Atilla Yıldıztekin
Lojistik Yönetim Danışmanı
Dünya tarihi yüz yıllar süren ham taş devrinden başlayıp, yontma taşa, cilalı taşa, maden devirlerine ve son dönemlerde daha kısa süreli motor devrine, atom devrine, bilgi devrine ulaşan dönemlerden geçmiştir. 20. yüzyıl biterken 21. yüzyılın hangi isimle anılacağına dair düşünce kuruluşlarının çalışmaları sonucunda, yeni yüzyılın değişim devri olarak anılması gündeme gelmiştir.
Doğrudur, durdurulamaz bir değişim içinde yaşıyoruz. Her şey çok hızlı değişmekte, iş yapma şekillerimiz, üretim tarzımız, tükettiğimiz ürünler, iletişim şeklimiz, ilişkilerimiz, çevremiz, kullandığımız araçlar düşüncelerimiz hızla değişmektedir. Değişimin bize öğrettiği şey şudur; değişime ayak uyduramazsanız varlığınızı sürdüremezsiniz. Geride kalırsınız, sistem dışına itilirsiniz, gelişmenizi sürdüremezsiniz, yok olursunuz. Üretim teknolojinizi rakiplerinizin seviyesine çıkartamazsanız rekabette geri kalmak, uzun dönem performanslarınızı kaybetmeniz kaçınılmazdır. Bu tavır bir nehir içinde akıntıya kapılmak gibidi,r yapacak bir şey yoktur ve boğulursunuz.
Değişime ayak uydurmak ikinci alternatiftir. Günümüzde bilgiye ulaşmak o kadar kolay hale gelmiştir ki; konusu ne olursa olsun çevrenizdeki değişiklikleri izlemek, model almak ve uygulamak mümkündür. Çevrenizdeki farklı iş yapma şekillerini inceleyip gerek temin, üretim gerekse de satış sistemlerinizi günün koşullarına hızla eşitlemek kolaydır. Böylece rekabet ortamında rakipleriniz ile aynı kulvarda koşmak şansını yakalarsınız. Hızla akan bir nehirde suyun akışına kapılarak giden ve küreklerle yönlenen bir kano gibi düşünebiliriz. Herkes aynı hızla, aynı koşullarda gitmektedir.
Gelişimi yaratan 3. Alternatiftir. Bu da değişimi izlemek değil, değişimi yaratmak olarak tanımlanmaktadır. Değişimi yaratmak için ARGE, inovasyon, modelleme, simülasyon, ürün geliştirme, danışmanlık alma gibi teknikler kullanılır. Değişimi yaratmak diğer yandan farklılığı yaratmak demektir. Ürünlerde, üretimde, pazarlamada, lojistikte farklılık yaratmak pazarda oluşan rekabette öne çıkmak demektir. Tüketiciler benzer ürünlere yöneliyorsa en ucuzunu, farklı ürünlere bakıyorlarsa en farklısını fiyatına bakmadan seçmektedirler. Pazara ilk giren, farklılık yaratan ürün rakipleri ortaya çıkmadan önce daha yüksek kar marjları ile satılabilmektedir. Bu da aynı nehirde motorlu bir tekne ile hareket etmek demektir. Gideceğiniz noktaya sizi rekabet dediğimiz nehir değil kendi gücünüz götürecektir.
Tedarik zincirinin her halkası da bu değişimden payını almaktadır. Değişim devam edecektir. Üretim değişmekte, depolama değişmekte, katma değerli hizmetler değişmekte, dağıtım değişmekte, satış sistemleri değişmekte ve bunların yanında da satın alma şekillerimiz de değişime uğramaktadır. Gelecekte bu değişimde nereye gittiğimizi bilmek için geçmişte neler olduğunu yani nereden geldiğimizi de bilmemiz gerekmektedir.
Satın almada başlangıçtan günümüze ve geleceğe dönük değişimleri şu şekilde değerlendirebiliriz.
Geniş ölçekli üretimin başlamasına kadar geçen zaman ihtiyaçların karşılanması amacıyla yapılan limitli, küçük ölçekli, en yakın noktadan yapılan satın alma şeklinde gerçekleşmiştir. Satın alınan adetler düşük ve malzemeler sınırlıydı. Lokal tüketim için üretim yapılmaktaydı.
Üretimin işletmenin ana fonksiyonunun olması dönemi, gerçek anlamda satın almanın devreye girdiği 1. Faz olarak değerlendirilmektedir. Burada amaç üretim biriminin ihtiyacının karşılanması için satın almanın yapılmasıdır. Artık ihtiyaçlar listeler haline gelmekte ve onaylanma beklemektedir. Satın alma ihtiyacının kısa dönemli, hızlı bir şekilde karşılanmasını hedeflemektedir. Üretime bağlı bir fonksiyon olarak çalışmaktadır ve talebin yaratılması ile başlar. Satışlar yerel veya yakın bölgelere yapılmakta olup, üretim adetleri düşük olduğu için adetler de düşüktür. Doğrudan satın alma yapılmakta her malzemenin nereden alınacağı bilinmekte, malzemelerin taşınması kendi imkanları ile yapılmakta ve dış kaynak kullanılmamaktadır.
Satın almada 2. Faz üretim adetlerinin maliyet avantajı yaratmak amacıyla artması ile devreye girmiştir. Genellikle aile şirketlerinin kurulduğu ve aile fertlerinin yönetimde olduğu bir dönemdir. Satın almanın başında aile fertlerinden biri bulunmaktadır. Üretim için hemen yap hemen sat modeli yerine, yap, stokla ve sat modeli geçerlidir. Proaktif planlama başlamaktadır. İşletmeler orta büyüklüğe ulaşmıştır. Üretim işletmenin temel fonksiyonu haline gelmiş ve satın alma doğrudan üretime bağlanmıştır. Bu noktada hedeflenen üretim maliyetlerinin düşürülmesi ve satın alma fiyatlarının minimize edilmesidir. Ucuz malzeme alımı için toplu alımlar yapılmakta ve pazarlıkta yetkili ve uzman olan elemanlar çalıştırılmaktadır. Satın alma ekibinin hem pazarı hem de malzemeleri bilen kişiler olması aranmaktadır.
3. fazda artık şirketler büyümüş, üst yönetimde aile dışındaki yöneticiler devreye girmiştir. Toplam kalite yönetimine geçilmiş ve firmaların satın alma süreçleri yazılı hale getirilmiştir. Satın almalarda kontratlar ile çalışılması başlamış, satın alma üretim dışında yer almış, üretim için gereken malzemelerin dışında her türlü satın alma bu departman tarafından yapılmaya başlamıştır. Satın alma satış, üretim ve finansın da devreye girmesi ile koordineli bir şekilde yapılmaktadır. Satın almada onay mekanizmaları devreye girmekte ve satın almanın sadece en ucuz fiyatla değil, en ucuz toplam maliyetle ve kabul edilen kalitenin araştırılması ile yapılması planlanmaktadır. Tedarikçiler için portföy oluşturulmasına başlanmış ve yeni tedarikçiler alternatif olarak araştırılmaktadır.
Satın almada 4. fazda üretim ve satış küreselleşmeye başlamıştır. Büyük ölçekli kuruluşlar ortaya çıkmıştır. Satın alma alıcı ve satıcının entegre çalışması, dijital ilişki kurması, uzun dönemli satın alma planlarının hazırlanması, firmalar arasında stratejik iş birliği sözleşmeleri yapılması ile devam etmiştir. Satın alma bütçelerle ve revizyonlarla tüm bölümlerle entegre haline gelmiştir. Lojistik satın alma bölümünün içinde yürütülmektedir. Satıcı ile belli periyotlarla yapılan toplantılarda sorun çözümü yanında iş geliştirilmesi, fırsat yaratılması, süreç iyileştirmeleri de görüşülmektedir. Satın alma bölümünün uzun dönemli stratejileri belirlenmiştir. Özel eğitilmiş ekipler artık satın almayı da küresel olarak takip etmeye başlamışladır.
Satın almada 5. faz bugün içinde olduğumuz dönemdir. Tedarik zincirinin tüm adımlarında satın alma takip edilmektedir. Tedarikçilerle entegrasyon sağlanmış, üreticinin uzun dönemli talepleri ile ilgili bütçeleri tedarikçiler ile paylaşılmakta, ortak bütçe çalışması yapılmakta, taleplerde olacak herhangi bir değişiklik bütçe revizyonları ile anında paylaşılmaktadır. Artık yazılımlar konuşmaktadır. Lojistik hizmetlerde dış kaynak kullanımı yaygınlaşmış ve lojistik şirketler de bu iş birliğinin bir parçası olacak entegrasyona girmiştir. Ölçekler büyüdükçe tedarikçilerle ortaklık çalışması, şirket satın almaları, birleşmeler de görüşülmektedir. Hedef birim maliyeti değil, toplam mal olma maliyetinin minimize edilmesidir. Satın alma bölümü şirket yönetiminde de etkili bir hale gelmiştir. Stokların takibi satın almanın sorumluğuna verilmiş ve minimum stok, daha sık sipariş sistemleri ortaya çıkmıştır.
Gelecek dönemde artık 6. Fazı takip edeceğiz. Değer yaratma kavramı gündeme gelecektir. Sadece finansal değer yaratma değil, tüm tedarik zinciri paydaşları arasında tedarik zincirine artı değer kazandırılması ve bunun paylaşımı konuşulmaya başlayacaktır. Tüm oyuncuların ortak hedefi son kullanıcıdır. Son kullanıcının taleplerinin planlanması, satıcılara daha fazla yakınlaşma ve buna bağlı satın alma yönetimi sağlanacaktır. Satın alma yönetimde en etkili operasyonlardan biri haline gelecektir. Küresel markaların rekabeti müşteriye değer yaratmak ve bu değeri bir rekabet unsuru olarak kullanmak olacaktır. Bu dönemde satın alma şirketleri ortaya çıkacak ve farklı kuruluşların ortak satın almaları devreye alınacaktır.
Değişen bir dünyada değişimden uzak kalmamalıyız. Değişimi taklit etmek de yeterli olmayacaktır. Değişimi, yaratabilen şirketler geleceğin yaşayan şirketleri olacaktır.
Atilla Yıldıztekin
Lojistik Yönetim Danışmanı
