SATINALMA SÜRECİNİN ANAHTAR DOKÜMANI: TEKNİK ŞARTNAME

           GİRİŞ

Özel sektör işletmeleri büyüdükçe ya da gerçekleştirdikleri alımların tutarları artıkça, tedarik birimi kurma ve alım sürecine ilişkin dokümanlar oluşturmaya gereksinim duyulmaktadır. İnsanların kendilerine ait olmayan kaynaklarla yaptıkları harcamaları düzenleme isteği ve satınalma sürecinde kaynakları verimli kullanma arzusu, anılan gereksinim üzerinde etkisi bulunmaktadır. Bu yazımızda satınalma sürecinin en önemli dokümanlarından biri olan teknik şartnameleri değerlendireceğiz.

Alınacak malın ya da hizmetin teknik kriterleri ve özelliklerinin, teknik şartnamede düzenlenmesi esastır. Teknik kriterler ve özelliklerin, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlaması gerektiği konusunda görüş birliği bulunmaktadır. Ayrıca teknik şartnamelerin, işletmelerin ihtiyacını karşılayacak mal ya da hizmeti temin etmesini sağlayacak şekilde düzenlenmesi gerekmektedir. İşletmelerce yapılacak büyük ihalelerde teknik şartnamenin rekabeti engelleyici hususlar içermemesi ve fırsat eşitliğini sağlaması da ihalelere katılımın artırılması için önemlidir.

İhalelere ve teknik şartnamelere ilişkin olarak hepimizin gördüğü bir karikatür vardır. Basit bir salıncak ihtiyacının farklı birimlerin müdahalesi ile nasıl temin edilemediği anlatır. Pek çok işletme de, böyle bir sonuçla karşılaşmamak için teknik şartname hazırlamadan güven duyulan bir marka ve modelin belirtilerek tekliflerin toplanmasına yönelik uygulamalar ya da eğilimler yaygındır. Bunun bir taraftan teknik şartname hazırlama ihtiyacını ortadan kaldırdığı diğer taraftan işletmenin güven duyduğu bir ürünün temin edilmesini sağladığı ve istenilmeyen sürprizlerle karşılaşılma olasılığını ortadan kaldırdığı kabul edilmektedir. Küçük ölçekli alımlarda bu görüşlerin kısmen doğru boyutu bulunmakla birlikte alımların miktarı artıkça bu yaklaşımın benimsenmesi alımlarda olumsuz gelişmelere neden olabilir.

Pek çok görüşüne ihtiyatla yaklaştığımız Drucker’ın Yeni Gerçekler kitabında yer alan “Siyasi sloganların, siyasi gerçeklikten daha uzun ömürlü olduğuna” ilişkin görüşünü bazı markalar içinde kabul edebiliriz. Son yıllarda pek çok yeni firma alanın köklü markaları kadar iyi ürünler üretmesine karşın “markalara güven duygusu” eski firmalara teknik yeterliliklerinden daha uzun süreli avantajlar sağlamaktadır.

          Teknik Şartnameye Yönelik Olarak Kamu İhale Mevzuatında Yer Alan Düzenlemeler

          Teknik şartname hazırlanmasına ilişkin temel düzenleme, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 12’nci maddesi ve uygulama yönetmeliklerinin “teknik şartname” başlıklı maddelerinde yer almaktadır. Teknik şartnamelerin idareler tarafından hazırlanması esastır. Ancak idare tarafından teknik şartnamenin hazırlanamaması durumunda, danışmanlık hizmet sunucularına teknik şartname hazırlattırılabilir. 4734 sayılı Kanun’un 11’inci maddesinde, “ihale konusu işin danışmanlık hizmetlerini yapan yüklenicilerin bu işin ihalesine katılamayacakları” hüküm altına alınmıştır. Teknik şartnameyi hazırlayan danışmanlık hizmet sunucusu hazırladıkları şartnamenin ihalesine teklif veremez.

Kamu ihale mevzuatında,  teknik şartnamede belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemeyeceği ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemeyeceği hüküm altına alınmıştır. Ancak ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmadığı veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmadığı hallerde, “veya dengi” ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir. Kamu İhale Kurulu 30/4/2007 tarihli ve 2007/UM.Z-1478 sayılı uyuşmazlık kararında, teknik şartnamedeki “Araç ve Üst Yapı İthal Menşeli olacaktır.” şeklindeki düzenlemenin mevzuata aykırı olduğuna karar vermiştir.Teknik şartnamede, ihale nesnel değerlendirme yapmayı zorlaştıracak “Teklif edilen mal, komisyonca beğenilmelidir.” ya da “Teklif edilen mal çok kaliteli olacaktır.” gibi ifadelerden kaçınılmalıdır.

          Teknik Şartnamenin Hazırlanmasında Dikkat Edilecek Hususlar

Teknik şartnamedeki düzenlemelerin, tekliflerin değerlendirilmesi ve sözleşmenin uygulanması aşamasında tereddüt oluşturmayacak şekilde açık olması gerekir. Teknik şartnamede birbiriyle çelişen düzenlemeler yapılmamalıdır. Satınalmanın birden çok mal/hizmet kalemini içermesi halinde teknik özelliklerinin bir karışıklığa meydan vermeyecek şekilde teknik şartnamenin hazırlanması gerekmektedir. Alım konusu malların/hizmetlerin her birinin teknik özelliklerinin teknik şartnamenin ayrı bir bölümünde düzenlenmesi uygun olacaktır.

          Teknik şartnamenin hazırlanması sırasında aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi sorunların azaltılmasına katkı sağlayacaktır:

1. a) Teknik şartname anlaşılır bir Türkçe ile yazılmalı ve kısa cümleler kullanılmalıdır. Anlamayı güçleştirecek uzun cümlelerden kaçınılmalıdır. Noktalama kurallarına özen gösterilmelidir.
2. b) Teknik şartnamedeki düzenlemeler maddeler halinde yapılmalı; numaralı maddeleme tercih edilmelidir.
3. c) Teknik şartnamenin her sayfası numaralandırılmalı ve son sayfada şartnamenin kaç sayfadan oluştuğu belirtilmelidir.

ç) Teknik şartnamede, ihale nesnel değerlendirme yapmayı zorlaştıracak “Teklif edilen mal, komisyonca beğenilmelidir.” ya da “Teklif edilen mal çok kaliteli olacaktır.” gibi ifadelerden kaçınılmalıdır.

1. d) Teknik şartnamede kısaltma ve semboller kullanılmış ise bu sembol ve kısaltmaların anlamları ve tanımlarının liste halinde verilmesi yararlı olacaktır.
2. e) Teknik şartnamenin hazırlanması sırasında alım konusu mallar ya da hizmetlerle ilgili sektör incelenmeli ve işletmenin ihtiyacını karşılayacak şekilde doküman oluşturulmalıdır.
3. f) Teknik şartnamede, alım konusu malın ambalajlanması ve etiketlenmesi ile kullanım kılavuzuna yönelik düzenleme yapılabilir. Teknik şartnameyi hazırlayan personel tarafından alım konusu malın ambalajlanması ve etiketlenmesine ilişkin bir düzenleme bulunup bulunmadığı incelenmelidir. Konuya ilişkin bir mevzuat var ise bu düzenleme esas alınmalıdır.
4. g) Teknik şartnamede, alım konusu malın montajına yönelik düzenleme yapılabilir. Teknik şartnamede montaj yapılacak cihazlar ve montaj yerine ilişkin bilgiler bulunmalıdır.

ğ) Alım konusu mal veya malların satış sonrası servisi ile yedek parçasının sağlanmasına yönelik düzenleme, teknik şartnamede yapılabilir. Satış sonrası servise yönelik düzenlemede konuya ilişkin mevzuat göz önünde bulundurulmalıdır.

1. h) Teknik şartname tamamlandıktan sonra düzenlemeler ve ifadeler mutlaka kontrol edilmelidir. Şartnameyi hazırlayan personel dışında konuya ilişkin uzman personel var ise bu personel tarafından şartnamenin incelenmesi eksiklik veya hataların azaltılması açısından yararlı olabilir.

ı) Özel imalat süreci gerektiren mal alımı ihalelerinde, deney-analiz-kalibrasyon laboratuvarları veya muayene kuruluşları tarafından üretimin veya malın kontrolünün yapılması, sözleşmenin yürütülmesi aşamasında yerine getirilecek bir yükümlülük olarak teknik şartnamede düzenlenebilir.

1. i) Özel imalat süreci gerektiren mal alımı ihalelerinde, sözleşmenin uygulanması aşamasında yüklenici tarafından öncelikle malın prototipinin idareye sunulması ve bu prototipin kabulünden sonra üretiminin yapılmasına yönelik teknik şartnamede düzenleme yapılabilir.

Sonuç

          Teknik şartname, satınalma sürecinin anahtar dokümanıdır. Bir işletmedeki birimlerin ya da çalışanların farklı taleplerini karşılayacak bir doküman oluşturma zorlu bir çalışma sürecini gerektirir. Teknik şartnamenin hazırlanması sürecinde farklı birimler arasında işbirliği ve eşgüdüm sağlanmalıdır. Çatışma çıkmaması için şartnamede birbiriyle çelişen düzenlemelere yer verilmemelidir. Teknik şartnameler, her şeyden önce işletmenin ihtiyacını karşılayacak ürünün temin edilmesini sağlamalıdır. Uzlaşma sonucunda herkesi mutsuz edecek ve ihtiyaçların verimli şekilde sağlanmasını engelleyecek bir doküman oluşturma yerine bazılarının taleplerini sağlamayan ancak kurumsal ihtiyaçları karşılayan bir dokümanla yola çıkılmalıdır.

İşletmenin ihtiyaçlarını doğru tespit etmek ve bu ihtiyacın karşılanması için ayrılan mali kaynağı da dikkate alarak ön yargılarımızdan sıyrılarak şartnameyi hazırlamaya başlamak çözüme atılacak en önemli ilk adımdır. Ahmet Hamdi Tanpınar’ın Saatleri Ayarlama Enstitüsü romanındaki bir cümlesiyle yazımızı bitirelim: “Hayatta uğradığımız bütün güçlükler az çok kafamıza gelen ilk fikirlerden bir türlü silkinip çıkamayışımız yüzünde değil midir?”

KAYNAKÇA

BÜBER, Bülent, Yerel Yönetimler İçin Mal Alımı İhaleleri Kılavuzu, TODAİE, Ankara, 2012.

BÜBER, Bülent, Sağlık Sektörü İhale Rehberi, TÜMDEF, Ankara, 2013.

Dr. Bülent Büber

Grup Başkanı Kamu İhale Kurumu