Satın Alma & Müşteri Satış Temsilcisi İlişkileri
Cavit SOY
Satın alma uzmanlarını şuna çok dikkat etmeli: Müşteri temsilcileri de işlerini yapmaya çalışıyorlar, saygı duymak ve onlara zaman ayırıp dinlemek lazım.
Biri satın alan, diğeri satan taraf. Satın almacı için zaman kısıtlı ve değerli. Acil talepler var ve yetişmesi gerekiyor. Ama araya müşteri temsilcileri ile görüşmeleri sıkıştırmak gerekiyor. Bunun için belirli bir zaman aralığı veya günün bir kısmı ayrılabilir.
Tam bir konu üzerinde yoğunlaşmış ve nadir bulunan bir malzemeyi araştırırken o sırada çalan bir temsilcinin telefonuyla aradığımı bulduğum çok olmuştur. Veya bir teklifi onaylamak üzereyken ziyarete gelen bir temsilciden de teklif isteyip daha uyguna anlaştığım da. Müşteri temsilcileri ile görüşmek satın alma uzmanına yeni fırsatlar, yeni ürünler, uygun fiyatlar demektir. İster telefonla, ister fuarda, kendi işyerinde veya onun işyerinde fark etmez, görüşmek, ikili ilişkileri geliştirmek önemlidir.
Bu konuyu neden açtım? Satış temsilcilerinden biri bir gün bana bir mesaj gönderdi. Satış temsilcisi olarak satınalmacılardan talepleri olduğunu hissettim. Biraz gönül kırgınlığı ve serzeniş de vardı mesajında.” Satın almacılardan randevu alamıyoruz, bizi de tedarik zincirine katsa fena olmaz mı? Belki de ona kaliteli ürünü uygun fiyata sunacağız veya çözüm ortağı olacağız” diyordu. Bir de şu soruları soruyordu: “Fazla tedarikçinin ne zararı var, tedarikçi bolluğu firma için bir kazanç değil midir?”, “Acaba diğer tedarikçi ile hediye ilişkisi mi var, benim çok uygun teklifimi dikkate bile almıyor?”
Evet temsilcim çok haklısın. Satın almacılar eski veya yeni tüm temsilcilere mümkün olduğunca randevu vermeli. Bu buluşmaların karşılarına ne gibi fırsatlar çıkaracağını tahmin bile edemezler. Daha iyi kalite, daha iyi fiyat, daha uzun vade ve daha erken termin gibi birçok fırsat belki de bir yerlerde sizi bekliyordur.
Ama bu konularda satın almacıların da satış temsilcilerinden istekleri olabilir. Mesela aşırı sıklıkta aranma, adeta rahatsız edilme, teklifi aldıktan sonra sonucu için sıkıştırma, gönül koyma, ilişkiyi kesme, bir daha teklif vermeme, randevusuz ve zamansız gelip çok uzun süre meşgul etme, ısrarla mevcut tedarikçiden vazgeçirmeye çalışma gibi hareketler hiç uygun değil.
Satın almacı elbette yeni firmalarla tanışmak ve tedarikçi sayısını artırıp alternatifleri çoğaltmayı arzular ama bu mevcut tedarikçiyi 3 kuruş için bırakma manasına gelmemeli. Kendinizi mevcut tedarikçi yerine koyarak empati yapabilirsiniz… Her satın almacı anlaştığı, uzun yıllar çalıştığı, hiçbir sorun yaşamadığı, satış sonrası hizmetlerinden memnun kaldığı tedarikçiyle yıllar boyu devam etmek ister. Her yeni tedarikçi peşin alım, kalitesiz ürün, gecikme gibi riskleri içinde barındırabilir. Bazen de firmanın tedarik zincirine katılmak için çok uygun fiyat verip sonra artıranlar da olabilir. Satın almacıların bu riskleri alması için gerçekten ikna olması gerekir.
Tabi satış temsilcilerinin meziyetleri ön plana çıkar bu aşamada. Pazarladıklarını ürünü çok iyi bilmeleri, karşı tarafın ihtiyacını çok iyi tespit etmeleri, alternatif önerilerinin olması, güven vermeleri gibi. Tabi satın almacının da asgari düzeyde bilgisi olmalı.
Diğer bir husus da teknik bilgi isteyen özel ürünler de satın almacının onay aşamasında devreye girme konusu var bir de. Bu tip ürünler de seçimi firmanın mühendis ekibi yapıp karar verdiğinden satış temsilcilerinin öncelikle onlarla görüşmesi yerinde olur. Seçim yapıldıktan sonra satın almacı teklifle ilgili fiyat, indirim, termin gibi konuları inceleyip kararını verir.
Ben mi ne yapıyorum? Öncelikle hediye tekliflerine kapalıyım. Onu açık ve net olarak belirtmek isterim. Tamamen çalıştığım firmanın menfaatlerini gözetirim. Güven çok önemlidir benim için. Güvenimi kazanmış firmalarla yıllarca çalışmak isterim. Kolay kolay alıştığım firmayı değiştirmem. Gelen her faturayı kontrol ederim. Bir kereden fazla kandırılmam söz konu olmaz çünkü son on yılın tüm fiyat hareketlerine ulaşabilecek e-posta, Excel, ERP ve dosya arşivim vardır. Satış temsilcilerine kendilerini ve ürünlerini tanıtmaları için fırsat vermeye çalışırım. Vaktim ölçüsünde gelen taleplere evet derim. Özellikle teknik destek alabilir miyim? Satış sonrası hizmetleri ne durumdadır? Sorularına cevap ararım. Laf aramızda bazı satış temsilcilerinin hipnoz eğitimi aldıklarını düşünmüyor değilim. Çok etkiliyorlar ama tabi ben pek yemiyorum. Ben de sonuçta anti hipnoz eğitimi aldım yani hayat tecrübesi denebilir. Uygun dille hayır demesini biliyorum.
Ben de zaman zaman eski ve yeni tedarikçileri ziyaret ederim. Sektörümle ilgili toplantı, seminer, eğitim, fuar, dernek toplantısı gibi etkinliklere katılmaya ve tedarikçi ağımı genişletmeye çalışırım. Diğer satın almacı arkadaşlarla iletişim halinde olmaya ve tecrübelerinden yararlanmaya çalışırım.
Tahammül edemediğim husus temsilcilerin beni aşıp direkt patronla görüşmeleri, onunla pazarlık edip tepeden işi bağlamaya çalışmalarıdır. Tam tersi de olabilir. Patron size danışmadan tanıdığı bir tedarikçiye siparişi verebilir. Her iki durum da kurumsallığa gölge düşüren çabalardır.
Hayatta her şeyi tecrübe etmek gerekir. Denemeden anlayamazsınız bazı şeyleri. Deneyin belki denemeye değerdir. Tabi işin sonunda hayal kırıklığına uğramak da var ama kazık yemeden de tecrübe edinilmiyor hayatta. Standart ürünlerde ise Amerika’yı yeniden keşfetmeye gerek yok diyebilirsiniz. Son söz; Çocukken “yemezsen büyüyemezsin” dedikleri kazıkmış meğer. 😊
Cavit SOY
