Satınalmacılar olarak bizler için fatura çok önemli. Teklifleri toplayıp siparişi oluşturduktan sonra irsaliye ile ürünü teslim alıyor, peşinden de faturayı bekliyoruz.
E-Fatura sistemine geçtiğimizden beri faturalar sistemden ekranımıza düşüyor. Ancak hala bazı firmalarımız tasarımı tam oturtamadılar. Çok farklı bilgiler içeren faturalara rastlıyoruz. Bu da yeterli bilgiye ulaşamayan satınalmacılar olarak bizlerin boşuna zaman kaybetmemize yol açıyor. Fatura dizaynlarının ortak bir formata ulaşması gerekiyor. Hem firmaların kendi iç işleyişleri hem de karşı tarafın işini kolaylaştırmak adına bu konu çok önemli.
Diğer bir hususta bazı firmaların faturayı çok önceden göndermeleri. Bazen fatura geldikten bir hafta sonra ürünün geldiği oluyor. Açık olarak söylemek gerekirse böyle bir uygulamanın tedarikçilerimiz tarafından yapılmaması gerekir. İrsaliye ile ürünün teslim edildiği bilgisi geldikten sonra faturası gelmeli.
Bizler satınalmacılar olarak, ürünün siparişinden sonra faturaları da kontrol edip muhasebeye veya yöneticilerimize iletmekle görevliyiz. Tarih, ürün, adet, miktar, fiyat, ödeme koşulu gibi faturada yer verilen alanların onayladığımız teklifle uyumunu kontrol etmek görevlerimiz arasında.
Bir faturada olması gereken alanlar;
- Alıcı ve satıcı firmalara ait isim, adres, telefon, e-posta, vergi dairesi, vergi numarası, mersis no, ticaret sicil no bilgilerini içeren kısım (E-posta adresi firmanın gerecekten takip ettiği ve kullandığı e-posta adresi olmalı)
- Fatura tipi, sıra ve seri numarası, numarası, tarih bilgilerini içeren kısım (Bu kısımda İrsaliye no ve numarası, sipariş no, sipariş tarihi, siparişi veren ve varsa proje kodu ve ismi de yer almalı)
- Malzeme/hizmet numarası, açıklaması, miktarı, birim fiyatı, iskonto oranı ve tutarı, kdv oranı ve tutarı, toplam tutar ve ödenecek tutarın yer aldığı kısım (Mal/hizmet açıklması ürünün kodunu ve adını, ayrıca ne olduğu bilgisi, Türkçesi mutlaka yazılmalı, sadece kod yazılması yeterli değil bence)
Bu örnekte görüldüğü gibi faturada yazan ürünün ne olduğunu anlamak için uzman olmak gerekiyor. Halbuki Gefran Solid State Relay (Röle) yazılabilirdi.
4 .Ödeme günü, gecikmede uygulanacak vade farkı oranı ve banka bilgilerinin yer aldığı kısım (Güncel döviz kuru bilgilerine, müşteri koduna yer verilmeli)
İrsaliyeli fatura veya irsaliye yerine de geçen fatura kullanan firmaların bundan vazgeçmelerini istiyorum. Fatura ile malzeme geldiği zaman üzerinde fiyat ta yazıldığı için görevli/görevsiz, ilgili/ilgisiz herkes ürünün fiyatını da görmüş oluyor ve yorum yapmaya başlıyorlar. Hâlbuki fiyat konusu hassas bir konudur ve kimleri ilgilendiriyorsa onların görmesi uygundur. Eminim fiyatın görüldüğü fatura ile malzeme gönderen firma da fiyatlarının başkaları tarafından hele de diğer müşterileri tarafından görülmesini istemeyecektir. Çünkü firmalar şartlara göre değişiklik gösterecek şekilde her firmaya aynı ürün için farklı fiyat teklifi yapabilirler.
Önemli bir tartışmalı husus ta faturalarda yer alan döviz kurları ile ilgili. Her firma farklı bir kurla işlem yapmak istemekte bu da ödeme zamanı geldiğinde kafa karıştırmaktadır.
Ödemelerde herkesin ortak olarak Merkez Bankası kurlarını esas alması ile bu konu çözülebilir.
Fatura üzerinde mal ve hizmet açıklaması alanında maalesef ortak teknik bir dil kullanmaya ve standarda henüz kavuşamadık. Aynı ürün her firma tarafından farklı adlarla yazılabiliyor. Bu da dijital ortamda stok takibi konusunda sıkıntılara yol açıyor.
E-arşiv faturalar sisteme düşmediği için mutlaka doğru e-posta adresine zamanında gönderilmeli.
Özetle fatura üzerindeki her bilgi önemlidir. Her detayın faturada yer alması gereklidir. Fatura gönderildiği zaman karşı firmanın aklındaki tüm sorular cevap bulabilmelidir.
Cavit SOY
