Satın Almada Duyguların Gücü ve Psikolojik Kontratlar

M.Efsun YÜKSEL TUNÇ

Satın alma süreçleri çoğunlukla teknik, sayısal ve rasyonel olarak görülür. Teklif alınır, analiz edilir, şartlar karşılaştırılır ve en uygun seçenek seçilir. Peki her şey gerçekten bu kadar matematiksel midir?

Gerçekte satın alma, sadece “mal ve hizmet” alımı değildir. Aynı zamanda insan ilişkilerinin görünmez ağlarıyla örülmüş bir güven alanıdır. İşte bu görünmeyen ama belirleyici bağlardan biri de: Psikolojik kontratlardır.

Bu yazıda, satın alma süreçlerinde duyguların, algıların ve güvenin nasıl belirleyici rol oynadığını; tedarikçi ile satın almacı arasındaki görünmeyen bununla birlikte etkili bağları birlikte keşfediyoruz.

Psikolojik kontrat, taraflar arasında resmi olarak yazılmayan fakat karşılıklı beklentilerle oluşan, görünmeyen bir anlaşmadır. Örneğin bir tedarikçi, “bize uzun vadeli sadık kalınacak” hissine sahipse, bu onun zihnindeki psikolojik kontrattır. Ya da bir satın almacı, “teslimat zamanında yapılır, çünkü biz bu firmaya her zaman öncelik tanıdık” diye düşünüyorsa, bu da başka bir psikolojik sözleşmenin parçasıdır. Psikolojik kontratlarda resmiyet yoktur bununla birlikte etkisi gerçektir. İmza atılmaz, bununla birlikte kırıldığında ilişki sarsılır.

Satın alma sürecinde psikolojik kontratlar nelerden oluşur önemli bir detaydır. Birlikte bakalım:

• Sadakat Algısı

“Yıllardır bizden alıyorlar, bu ilişki devam eder” düşüncesi tedarikçi tarafında bir psikolojik güven yaratır. Ancak beklenmedik bir alternatif seçimi bu kontratı ihlal eder gibi algılanabilir.

• Karşılıklı Destek Beklentisi

Kriz anında birlikte çözüm aramak, ihtiyaç dışı zamanlarda bile iletişimde kalmak; psikolojik kontratın yapı taşlarındandır.

• Şeffaflık ve Bilgilendirme

Fiyat değişikliği, termin sapması, kalite sorunlarında açık iletişim beklenir.

Karşı taraf bu açıklığı göremezse, “güven ihlali” hissi oluşur.

• Adalet Duygusu

Eşit koşullarda, benzer taleplere farklı yanıtlar verilmesi “haksızlık” algısı yaratır. Bu da psikolojik kontratın en hassas noktalarından biridir.

Psikolojik kontratlar zaman zaman zarar görür. Ana nedenleri sıralayacak olursak:

• Sürpriz Kararlar: Tedarikçiyle paylaşılmadan yapılan ani strateji değişiklikleri
• Diyaloğun Kesilmesi: Birdenbire azalan iletişim sıklığı
• Tek Taraflı Yorumlama: Sadece kendi tarafımızdan bakarak “onlar anlamıştır” varsayımı
• Sözlerin Eyleme Dönüşmemesi: Verilen sözlerin arkasında durulmaması, beklentiyle çelişen tutumlar

Bir psikolojik kontrat bozulduğunda genellikle sessiz bir kopuş yaşanır. Kimse resmi olarak “bu ilişki bitti” demez, fakat artık güven yoktur. İşte bu kopukluk, satın alma süreçlerinde maliyetlerden çok daha derin kayıplar yaratır: güven, esneklik, hız ve itibar.

Böyle durumlarda güveni tekrar inşa etmek ve satın almada duygusal zekâya dayalı yaklaşımlar sergilemek gerekir. Yapabileceklerimiz:

• Görünmeyeni Görün

İletişimde sadece sözlü değil, sözel olmayan sinyallere de dikkat edin. Ses tonundaki değişim, e-postadaki gecikme, toplantılardaki enerjinin düşmesi — hepsi bir şey anlatır.

• Düzenli Check-in Yapın

Tedarikçiyle sadece sorun çıktığında değil, arada sırada “her şey yolunda mı?” diye sormak, ilişkiyi güçlendirir.

• Şeffaf Paylaşım Kültürü Geliştirin

İleriye dönük planlarınızı açıkça paylaştığınızda, güven duvarı yükselir. Sürpriz kararlar yerini ortak kararlarla şekillenen süreçlere bırakır.

• Krizlerde Yalnız Bırakmayın

Tedarikçi zorlandığında “sorununu çözsün, sonra bakarız” demek yerine, sürece dahil olun. Bu tür davranışlar psikolojik kontratı sağlamlaştırır.

• Teşekkür Etmeyi Unutmayın

Bir iş zamanında ve eksiksiz yapılmışsa, o başarıyı “normal” değil, “kıymetli” olarak görmek gerekir. Güvenin dili sadece kriz anlarında değil, başarı anlarında da konuşulmalıdır.

Kurum olarak da yapabileceklerimiz ve satın alma sürecimizi mükemmelleştirecek önerileri de sıralamak isterim.

• Tedarikçi İlişkileri Eğitimi:

Psikolojik kontratlar ve güven inşası üzerine satın alma ekiplerine özel atölye çalışmaları düzenlenebilir.

• Tedarikçi Memnuniyet Anketleri:

Resmi olmayan ama içgörü sağlayan anketlerle ilişki sıcaklığı ölçülebilir.

• Güven Barometresi:

Her tedarikçiyle yapılan çalışmalarda, ekip içi “güven düzeyi” notlaması yapılarak stratejik risk haritası çıkarılabilir.

Satın alma süreçlerinde duygular sadece “yumuşak faktörler” değildir. Onlar, süreçlerin sert duvarlarını birbirine bağlayan görünmez harçtır. Bir fiyat unutulur, bir tarih geçer… Bununla birlikte kırılmış bir güven, kolay kolay onarılamaz. Çünkü, psikolojik kontratlar, görünmezdir fakat yön verir. Güven ise pazarlığın değil, iş birliğinin temelidir. Ve biz satın almacılar olarak, yalnızca satın alan değil; ilişkiler inşa eden, güveni yöneten ve duygusal zekâyı stratejiye dönüştüren profesyonelleriz.

M.Efsun YÜKSEL TUNÇ

Eğitmen ve Yönetim Danışmanı

Yaşam ve Yönetici Koçu

efsun@indus.com.tr

https://www.linkedin.com/in/efsunyukseltunc/

Instagram @indusefsun