleri, aşırı stok tutmayı teşvik edebilir. Örneğin, tedarikçi belirli bir miktarı almadan fiyat indirimi sağlamayabilir, bu da sağlık kuruluşlarını fazla stok almaya yönlendirebilir.

Aşırı Stokun Önlenmesi için Stratejiler

• Daha Doğru İhtiyaç Tahmini:

Sağlık kuruluşları, talep tahminlerini iyileştirmek için daha *gelişmiş veri analitiği araçları* ve yazılımlarını kullanabilirler. *Yapay zeka* ve *makine öğrenimi* gibi teknolojiler, doğru tahmin yapmada büyük yardımcı olabilir. Geçmiş talep verileri, mevsimsel hastalıklar ve demografik değişiklikler dikkate alınarak tahminler yapılabilir.

• Envanter Yönetim Sistemlerinin Geliştirilmesi:

Otomatik envanter takip sistemler kullanarak, ürünlerin tam olarak ne zaman tükendiği ve ne zaman sipariş edilmesi gerektiği anlık olarak izlenebilir. Just-in-time (JIT) envanter yönetimi gibi stratejiler, stok seviyelerinin sürekli olarak optimize edilmesini sağlar. Bu sayede yalnızca gerçekten ihtiyaç duyulan ürünler temin edilir.

• Yüksek Talep Ürünlerinin İzlenmesi:

Talep dalgalanmaları* göz önünde bulundurularak, daha esnek ve dinamik bir tedarik zinciri planlaması yapılabilir. Bu, acil durumlar veya salgınlar gibi beklenmedik durumlarda tedarik zincirinin hızla adapte olmasına olanak tanır

• Yıllık Tedarikçi Sözleşmeleri:

Sağlık kuruluşları, tedarikçilerle *daha esnek ve şartlara uygun sözleşmeler* yapabilirler. Bu, gerektiğinde talep artışlarına hızlıca yanıt verilebilmesini sağlar ve aşırı stoklamayı engeller.

• Eğitim ve Farkındalık:

Sağlık kurumlarının envanter yönetimi ekiplerine, stok seviyelerini etkili bir şekilde yönetme konusunda eğitim verilmesi, gereksiz stok tutmayı engelleyebilir

Sağlık Kurumlarında Aşırı Stok (Overstocking) Önleme Stratejileri

Sağlık kurumlarında aşırı stokun önlenmesi için doğru ihtiyaç tahmini çok önemlidir. İhtiyaç tahmini yapılırken aşağıdaki faktörler göz önünde bulundurulmalıdır:

–Geçmiş Veri Analizi: Sağlık kuruluşları, geçmiş yıllara ait talep verilerini kullanarak, belirli dönemlerde hangi ürünlere daha fazla ihtiyaç duyulduğunu analiz edebilirler. Örneğin, kış aylarında grip ve soğuk algınlığı ilaçlarına olan talep artabilir.

–Envanter Yenileme Eşik Değerleri: Sağlık kuruluşları, her ürün için yenileme seviyeleri belirleyebilir. Bu seviyeler, minimum stok seviyeleridir ve bu seviyenin altına düşüldüğünde yeni sipariş verilir. Böylece fazla ürün depolama yerine yalnızca gerekli ürünler temin edilir.

–Stok Yenileme ve Güncelleme: Stok seviyeleri ve ürün çeşitliliği düzenli aralıklarla gözden geçirilmelidir. Yeni tedavi yöntemlerine, ilaçlara ve tıbbi cihazlara yönelik güncellemelerle, ihtiyaçlar doğrultusunda envanterde güncellemeler yapılmalıdır.

–Mevsimsel Trendler: Öksürük, grip, alerji gibi mevsimsel hastalıklar, belirli zamanlarda talep artışı yaratabilir. Bu yüzden mevsimsel değişiklikler dikkate alınarak tahminler yapılmalıdır.

–Pandemi ve Kriz Durumları: Son dönemdelerde yaşanan pandemi gibi sağlık krizleri, büyük değişimlere neden olabilir. Sağlık kuruluşlarının bu tür acil durumlar için de tahmin yapabilecek esneklikleri olmalıdır.

–Esnek Sipariş Verme: Sağlık kurumları, tedarikçileriyle esnek sözleşmeler yaparak, ihtiyaç duyduklarında hızlıca tedarik alabilirler. Yıllık sipariş taahhütleri yerine, daha küçük ve sık siparişler verilebilir.

–Yedek Tedarikçiler ve Alternatif Dağıtım Yolları: Kriz dönemlerinde, ürün tedarikinde yaşanacak aksaklıkları önlemek için yedek tedarikçilerle anlaşmalar yapılabilir ve alternatif dağıtım kanalları oluşturulabilir.

–Tedarikçi ile Hızlı İletişim: Bir tedarikçinin ürün tedariği konusunda sorun yaşaması durumunda, hızlıca alternatif yollar bulunabilir. Ayrıca, tedarikçilerle sürekli iletişimde olarak, stok seviyelerinin sürekli izlenmesi sağlanabilir.

–Eğitim ve Farkındalık: : Sağlık kuruluşlarında personel eğitimi envanter yönetiminin etkin bir şekilde yapılabilmesi için çok önemlidir.

–Envanter Yönetimi Eğitimi: Sağlık çalışanları, envanter yönetimi, stok izleme ve düzenleme süreçlerinde eğitim almalıdır. Bu, yanlış ürün alımını ve gereksiz stok birikmesini engeller.

–Farkındalık Yaratma: Aşırı stokun sağlık hizmetleri üzerindeki olumsuz etkileri konusunda personel farkındalığı artırılmalıdır. Hem maliyetlerin artırılması hem de ürün israfının önlenmesi konusunda bilinçli bir yaklaşım sağlanmalıdır.

Sonuç olarak aşırı stok (overstocking), sağlık hizmetlerinde verimsizliğe, mali kayıplara ve çevresel zararlara yol açabilir. Bu nedenle, doğru ihtiyaç tahminleri, etkin envanter yönetimi ve tedarikçi ilişkileri ile aşırı stoklama riskleri minimize edilebilir. Sağlık kurumlarında aşırı stokun önlenmesi doğru tahmin, etkin envanter yönetimi, güçlü tedarikçi ilişkileri ve teknolojik çözümlerle mümkün olabilir. Bu süreçlerin bir arada çalışması, hem sağlık hizmetlerinin sürdürülebilirliğini sağlar hem de maliyetleri azaltarak kaynakların daha verimli kullanılmasına olanak tanır.

Kadir HANÇER