Satın Alma Süreçlerinde AI ve İnsan Uzmanlığı: Mükemmel Denge Yakalanır mı?
Olgar ATASEVEN
Gün geçmiyor ki bir ükeden yapay zeka ile ilgili bir haber duymayalım. Hayatımıza Yapay Zeka’nın (Artificial Intelligence – AI) girmesi ile herkesin kafasında farklı sorular var. Bazılarımız bu gelişimlere gayet distopik bir bakış açısı ile bakarken, bazılarımız daha rahat bir bakış açısı ile AI’yı nasıl hayatımıza katacağımıza ve nasıl katma değer sağlayacağımıza odaklanmış durumda. Ben olumlu bakanlardanım. Konuya, şirketlerin AI’ı nasıl kullanacağı gibi dipsiz bir kuyudan bakmaktansa çerçevemizi kısıtlayarak, satın almada tutacağız. AI’nın satın alma kanadında da rolü gittikçe artıyor. PWC’nin raporuna göre, ABD’deki şirketlerin %73’ü yapay zekayı iş süreçlerinin en az bir alanında kullanmaya başladı bile. Ancak, AI’ın sunduğu bu yenilikçi imkanlar, bir soruyu da beraberinde getiriyor: “AI, satın alma uzmanlarının yerini alacak mı?”
Cevap, hem evet hem hayır. AI, kesinlikle işlerimizi kolaylaştırıyor ve süreçleri hızlandırıyor. Ancak, insan yaratıcılığı, stratejik düşünme ve ilişki yönetimi gibi alanlarda hala rakipsiz. AI ve insan uzmanlığı arasında nasıl bir denge kurulabilir? Şimdi gelin AI’ın avantajlarını ve sınırlarını ve satın alma uzmanlarının bu süreçte nasıl öne çıkabileceğine gelin bakalım.
AI’ın Satın Alma Süreçlerindeki Rolü
Satın alma departmanları sanıldığı gibi sadece satın alma yapıp işi bitirmiyor. Arka planda yürümesi gereken belirli işlerin, analizlerin de yükü süreç olarak bu departmanların üzerinde. Bu anlamda AI, satın alma dünyası için bir önemli bir katma değer sağlayabilecek gibi duruyor. Peki, tam olarak nasıl?
- Rutin İşlerin Otomasyonu
AI, fatura işleme, veri girişi ve sözleşme yönetimi gibi tekrarlayan görevleri otomatikleştirerek, değerli bir zamanı kazandırabiliyor. Artık bu işler için saatler harcamak yerine, daha stratejik konulara odaklanabilme şansı artıyor. - Veri Analizi ve Tahmin Yetenekleri
AI, büyük veri kümelerini analiz ederek piyasa eğilimlerini, tedarikçi performansını ve riskleri değerlendirmede departmanın önemli bir asistanı olabilir. Bu departman yöneticileri, daha bilinçli kararlar alabilir ve riskleri önceden görebilir. - İletişim ve Belge Yönetimi
Yapay zeka tabanlı bir dil modeli araçları, rapor hazırlama, e-posta yazma ve hatta tedarikçilerle iletişim kurma gibi süreçlerde doğru kullanıldığında hatta kendi şirketinize göre eğitildiğinde ciddi bir destek unsuru olabilir. Kritik konu işletmenin kendi dil modelini eğitmesidir. Departmanlar hem zaman kazanır hem de hata oranları azalır.
AI’ın Sınırları: Neleri Yapamaz?
Hepinizin olmasa bile bazılarınızın aklından “insanın yaptıklarını yapamaz” diye geçirdiğini en azından bunu temenni ettiğini düşünüyorum. AI, kesinlikle güçlü bir araç, gittikçe güçleniyor ancak şimdilik her şeyi yapamaz diyerek sizleri rahatlatayım. İşte satın alma açısından AI’ın satın alma süreçlerindeki beş temel sınır ve size bazı ipuçları:
- Bağlamsal Yorum Eksikliği
AI, insanlar gibi karmaşık durumları ve kültürel farklılıkları anlamakta zorlanır. Örneğin, bir tedarikçiyle yapılan görüşmedeki ince detayları veya piyasadaki ani değişiklikleri tam olarak kavrayamayabilir.
İpucu: AI’a net talimatlar verin ve süreç boyunca bağlam sağlayın. Bu, AI’ın daha doğru sonuçlar üretmesine yardımcı olacaktır. - Geçmiş Verilere Bağımlılık
AI, gerçek zamanlı verilere erişemez ve genellikle geçmiş verilere dayanır. Ancak, piyasa koşulları hızla değişebilir ve bu da AI’ın tahminlerini güncel olmayan bilgilere dayandırmasına neden olabilir.
İpucu: AI’ın sunduğu analizleri, güncel piyasa araştırmalarıyla destekleyin. - Etik ve Önyargı Sorunları
AI, geçmiş verilerdeki önyargıları tekrarlayabilir. Bu, tedarikçi seçiminde veya müzakerelerde adaletsiz sonuçlara yol açabilir.
İpucu: AI sistemlerini düzenli olarak denetleyin ve çeşitli perspektifler ekleyerek önyargıları en aza indirin. - Tedarikçi İlişkilerini Anlama Eksikliği
AI, duygusal zeka ve empatiden yoksundur. Tedarikçilerle kurulan güven ilişkileri, insanların özverisi ve anlayışıyla gelişir. AI, bu ilişkileri yönetmekte yetersiz kalabilir.
İpucu: AI’ı tedarikçi ilişkilerinizi desteklemek için kullanın, ancak ilişki yönetimini tamamen AI’a bırakmayın. - Yasal Uyumluluk Zorlukları
Yasal düzenlemeler karmaşık ve sürekli değişen bir alandır. AI, bu düzenlemeleri insanlar kadar derinlemesine anlayamaz ve yanlış yönlendirmelere neden olabilir.
İpucu: Yasal uyumluluk süreçlerinde mutlaka insan denetimini sağlayın.
Başında da söylediğim gibi işletmenize ait bir öğrenim süreci, datalar ve dokümanlarla desteklendiğinde daha rahat ve daha az riskli bir süreç işleyecektir. Peki madalyonun diğer yüzünde durum ne?
İnsan Yaratıcılığının Satın Almadaki Yeri
AI’ın sunduğu teknolojik imkanlar ne kadar korkutucu ya da büyüleyici olursa olsun, satın alma süreçlerinde insan yaratıcılığı ve duygusal zekasının yerini hiçbir makine şimdilik dolduramıyor. Çünkü satın alma, yalnızca veri analizi ve süreç optimizasyonundan ibaret değil; aynı zamanda ilişki yönetimi, stratejik düşünme ve yenilikçi çözümler gerektiren bir sanat. İnsanlar, karmaşık durumlarda esneklik gösterebilir, yaratıcı fikirler üretebilir ve tedarikçilerle kurulan güven ilişkilerini derinleştirebilir. İşte bu nedenle, AI’ın sunduğu teknolojik avantajları insan becerileriyle birleştirdiğimizde, satın alma süreçleri gerçek anlamda dönüşür.
- Duygusal Zeka
Müzakerelerde karşı tarafın ihtiyaçlarını anlamak, farklı iletişim tarzlarına uyum sağlamak ve ilişkileri güçlendirmek, insanların en büyük avantajıdır. - Stratejik Düşünme
AI verileri analiz edebilir, ancak büyük resmi görmek ve uzun vadeli stratejiler geliştirmek insanların işidir. - Yaratıcı Problem Çözme
AI, mevcut verilere dayalı çözümler sunar. Ancak, insanlar sınırları zorlayarak yenilikçi fikirler üretebilir.
AI ve İnsan Uzmanlığını Nasıl Dengeleriz?
AI ve insan uzmanlığını bir araya getirilerek, satın alma süreçlerinde hem verimlilik artırabilir hem de yaratıcılık ön plana çıkarabilir. Ancak bu dengeyi kurmak, yalnızca teknolojiyi kullanmakla değil, aynı zamanda insan yeteneklerini doğru şekilde konumlandırmakla mümkün. AI, rutin işleri otomatikleştirerek zaman kazandırırken, insan unsuru stratejik kararlar alabilir, tedarikçi ilişkilerini güçlendirebilir ve yenilikçi çözümler üretebilir. Peki, bu sinerjiyi nasıl sağlayacağız? Kısa notlarla işte birkaç öneri:
- AI’ı Destekleyici Bir Araç Olarak Görün
AI’ı, insan yeteneklerini tamamlayan bir araç olarak kullanın. Örneğin, AI veri analizi yaparken, siz stratejik kararlar alın. - Ekip Eğitimine Yatırım Yapın
Satın alma ekiplerinizi AI araçlarını etkili kullanmaları için eğitin. Özellikle, AI’a net talimatlar verme (prompt mühendisliği) konusunda becerilerini geliştirin. - Etik ve Adil AI Kullanımını Benimseyin
AI sistemlerini düzenli olarak denetleyin ve önyargıları en aza indirmek için çeşitli veri kümeleri kullanın. - İş Birlikçi Süreçler Tasarlayın
AI’ın rutin işleri yapmasına izin verirken, insanların yaratıcılık ve ilişki yönetimi gibi alanlara odaklanmasını sağlayın.
AI, satın alma süreçlerinde inanılmaz bir potansiyele sahip. Ancak, insan yaratıcılığı, stratejik düşünme ve duygusal zeka olmadan, bu potansiyel tam anlamıyla gerçekleşemez. AI’ı bir rakip olarak değil, bir müttefik olarak görerek, satın alma süreçlerinizi daha verimli ve etkili hale getirebilirsiniz. Unutmayın, AI sizin yerinizi alamaz; ancak sizi daha iyi bir satın alma uzmanı yapabilir.
Olgar ATASEVEN
Girişimci, İş İnsanı, Yazar, Konuşmacı
