Satınalma Süreçlerinde Doğru Teknik Tanımlamanın Önemi
İlknur BOZKURT
Satınalma Şefi
Satın alma süreçlerinde karşılaşılan en büyük zorluklardan biri, talep edilen malzeme, hizmet veya projenin yeterince detaylandırılmamasıdır. Teknik özelliklerin net belirtilmemesi, kapsamın açık şekilde tanımlanmaması veya doğru hazırlanmış bir teknik şartnamenin bulunmaması, sürecin daha ilk aşamada belirsizliklerle dolmasına yol açar.
Bu durumda teklif verecek firmaların aklında soru işaretleri oluşması son derece doğaldır. Ancak talebi yapan birim işi tam olarak anlatamadığında, satınalmacı da çoğu zaman yetersiz bilgiyle hareket etmek zorunda kalır. Bu durum ise dışarıya, özellikle üretici ve satıcı firmalar karşısında, satınalmacının alacağı malzemeyi tam tanımadığı yönünde olumsuz bir izlenim doğurabilir. Profesyonel olmayan bir satın alma süreci işte böyle başlar; yanlış malzeme teklif edilmesi, yanlış değerlendirme yapılması veya tedarikçinin işi eksik anlaması gibi zincirleme sorunlar ortaya çıkabilir.
Sipariş sonrası yaşanabilecek muhtemel sorunların önemli bir kısmı da yine başlangıçtaki bu bilgi eksikliğinden kaynaklanır. Sipariş mektubunda idari ve teknik şartların açıkça yer almaması, ilerleyen aşamalarda yaşanan problemleri daha da büyütür. Eksik tanımlanmış bir iş, genellikle eksik teslimatlar, yanlış yorumlanan sorumluluklar ve gereksiz zaman kayıpları olarak geri döner.
Buna karşılık, eğer bir şirketin teknik ekibi, talep açan birimleri deneyimli ve güçlü ise, satın alma prosedürleri net şekilde tanımlanmışsa, hangi bilginin nasıl alınacağı ve değerlendirileceği açık biçimde yazılmışsa, o zaman en yeni satınalmacı bile en karmaşık siparişleri rahatlıkla yönetebilir hale gelir. Teknik netlik, süreç disiplininin en kritik parçasıdır.
Böyle bir ortamda satın alma gerçekten keyifli ve geliştirici bir işe dönüşür. Çünkü satınalmacı hem teknik bilgiyi doğru şekilde kullanır, hem tedarikçiyle iletişimi güçlü olur, hem de sürecin her aşamasında emin adımlar atar. Doğru tanımlanmış ihtiyaçlar, doğru teklifler ve hatasız sipariş akışı ile birleştiğinde, satın alma hem şirket için stratejik bir güç haline gelir hem de mesleğini seven satınalmacılar için dünyanın en zevkli işlerinden biri olur.
Talebi yapan ekiplerden beklenen sorumluluklar:
Satın alınacak malzeme/hizmet/projenin teknik detaylarını eksiksiz tanımlamak
Teknik şartname veya kapsam dokümanını hazırlamak
Malzemenin kullanım yeri, teknik gereklilikler, test/kalibrasyon ihtiyaçları, standartlar ve sertifikaları belirtmek
Gerektiğinde tedarikçi sorularını satınalma ile birlikte firmalara teknik açıdan yanıtlamak
Alınan teklifleri teknik açıdan değerlendirmek
Eksik ya da yanlış teklifleri düzelttirerek teknik yönden uygun hale gelecek olan uygun teklif verilmesini sağlamak
Alternatif ürün/hizmet uygunluklarına karar vermek
Bu sorumlulukların eksiksiz yerine getirilmesi, satın alma sürecindeki tüm belirsizlikleri ortadan kaldırır; doğru tanımlanan ihtiyaçlar sayesinde hem tedarikçi hataları önlenir hem de şirketin satın alma kalitesi doğrudan yükselerek rekabet gücü güçlenir.
İlknur BOZKURT
Satınalma Şefi