Satın Alma Sürecinde Toplam Kalite Yönetimi

Zafer URFALIOĞLU

Satınalma Dergisi’nin kıymetli okurları, yazıma geçmeden önce, Kurban Bayramınızı kutlar, sevdiklerinizle birlikte iyi bayramlar dilerim.

Bir şeyler satın alıyor olmak için illa eğitim ya da herhangi bir yetkinlik şartı aranmaz, hatta konuşma yetisi ya da okur yazar olmak da önemli değildir.

Çünkü daha eline hiç para geçmemiş, paranın ne olduğunu bile bilmeyen el kadar çocuklar süt elde edebilmek için bağırması, çikolata yemek için ise şirinlik yapması gerektiğini bilir ve uygular. Her istediğini de elde eder.

Satın almak elde etmek ise bu tamam ama…

Keyfe keder, zevk için bir şeyleri satın alıyor olmakla bir amaç uğruna satın alma yapmak, hele ki bu amaç para kazanmaksa bambaşkadır.

Beklenen kaliteyi, ucuz fiyata, az masrafla, gerektiği kadarıyla ve istenen yerde, tam da olması gereken zamanda sağlıyor olmak bu işin idealidir.

Ve idealler hayal ürünüdür.

Ama yine de arzu edilen bir ideale yaklaşmak başarıdır. Bu nedenle zaman zaman bir takım kayıpları da göze almak gerekir.

Özetle Satın Alma Yönetimi aslında bir kâr zarar dengesi yönetimidir. Tıpkı ip üstünde bisiklete binmek gibi.

İşte tam da bu yüzden her satınalmacı bir Kalite Yöneticisidir.

Satın Almacılar, görevleri gereği dahil oldukları işletmelerin bünyesine giren her hammadde, yarı mamul, yedek parça, hizmet, ambalaj ve sarf malzemesi, hatta kırtasiye ya da temizlik malzemesinin kalitesinde söz sahibidirler.

Bu yüzden iddia ediyorum ki; şirketlerde Toplam Kalite Yönetimi farkındalığının en yüksek olması gereken birimlerden biridir Satın Alma Birimi.

Çünkü; Tedarikçi Seçiminin Kalitesi : Kalite Sistemleri, tedarikçi seçiminde öncelikle kalite kriterlerinin belirlenmesini şart koşar. Bu nedenle “Tedarikçi Değerlendirme ve Onay mekanizmaları kalite odaklı bir Satınalma Sürecinin olmazsa olmazlarındandır.” Ayrıca müzakere masasında sadece fiyat değil, kalite, güvenilirlik ve sertifikasyon gibi faktörler de değerlendirilir.

Çünkü; Girdi Kalitesi ve Nihai Ürün Kalitesi : Kalitesi belirlenmemiş / tanımlanmamış hammadde veya yarı mamul alınması, nihai ürünün de kalitesine belirsizlik olarak etki edecektir. Bu nedenle Kalite Sistemleri satın alınan girdilerin kalite kontrol testlerinden geçirilmesini öngörür. “Satın alma birimi, kalite birimi ile işbirliği içinde çalışarak uygunluk kontrolü yapar.”

Çünkü; Dokümantasyon ve İzlenebilirlik : Kalite Sistemleri, her satın alma sürecinin belgelenmesini ve izlenebilirliğini ister. “Malzeme Sertifikaları, Tedarikçi Belgeleri, Teslimat Notları gibi belgeler kayıt altına alınır.” Bu nedenle söz konusu belgeler kalite denetimleri sırasında kritik rol oynar.

Çünkü; Süreç Standardizasyonu ve Uyum : Kalite Sistemleri, satın alma süreçlerinin belli standartlara göre yürütülmesini sağlar. “Süreçlerin yazılı Prosedürler ve Talimatlarla yürütülmesi, hataların azaltılmasını sağlar.” Satın alma süreci, iç denetim ve dış denetimlerde kontrol edilen alanlardan biridir.

Çünkü; Tedarikçi Performansının İzlenmesi : Kalite sistemleri, tedarikçilerin belli aralıklarla değerlendirilmesini ve performanslarının izlenmesini gerektirir. “Teslim süresi, Ürün kalitesi, Hizmet kalitesi gibi kriterlerle tedarikçi performansı puanlanır.” Düşük performans gösteren tedarikçilere karşı Düzeltici Faaliyetler (DF) başlatılabilir.

Çünkü; Sürekli İyileştirme : Kalite sistemlerinin temel ilkelerinden biri de sürekli iyileştirme dir. “Satın alma süreçleri de bu ilke kapsamında düzenli olarak gözden geçirilir, iyileştirme fırsatları araştırılır.” Tedarikçilerle yapılan kalite toplantıları, iyileştirme projeleri bu bağlamda örnek gösterilebilir.

Bu “Çünküler” için sizin kafanızdaki soru ne bilmiyorum ama cevap kesinlikle; Kalite!

Zafer URFALIOĞLU