Satın Almanın Anahtarı: Teknik Şartname

Gökhan AKTAŞ

Kamu alımlarında başarı yalnızca fiyat avantajı elde etmekten ibaret değildir. Asıl başarı; ihtiyaca uygun, zamanında ve etkin hizmet veya ürün teminiyle mümkündür. Bu başarının temeli ise çoğu zaman göz ardı edilen, fark edilmeyen ancak en büyük unsur olan; Teknik şartname.

Teknik şartname, yalnızca ihale konusu mal veya hizmetin teknik tanımlarının yer aldığı bir belge değildir. Aynı zamanda alım sürecinin şeffaf, rekabetçi ve ihtiyaç odaklı yürütülmesini sağlayan en önemli ve esas dokümandır. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 12. maddesi uyarınca, teknik şartnamenin alıma ilişkin tüm teknik kriterleri açıkça ortaya koyması gerekir. Ancak uygulamada, bu kriterlerin eksik ya da hatalı hazırlanması durumunda, şartnamenin yalnızca bir belge olmaktan çıkıp süreci kilitleyen bir soruna dönüştüğü görülmektedir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu / Şartnameler

Madde 12- İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin her türlü özelliğini belirten idari ve teknik şartnamelerin idarelerce hazırlanması esastır. Ancak, mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin özelliği nedeniyle idarelerce hazırlanmasının mümkün olmadığının ihale yetkilisi tarafından onaylanması kaydıyla, teknik şartnameler bu Kanun hükümlerine göre hazırlattırılabilir.

İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir. Belirlenecek teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacaktır.

Teknik şartnamelerde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılır. Bu şartnamelerde teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilmeyecektir.

Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde “veya dengi” ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir.

Kamu alımlarında şartnamenin hazırlık süreci, ihale başarısının belirleyicisidir. Doğru yazılmış bir şartname, sadece doğru mal veya hizmetin teminini sağlamaz aynı zamanda rekabet ortamını güçlendirir, ihalenin iptal veya şikâyetle sonuçlanma riskini azaltır, yaşanabilecek belirsizlikleri önceden ortadan kaldırır. Bu sebeple şartname, satın almanın anahtarıdır.

Ancak yanlış veya eksik hazırlanan şartnameler; hem satın alma sürecinde zorluklara hem de kamu kaynaklarının etkin kullanılmamasına neden olur. Örneğin teknik detaylar yeterince net verilmediğinde ya da tezat unsurları içerirse, firmaların sunduğu teklifler arasında kıyaslama yapmak imkânsız hale gelir. Bu durum, değerlendirme komisyonlarının karar sürecini yavaşlatır, itirazlara açık hale getirir ve satın alma süresinin uzamasına neden olur.

Eksik şartnameler, satın alma sürecinde “ne alacağımızı” bilmeden yola çıkmak gibidir. Bu eksiklik sadece zaman ve iş gücü kaybı yaratmakla kalmaz, aynı zamanda yanlış ürünlerin temin edilmesiyle kamu zararına da sebep olabilir. Örneğin bir cihazın teknik özellikleri tam olarak tanımlanmadığında, sözleşme sonrası teslim edilen ürün ihtiyacı karşılamayabilir ve yeniden alım süreçleri başlatmak gerekebilir. Bu da hem bütçeyi hem işleyişi olumsuz etkiler. Kaybedilen zaman ihtiyacın zamanında karşılanmasına mani olurken sürecin kalitesini düşürür.

Diğer bir sorun, ihtiyaç birimi tarafında bilerek ya da bilmeyerek teknik şartnamenin rekabeti kısıtlayacak şekilde hazırlanmasıdır. Şartnamede yer alan marka, model veya menşei belirten ifadeler, sadece bir firmaya ait özelliklere atıfta bulunmak 4734 sayılı Kanun’un 5. maddesinde yer alan “eşit muamele ve rekabet” ilkelerine aykırıdır. Kamu İhale Kurulu da bu yöndeki uygulamaları sıklıkla iptal gerekçesi olarak değerlendirmektedir.

Peki, teknik şartname yalnızca rekabet ve şeffaflık için mi önemlidir? Hayır. Aynı zamanda satın alma sürecinde görev alan ekiplerin iş yükünü doğrudan etkileyen, sürecin her aşamasında yol gösterici olan bir belgedir. Şartname net değilse, firmaların sordukları sorular artar, açıklayıcı zeyilnameler gerekir, değerlendirme süresi uzar. Tüm bunlar satın alma ekipleri için ek iş yükü anlamına gelir. Diğer bir ifadeyle, iyi hazırlanmış bir şartname sadece alımı değil, satın almayı yapanları da korur.

Teknik şartname yalnızca “nasıl alalım?” sorusuna değil, “neden böyle alıyoruz?” sorusuna da cevap veren bir kararın yazılı beyanıdır. Bu yaklaşım, sadece mevcut ihtiyacı karşılamakla kalmaz; aynı zamanda stratejik planlama, kamu kaynaklarının etkin kullanımı ve kamu hizmetinin sürdürülebilirliği açısından uzun vadeli bir vizyonu da yansıtır.

Bu nedenle teknik şartname hazırlama süreci, sadece teknik personelin değil; ihtiyaç birimlerinin ve gerektiğinde dış uzmanların da katkısıyla ortak bir çabayla yürütülmelidir. Piyasa araştırmasına dayalı kriterler belirlenmeli, önceki satın alma deneyimlerinden ders çıkarılmalı, ihtiyaç sahibi birimin katkısıyla gereksiz veya abartılı taleplerden kaçınılmalıdır. Çünkü doğru teknik şartname, sürecin değil, sonucun da kalitesini garanti altına alır.

İhtiyaç birimleri, teknik şartname sürecinin en önemli paydaşlarındandır. Çünkü ürün ya da hizmeti fiilen kullanan birimler olarak, ihtiyaçlarını en doğru tanımlayabilecek olanlar onlardır. Bu nedenle şartname hazırlığında ihtiyaçlarını açık ve ölçülebilir şekilde tanımlamaları, benzer alımlardan elde edilen deneyim ve geri bildirimleri dikkate almaları, piyasa koşullarına hâkim olmaları büyük önem taşır. Ayrıca geçmiş yıllara ait şartnameleri aynen kopyalamak yerine, her alıma özgü, güncel ve rekabeti kısıtlamayan tanımlar yapmaları gerekir. Bu yaklaşım, hem doğru ürün alımını hem de satın alma sürecinin sağlıklı işlemesini sağlar.

Satın alma alanında etik davranışın ve kamu yararının teminatı olan teknik şartnameler, sadece teknik bir belge değil; idarenin vizyonunu, disiplinini ve sorumluluğunu da ortaya koyan stratejik dokümanlardır.

Sizce kurumunuzda hazırlanan teknik şartnameler, kamu yararını ve rekabeti gözeten bir stratejiyle mi ele alınıyor; yoksa hâlâ geçmişten kopyalanan kalıplarla mı ilerleniyor?

Gökhan AKTAŞ
T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI

Bakırköy Dr.Sadi Konuk Eğitim Araştırma Hastanesi

İdari Ve Mali İşler Müdür Yardımcısı

gokhan.aktas@saglik.gov.tr