Satınalma işlemlerini yapanlarla ilgili şüphe her zaman, satın alma yaptığı firmadan menfaat sağlaması ile ilgilidir. Bununla ilgili en yaygın denetim ise satın alma personellerini tanıdık veya referansı güçlü kişilerden seçmektir. Bu yolun en büyük eksik tarafı ise dürüstlük ile yetenek her zaman aynı kişide bulunmamaktır. Çok dürüst olarak size gelen personelin yeteneklerini artırmak ise her zaman mümkün olmayabiliyor. Yeteneksiz kişilerin satın almada istihdam edilmesi, üretimi aksatan önemli sebepler arasındadır.
Firmalar büyüdükçe dürüst elamandan daha çok yetenekli personele ihtiyaç duyarlar. Bu nedenle, birçok firma dürüstlüğüne bakmadan, yetenekli personelin peşine düşerler. Fakat etik değerleri olmayan kişilerle uzun bir üretim yolculuğuna çıkmakta büyük bir risktir.
Dürüstlük sadece kişisel bir inancın sonucu oluşmaz. Bazı durumlarda kurulu sistemler sizin dürüst davranmanıza veya davranmamanıza etki ederler. Örneğin Almanya’da yaşayana bir kişi tüm kurallara uyduğu halde, Türkiye’de çok rahat bir şekilde trafik kurallarını ihlal edebilir. Almanya’daki hukuk sistemi onu kurallara uymaya ve dürüst olmaya zorlarken, Türkiye’deki hukuk düzenindeki uyulama sistemindeki eksiklikler dürüst davranmaya zorunlu kılmayabilir.
Dış ülkelerde dürüst davranan satın alma personeli, aynı şekilde Türkiye’deki firmalarda istihdam edildiğinde dürüst davranmayabilir. Bunun en önemli sebebi kişinin içinde bulunduğu sistemdir. Hem ülkede uygulanan hukuk sistemi hem de şirkette uygulanan yönetim sistemi bunun sebebi olabilir. Türkiye’deki hukuk sistemini değiştirmek bir şirketin yönetiminin üstünde bir misyon olur. Ancak kendi yönetim sistemini değiştirerek, sistemsel olarak dürüstlük ilkesine uymayı kendi içinde yaygınlaştırabilir. Böylece işe alım sürecinde yetenekli personeli işe alır, sistem onu dürüst olmaya zorlar.
Satın alma ile satma işlemi karşılıklı olarak yürütülür. Satın almacı, satın alma yaptığında satış yapan diğer firma personelinin o satıştan genel olarak prim aldığını bilir. Türkiye’de genel olarak satış yapan personele, satış yapmakta teşvik etmek için satış üzerinden prim verilir. Aynı şekilde firma sahipleri de satış yaptığı için kar elde eder. Ancak tersine durumda satın alma personeli, hiçbir zaman kendi firmasından teşvik primi almaz. Hatta yaptırdığı indirimlerden bile bir pay almaz. Kendi şirketinde, yılsonunda kardan prim verilmesi durumunda, satın almacı çok indirimli mal satın aldığında, yılsonu karı fazla çıkacağı için alacağı prim bir miktar artabilir. Fakat Türkiye’de yılsonu karından personele prim verilmesi durumu çok yaygın değildir. Ancak satış yapanlara prim verilmesi çok yaygın bir uygulamadır.
Satışçılar her satışta prim alabilirken ve bireysel performansını artırdığında önemli bir kazanç elde edebilir. Satın almacı ise en iyi ihtimal ile yılsonunu bekler. Bireysel performansını artırmanın kendi kazancına çok fazla etkisi olmaz. Bu sorunu hallede bilmenin tekbir yolu vardır. Satın almacı personelin ucuz ürün bulup satın almasını ödüllendirmek.
Satış personelinin primlerini hesaplamak kolaydır. Ancak satın almacının kişisel prim hesaplaması konusunda, Türkiye’deki mevcut şirket yönetim sistemlerinde, henüz bilinen uygulamalar geliştirilmemiştir. Yeni bir sistem olarak ortaya konulacak satın alma teşvik pirimi sistemi, deneyimlenerek uygulamaya konulmalıdır. Bu nedenle prim uygulamasına geçiş aşamaları basamaklandırılmalıdır. Tüm alınan mallarda değil de belirli başlı çok tüketilen mallarda satın alma teşvik primine başlanmalıdır. Uygulama sonuçlarındaki başarıya göre yeni mallarda teşvik listesine eklenmelidir. İlk basamakta, şirketin sürekli aldığı malların bir kısmının nitelik ve nicelikleri belirlenerek satın alma fiyatları belirlenmelidir. Belirlenen fiyatların altında satın alma gerçekleşmesi durumunda satın almacıya veya satın almacı grubuna belirlenmiş oranlar dahilin prim verilebilir. Örneğin, her zaman bir top fotokopi kağıdını 500 liraya satın alındığını kabul edelim. Eğer satın alması bunun daha alt bir fiyatını bulup getirirse elde edilen karın %20-%40 arasından bir miktarını satın alma teşvik pirimi olarak verilebilir. Her zaman 500 liraya alınan bir top fotokopi kâğıdını satın almacı 400 liraya bulmuş ise elde edilen karın %20 üzerinden 20 lira satın almacı teşvik pirimi verilebilir. Bunu bir kere ye mahsus değil birden fazla yapılan satın almalarda da yapılabilir. Örneğin bir yıl içindeki bütün satın almalarda, fotokopi kâğıdında elde edilen kar üzerinden verilebilir. Uygulamaya seyrine göre kapsam genişlemesine gidilebilir.
İkinci bir yöntem olarak “Satın almada iç kontrol üzerine deneme-1” yazımda bahsettiğim şeklide, ayrı bir fiyat araştırması yapılarak, tahmini fiyatlar belirlenebilir. Tahmini fiyatlardan daha az maliyetli satın alma gerçekleşmesi durumunda, aradaki karın primi verilebilir. Böylece satın almacılar tahmini bedelin altında malzeme bulabilmek için olanca gayreti ile çalışacaklardır. Zihinlerine, satışçılar ve mal satan firmalar, “benim satın almalarım üzerinden para kazanıyor, ama ben neden kazanamıyorum, bana haksızlık var” gibi motivasyon bozucu düşünceler gelmeyecektir. Daha fazla araştırırsam daha fazla prim kazanabilirim şeklinde düşünceler gelecektir. Böylece satın almacılarda dürüstlük kontrolünden daha çok yetenek ve gayret kontrolü ön plana geçecektir.
Satın alma teşvik primlerinin, piyasada yaygınlaşması aynı zamanda, satış yapmayı da kolaylaştıracaktır. Çünkü iyi ve ucuz malı kovalayan birçok satın almacı piyasada koşturacaktır. Rekabet daha şeffaf ve daha etik olacaktır.
Aziz DİRİ
