Satın alma analizlerinin amacı, satın alma ekiplerinin güvenebilecekleri verilerle bilinçli kararlar almalarını sağlayan bir kaynak yaratmaktır. Verilerin güvenilir olmadığı durumlarda, yapılan isabetsiz analizlere bağlı olarak maliyetli hatalar ortaya çıkabilir. Bu durum “kötü veri girişi, kötü veri çıkışı” olarak tarif edilmektedir.
E-satınalma sistemleri üzerinden alım-satım süreçlerini yürütmek, doğru verilere anlık olarak ulaşma anlamında şirketler için büyük bir avantaj sağlamaktadır.
Güvenilir ve şeffaf verilere erişmek tüm satın alma ve tedarik organizasyonlarının ortak hedefidir. Ancak unutulmamalıdır ki, her organizasyonun kendine özgü kaynakları, ihtiyaçları ve hedefe ulaşırken karşılaştığı zorluklar vardır.
Satın alma analizi yaparken ihtiyaçlarınızın karmaşıklığını dört temel boyutta değerlendirebilirsiniz.
Bağlantılar
Tedarik organizasyonunuzun içinden ve dışından birden fazla veri kaynağını bir araya getirmeniz gerekiyor mu?
Uyarlanabilirlik
Satın alma stratejiniz, ekibinizin kaynak bulma süreçlerine, şirket kültürüne, organizasyon yapısına ve iş akışlarına uyabilir mi?
Şeffaflık
Harcamaların nasıl organize edildiğini görmeniz ve anlamanız mı gerekiyor? Verilere güvenebilir misiniz?
Hız
Güncel analizlere ne sıklıkla ihtiyaç duyuyorsunuz ve bu analiz şirket bünyesinde ne kadar aktif olarak kullanılıyor?
Satın alma analizi için veri toplarken, farklı kaynaklar arasında çok fazla bağlantıya ve analiz sürecinde yüksek düzeyde şeffaflığa ihtiyacınız yoksa, tek seferlik basit bir analizle başlayabilirsiniz.
Daha karmaşık bir satın alma organizasyonunuz veya geniş bir tedarikçi ağınız varsa, bunun sonucu olarak düzenli güncellenen verilere ihtiyaç duyuyorsanız, e-satınalmaya geçiş yapmak size analiz noktasında büyük yarar sağlayacaktır.
Satın Almada Veri Kaynakları
Satın alma ve tedarikte veri kaynakları; “dahili veri kaynakları” ve “harici veri kaynakları” olarak ikiye ayrılır.
Dahili veri kaynakları, kurumsal uygulamalarda barındırılır veya oluşturulur. İşletmelerin kurumsal planlama sistemleri (ERP’ler) veya muhasebe yazılımı gibi birden fazla operasyonel veri tabanı kullanması yaygındır. Satın alma analizleri yapılırken, doğrudan tedarikçiler veya farklı iş birimleri tarafından sağlanan veriler kullanılabildiği gibi, diğer şirket içi mali kayıtlardan da yararlanılabilir.
Harici veri kaynakları, şirketlerin kendi finansal veri tabanları dışından gelen veri kaynaklarıdır. Bunlar, internette kolayca bulunabilen tedarikçi firma bilgileri, emtia fiyatları veya para birimleri gibi halka açık bilgiler olabilir. Harici veri kaynakları ayrıca tedarikçi endüstri kodları, kredi derecelendirmeleri veya tedarikçi risk profilleri gibi üçüncü taraf tescilli kaynakları da içerir.
Geçmişte, satın alma analizinin güvenirliliği büyük oranda, harici veri kaynaklarını kullanma becerisiyle sınırlıydı. Günümüzde e-satınalma ve e-ihale portalları tarafından sunulan altyapı, tedarik verilerinin daha otomatik, daha hızlı ve daha esnek şekilde kullanılmasına olanak tanıyor.
