Sağlık Sektöründe Kanban Stok Sistem Yönetimi

Kadir HANÇER

Kanban Stok Sistemi, Japonca kökenli bir terim olup, “görsel işaret” veya “sinyal kartı” anlamına gelir. Bu sistem, üretim ve stok yönetim süreçlerinde, tedarik zincirindeki malzeme akışını izlemek ve yönetmek için kullanılan bir yöntemdir. Kanban, stok seviyelerinin kontrol edilmesi ve yeniden sipariş verme süreçlerini optimize etmek için görsel sinyallerin (genellikle kartlar veya etiketler) kullanılması prensibine dayanır. Sağlık sektöründe, Kanban sistemi, tıbbi malzeme, ilaç ve sarf malzemeleri gibi kaynakların tedarik ve dağıtımını etkin şekilde yönetmek için kullanılabilir. Bu yöntem, hastanelerde, kliniklerde ve sağlık kuruluşlarında stok düzeylerini izlemek, gereksiz stok birikimini engellemek ve stok tükenmesini önlemek için büyük fayda sağlar.

Kanban Stok Sistemi Nasıl Çalışır?

• Stok Seviye Belirleme

İlk olarak, her ürün veya malzeme için belirli bir stok seviyesi tanımlanır. Bu seviyeler, genellikle minimum ve maksimum seviyeler olarak belirlenir.

• Görsel Sinyaller (Kanban Kartları)

Her bir malzeme veya ürün, bir Kanban kartı ile ilişkilendirilir. Bu kartlar, stok seviyeleri düşük olduğunda yeni sipariş verilmesi gerektiğini belirten bir işaret işlevi görür. Kart, genellikle ürünün adı, miktarı, sipariş edilen ürünlerin miktarı ve tedarikçi bilgileri gibi temel bilgileri içerir.

• Stok Düşüşü ve Kart Aktarımı

Stok seviyesi, belirlenen minimum seviyeye indiğinde kanban kartı sistem tarafından kullanılabilir. Kart, malzeme depolarına veya tedarikçilere gönderilir ve yeni sipariş için bir tetikleyici olur. Bu sayede, malzeme tedarik zincirine yeniden eklenir.

• Yeni Sipariş ve Yeniden Stoklama

Yeni ürünler tedarik edildiğinde, kanban kartı depo veya stok izleme sistemi tarafından kabul edilir ve ürünlerin sayısı tekrar uygun seviyeye getirilir.

• Görsel Takip

Bu sistemin en önemli yönlerinden biri görsel sinyal kullanımının basitliği ve etkinliğidir. Kanban kartları, çalışanların stok seviyelerini hızlı bir şekilde değerlendirmelerini sağlar ve eksiklik durumunda harekete geçmelerini sağlar.

Kanban Sisteminin Sağlık Lojistiğindeki Avantajları

• Stokların Azaltılması ve Optimizasyonu

Kanban sistemi, sağlık kurumlarında gereksiz stok birikimini engeller. Stok seviyeleri düzenli olarak kontrol edilerek sadece ihtiyaç duyulan ürünler temin edilir. Bu da hastanelerin depolama alanlarını verimli kullanmalarını sağlar.

• Stok Tükenmesinin Önlenmesi

Kanban sistemi, özellikle acil durumlar veya yoğun tedavi süreçleri gibi kritik anlarda, gereken malzemelerin zamanında temin edilmesini sağlar. Bu sayede stok tükenmesi riski azalır, ve hastaların tedavisinde aksamalar yaşanmaz.

• Hızlı Replenishment (Yeniden Sipariş)

Kanban sistemi, sağlık kurumlarının malzemeleri otomatik olarak yeniden sipariş etmelerini sağlar. Sistem, stoklar azaldığında otomatik olarak tedarikçi ile iletişime geçer ve yeni malzemelerin temin edilmesini başlatır. Bu, özellikle ilk yardım malzemeleri, cerrahi ekipmanlar ve ilaçlar gibi kritik malzemelerde önemlidir.

• Daha İyi İzlenebilirlik

Her bir malzeme veya ilaç için Kanban kartları kullanıldığı için, hangi ürünlerin hangi seviyede olduğunu, hangi ürünlerin temin edilmesi gerektiğini ve hangi ürünlerin tüketildiğini izlemek oldukça kolaylaşır. Bu sayede sağlık hizmetleri sağlayıcıları, malzeme yönetimini etkin bir şekilde kontrol edebilir.

• Azalan İş Yükü ve Hata Oranı

Sağlık lojistiğinde stok seviyelerinin manuel olarak izlenmesi zaman alıcı ve hataya açıktır. Kanban sistemi, manuel hata risklerini azaltır ve stok kontrolü sürecini daha hızlı ve güvenilir hale getirir. Ayrıca, sağlık çalışanlarının malzeme temini konusunda yaşadıkları iş yükünü hafifletir.

• Tedarik Zinciri Şeffaflığı

Kanban sistemi, tedarik zincirinin her aşamasında şeffaflık sağlar. Hangi malzemelerin ne zaman, hangi miktarda ve hangi tedarikçi tarafından temin edileceği konusunda bilgi sahibi olmak, sağlık kurumlarının etkili bir şekilde planlama yapmalarına olanak tanır.

Kanban Sistemi Sağlık Sektöründe Nasıl Uygulanabilir?

• İlaçlar ve Tıbbi Malzemeler İçin Kullanım

Kanban sistemi, özellikle hastanelerde ilaç yönetimi için oldukça etkili olabilir. Her ilaç için belirli bir stok seviyesi belirlenebilir ve ilaçlar tükendiğinde Kanban kartı otomatik olarak bir sipariş başlatır.

• Cerrahi Ekipman Yönetimi

Kanban, cerrahi ekipmanların yönetiminde de faydalı olabilir. Örneğin, cerrahi eldivenler, maske veya surgical instruments gibi malzemeler, Kanban kartlarıyla düzenli olarak izlenebilir ve ihtiyaç anında hızlı bir şekilde temin edilebilir.

• Acil Durum Malzemeleri

Acil servislerde kullanılan malzemelerin doğru zaman ve miktarda temin edilmesi için Kanban sistemi oldukça önemlidir. Acil müdahale gerektiren durumlarda, gerekli malzemelerin eksik olmaması, hastaların hızlı bir şekilde tedavi edilmesi için kritik öneme sahiptir.

• Sterilizasyon ve Dezenfeksiyon

Kanban sistemi, özellikle sterilizasyon süreçlerinde de etkili olabilir. Yeniden kullanılabilir tıbbi malzemeler için, her bir cihazın sterilizasyon işlemi tamamlandıktan sonra yeniden kullanılabilir hale getirilmesi sağlanır. Bu süreçlerdeki stoklar da Kanban kartlarıyla takip edilir.

Kanban Sisteminin Zorlukları

İlk Yatırım ve Eğitim: Kanban sisteminin etkili bir şekilde uygulanabilmesi için sağlık kurumlarının bazı yatırımlar yapması ve personelin bu sistem hakkında eğitim alması gerekir.

Dönemsel Değişiklikler: Sağlık sektöründeki bazı malzemeler, dönemsel dalgalanmalara veya acil taleplere dayanabilir. Bu durum, Kanban sisteminin esnekliğini sınırlandırabilir.

Hızlı Tedarik Gereksinimi: Kanban, özellikle tedarik zincirinde aksaklık yaşanabileceği durumlarda zorluk yaratabilir. Hızlı bir şekilde malzeme temin edilmesi gerektiğinde, tedarik sürecindeki aksaklıklar sorun oluşturabilir.

Sonuç olarak kanban stok sistemi, sağlık lojistiğinde etkin stok yönetimini sağlamak, hastaların güvenliğini korumak ve kaynakları verimli kullanmak için çok faydalı bir yöntemdir. Bu sistem, hastanelerde, kliniklerde ve diğer sağlık kuruluşlarında, malzeme ve ilaçların doğru miktarda ve zamanında temin edilmesini sağlayarak, operasyonel verimliliği artırır ve hasta tedavisinde aksamaları engeller. Kanban sistemi, özellikle hızlı reaksiyon gerektiren durumlar ve acil müdahale gereksinimleri için kritik bir öneme sahiptir.

Kadir HANÇER