Prof. Dr. Murat Erdal ile sektör sohbetlerinde konuğumuz,

HAZAR GRUP
Satınalma Müdürü Sn. Alp EKMEKCİ

Alp Bey ile satınalma iş çevresi üzerine sohbet ediyoruz.

• Alp bey, merhaba,

Merhaba,

• Alp EKMEKCİ kimdir? Kısaca tanıyabilir miyiz ? 

1983 İstanbul Doğumluyum. Evli iki çocuk babasıyım. Anadolu Üniversitesi İşletme Mezunuyum.  Eğitim hayatı sonrasında kariyerime; demir çelik sektöründe Güvensoy Demir Çelik firmasının Satınalma departmanında başladım. Daha sonra sırasıyla Çeçen İnşaat AŞ firmasının Konut ve Endüstriyel İnşaat sektörü satınalması, Kimya- Gıda (Oleo Kimyasallar ve Bitkisel Yağlar) ve Biodizel üretimi yapan MAY GROUP çatısı altında tüm grup firmalarının satınalması ve güncel olarak Hazar Arıtım İnşaat AŞ bünyesinde endüstriyel arıtma tesis projelerinin ve Oil&Gas, Petro Kimya sektöründe EPC projelerinin satınalmalarını yönetmekteyim. Toplam 19 yıllık satınalma tecrübesine sahibim.

• Alp Bey kısaca Hazar şirketini de tanıyalım. Sonrasında meslek alanımıza döneriz. Şirketin faaliyet alanı ve hizmetlerinden bahsedebilir miyiz ?

Hazar A.Ş. 1986’da İstanbul merkezli kurulan bir firmadır. Şu an için İstanbul harici İzmir Aliağa ve Azerbaycan Bakü’de ofisleri bulunmaktadır. Ayrıca İzmir Aliağa’da 10.000 m2 alan üzerinde 5.000 m2 kapalı alan üzerinde çelik ve mekanik ekipmanların üretimi için ASME U-S-R sertifikalarına sahip fabrikası bulunmaktadır.

Yıllar içinde, farklı sektörlerde yaptığı başarılı projeler ve bünyesine yeni kattığı firmalar ile büyümüş ve şirketler grubu haline gelmiştir.

Firmanın lokomotif sektörleri İnşaat ve Taahhüt başta olmak üzere Azerbaycan ve Türkiye pazarında mühendislik projeleri, endüstriyel ekipman distribütörlükleri ve çeşitli telekomünikasyon ürünlerinin de satış ve pazarlamasında ihtisaslaşmıştır.

İş alanlarını özetlersek; özellikle Petrol ve gaz dünyasında uzmanlaşmış multi-disipliner mühendislik tasarım hizmetleri, İnşaat ve Taahhüt işleri, Temiz Su & Atık Su Arıtma başta olmak üzere proses çözümleri, Mekanik Bakım & Üretim ve Telekomünikasyon olacaktır.

Hazar, 35 yılı aşkın tecrübesiyle kalite anlayışı, sürdürülebilirlik odaklı yaklaşımı, operasyonel mükemmellik ve disiplini içeren “iyi mühendislik” ilkesini benimsemiş iş yönetim modeliyle dünyanın önde gelen kuruluşlarının tercih ettiği bir çözüm ortağıdır.

Kurucularımızdan sayın Ali Polat’ın vizyonu firmamızın da temel ilkesi olmuştur. “Hangi işi yaparsanız yapın, en iyisini yapın. Önemli olan ne yaptığınız değil, yaptığınız işe duyduğunuz saygıdır. İşini saygı ile yapan bir insanın yaptığı her iş onurludur. “

• Proje bazlı mühendislik çözümleri sunuyorsunuz. Her bir proje ayrı bir uzmanlık. Neler söylersiniz ?

Evet. Belirttiğiniz gibi her proje ayrı bir mühendislik ve uzmanlık gerektirmektedir. Hazar EPC ekibi olarak, güçlü mühendis kadrosu ve deneyimli proje yöneticilerimiz ile tüm projeleri taahhüt ettiğimiz gibi başarılı sonuçlandırmaktayız. Her projede karşılaştığımız zorluklar hem bizlere yeni bir şeyler öğretiyor hem de farklı sektörler ve disiplinler arasında bilgi transferi yapmamızı ve yenilikçi yaklaşımlar geliştirmemizi sağlıyor.

• Her proje ayrı bir ürün ailesi demek? Spesifik ürün grupları, proje takvimi ve saha uygulamaları ayrı ayrı zorluklar. Nasıl altından kalıyorsunuz ?

Her proje bulunduğu yer, işverenin nitelik ve niceliği, projenin kapsamı ve süresi gibi birçok bilinmeyen barındırıyor. Öncelikli olarak bu karmaşıklığı yönetmek için işin yerini, müşterisini, know-how ihtiyaçlarını gözden geçirip her projeye teklif vermiyoruz. Teklifini verdiğimiz işler için dünyanın önde gelen yazılımlarını belge, sipariş, proses akışları yönetimi gibi birçok alanda kullanıyoruz. Öte yandan kendi tedarikçi portföyümüzü aktif olarak güncel ve sürdürülebilir güvenilir firmalar ile sınırlı bir çerçevede yönetmeye çalışıyoruz.

Son olarak PMI yaklaşımı ile proje yönetimini standart hale getirip takım içinde aynı dili yaratmak için çabalıyoruz.

• Projelerde müşteri talepleri çok net olabiliyor. Yüksek teknoloji ürünleri, spesifikasyonlar, performans gerekleri…Biraz açabilir miyiz ?

Endüstriyel Su/Atık su arıtma projelerimiz olsun veya EPC projelerimiz olsun çalıştığımız işveren idarelerin oluşturduğu veya kendi mühendislik hesaplarımız sonrası ortaya çıkan kapsamlı malzeme spesifikasyonlarına uyuyoruz. Özellikle hizmet verdiğimiz Petrol&Gaz sektöründeki müşterilerimiz hem mühendislik konusunda çok bilgili ve talepkârlar hem de kalite belgelenme süreçlerinin titizlik içinde yürütülmesini ve kendilerine teslim edilmesini bekliyorlar. Hizmet verdiğimiz sektörler kendi alanlarında da yüksek standartlarda üretim yaptıkları için proses üretim için ihtiyaç olan malzemeler stok olarak değil, uzun üretim süreleri olan spesifik malzemelerden oluşmaktadır.  Planlı proje yönetimi ve doğru tedarik zinciri yönetimi ile zamanında tedarik ediyoruz. Tedarik sürecinde gerek teklif aşamasında gerek tedarik aşamasında zamanında ve dürüst iletişim ve raporlama yapan tedarikçileri özellikle tercih ediyoruz.

• Ürün kategorilerinde müşteri taleplerinin net olması üretici/satıcı firmalara karşı elinizi kolunuzu bağlıyor mu ?

Genelleme yapamam ancak bazı spesifik ürün teknik föylerinin direkt bir ürünü işaret ettiği durumlarda, satın alma pazarlık yöntemlerini kullanmada sıkıntılar yaşıyoruz. İlgili ürüne ait tedarikçi firma da, ilgili üründe pazarda çok seçeneğin olmadığını hatta bazı ürünlerde tekelleştiğinin farkında oluyor. Sonuçta karşı tarafta da satış konusunda profesyonelleşmiş satış pazarlama ekipleri bulunuyor. Öte yandan dünyada her konuda rekabet olduğu için yeterli zamanımız olduğunda alternatif ürünler geliştirmeye çalışıyoruz. Bizler de bu tür satın almalarda tecrübe kazandığımız için farklı tedarikçi ve yaklaşımlar ile optimum seviyede en iyi satınalma sürecini işletiyoruz.

• Projelerde kullanılan parça ve malzemelerin önemli bir bölümü dövizle satın alınıyor. Kur yükselmeleri satınalma operasyonlarını nasıl etkiliyor ?

Hizmet verdiğimiz sektörler ve firmalardan dolayı, projelere ait malzemelerin üretim için gerekli olan hammaddesi veya direkt son mamul ürün yurtdışı menşei olduğu için son iki senedir ülkemiz ve global alanda yaşanan ekonomik iniş çıkışlardan etkilenmeyen sektör olduğu düşünmüyorum. Anlık olarak satınalma kararlarımızı etkiliyor. Sonlandırdığımız satınalma süreçlerini yeniden başladığımız zamanlarda oluyor. Sonuçta departman olarak proje açılış bütçesini de düşünerek hareket etmek zorundayız. Başarılı bir satınalma Performansı proje sonunda ortaya çıkacak açılış ve kapanış bütçeleri ile ortaya çıkmaktadır. Bunun bilinci ile satınalma süreçlerini yönetmek zorundayız.

• Projelerde hata yapma şansınız yok gibi. İşlerin tüm detaylarını düşünmek zorundasınız. Zamana karşı yarış içerisinde bu iş yükünü nasıl yönetiyorsunuz ?

Hizmet verdiğimiz sektör ve müşterilerden dolayı taahhüt ettiğimiz işleri zamanında eksiksiz olarak yapmanın sorumluluğunu taşıyoruz. Bu bilinç ile ilk mühendislik ve projelendirme safhasından tesis devreye almaya kadar olan süreçlerde alanında uzman ekiplerimizle bir takım olarak çalışıyoruz. Aynı dili konuşan ve birebirine güvenen bir ekip haline geldikçe iş yükümüz de kademeler halinde azalıyor. Daha önce bahsetmiş olduğum gibi dijital uygulamaların avantajlarından faydalanarak biraz olsun iş yükümüzü azaltmaya çalışıyoruz.

Hazar Grup satınalma organizasyon yapısına da değinelim. Gördüğüm kadarı ile alanında yetkin bir kadroya sahipsiniz.
Bu tür projeleri yönetmek dediğiniz gibi yetkin bir kadro ve takım çalışması ile mümkündür.

Şu anda yurtiçi ve yurtdışı toplam 8 kişilik bir ekip ile proje satınalmalarını yönetiyoruz.

Kadromuz EPC proje tecrübeli ve iş hayatında başarı basamaklarını yeni çıkacak bilgili, ahlaklı ve özverili çalışan arkadaşların harmanlanması ile oluşmaktadır.

Talebi anlamak için belirli düzeyde mühendislik bilgisi gerekiyor. Parçaların önemli bir bölümü özel. Satınalma ekibinizin yetişmesi için neler planlıyorsunuz ?

Kadromuzda tecrübeli ve mühendis kökenli arkadaşlarımız olduğu için veya mühendis kökenli olmasa da geçmiş proje tecrübelerinden ayrıca saha deneyimlerinden dolayı çok zorlanmıyoruz. Tabi proje işleyişi ve firmamızın süreç akışlarında, tüm satınalmalar son onaylarını, o satınalma için oluşturulan teknik föylerin ait olduğu iş disiplindeki mühendis arkadaşlarının da onayından geçmektedir. Onay alınmayan hiçbir ekipman/malzeme alımı yapılmamaktadır.

Firmamızın yıllık bütçesi içinde olan departman bazlı eğitim bütçesi kapsamında eğitimler planlanmaktadır.

2023 yılı içerisinde Satınalma yönetimi, müzakere teknikleri ve pazarlık becerileri, tedarikçi performans değerlendirme ve tedarikçi ilişkileri yönetimi ile MS Excel eğitimi tamamlanmıştır.

Ayrıca ekipman/malzeme tedarik ettiğimiz firmaların ilgili ürünlere ait yurtiçi yurtdışı eğitim/konferanslarına çalışma takvimimizin müsaitliğine göre katılım sağlıyoruz.

Saygılı bir çalışma ortamı sürdürerek, öğrenme ve sürekli iyileştirme kültürü oluşturuyoruz. Böylece her proje, bir sonraki proje için güçlü bir öğrenme ve deneyim oluşturuyor.

• Proje bazlı mühendislik işlerinde istediğiniz profesyonellikte tedarikçileri bulabiliyor musunuz? Bulamadığınız hallerde süreci nasıl yönetiyorsunuz ?

Star Rafineri-Socar-Petkim, Tüpraş, Mey Diageo gibi sektörün önde gelen firmalarına hizmet verdiğimiz için mühendislik sonucu ortaya çıkan malzemeler belli standartlara sertifikalara sahip olmak zorundadır. Ve genelde ASME, ANSI gibi Amerikan standartlarına veya Ex-Proof sertifikalarına sahip ekipmanlar olmak zorundadır.

İlgili firmaların onaylı tedarikçi listeleri haricinde veya kendi geçmiş kazanımlarımız sonucu ortaya çıkan Hazar Onaylı Tedarikçi listesi dışında Satınalma yapmıyoruz.

Yurtiçi ve yurtdışı fuarlarını da takip ediyoruz.

Taşeron hizmetleri için de bu sahalarda geçmiş tecrübeleri olan veya İSG-Ç kurallarına hâkim firmalar ile çalışıyoruz.

• Sektörünüzde tedarikçiye liderlik etmek neleri kapsıyor ?

Çalıştığımız sektörlerden dolayı çok kapsamlı, profesyonel ve spesifik proje satınalma süreçleri yönettiğimiz için tedarikçi firmalardan sadece ekipman/malzeme tedarik değil da aynı kalitede hizmet almak gerekliliği doğmaktadır. Daha önceki söylemlerimde de söylediğim üzere çalıştığımız sektörler Avrupa ve Amerikan standartlarında üretim hatlarına ve yönetim anlayışına sahip oldukları için, bu hizmet anlayışına sahip tedarikçi portföyü ülkemiz genelinde henüz tam yeterli ve yaygın olmadığını gözlemliyorum. Bunun nedeni olarak bu toplam kalite disiplini içinde proje ve üretim yönetimi yapan firmaların azlığı olarak gösterebilirim.  Bu anlayışta üretim yapsalar dahi dokümantasyon veya raporlama süreçlerini tam benimseyememiş kendine iş yükü olarak gören bir düşünceye hakimler. Deyim yerindeyse merdiven altı çalışmaya ve süreçleri bu şekilde yönetmeye alışmış bir tedarikçi pazarı oluşmuş. Bizim gibi aynı sektörde olan firmaların çoğalması veya ilgili üretim sektörlerin çoğalması ile belli standartların üzerine çıkılabilir.

Bizim gibi anlayışta olan firmaların çoğalması ile tedarikçilerin de kendisini geliştirmesi kaçınılmaz olacaktır. Çünkü bu doğal bir rekabet ortamı getirecektir. Belli hizmet kalitesini geliştirmeyen tedarikçiler sistem olarak devre dışı kalmaya mahkûm olacaktır. Mesela ISO9001 kalite belgesi olmayan bir tedarikçi ile çalışmam pek mümkün değildir ya da haftalık üretim planlama ilerleme raporu paylaşamayan firma ile de çalışmayı tercih etmemekteyiz.  Malzeme sertifikası olarak EN10204 Tip 3.1  Muayene sertifikasına sahip olmayan bir malzemeyi de tedarik edemeyeceğimiz gibi örnekler sıralayabiliriz.

• Projeler doğası gereği sahada olmayı gerektiriyor. Ne sıklıkta seyahat ediyorsunuz ?

Evet bazı kazanımlar sahada olmayı gerektirir. Sadece masa başında siparişini verdiğiniz malzeme ile olduğunu düşünmüyorum. Çıplak gözle görmek, hatta montaj sonrası devreye alındıktan sonra tüm tesisi gezerek o ekipmanların yaptığı görevi görmek daha anlamlı kılıyor. Bir sonraki projelerde daha donanımlı olarak tedarikçi ile daha yetkin müzakereler yapabilme imkanı sağladığı gibi tedarikçinin kendisinde de karşısındakinin bu işi bildiğini , tecrübeli olduğunu pazarlık konusunda işinin zor olduğu izlenimini rahatlıkla verebiliyorsunuz.

Her hafta düzenli olarak mevcut yurtiçi şantiyelerimizi, ofis ve fabrikamızı seyahat etmekteyim.

Yurtdışı proje ve ofisimiz içinde belli periyodlarda seyahat planı yapmaktayım.

• Meslek alanınız özel olduğunuz için hem iç raporlama hem de müşteri tarafında kapsamlı raporlamaya ihtiyaç var.

Hem iç hem dış süreçler için kapsamlı raporlamalar yapmaktayız. İç süreçler için seçilen tedarikçilerin firma kalite evraklarından ilgili ürünlerine ait kalite evraklarına firma referansları, finansal raporlarına kadar detaylı bir raporlama sonrası firma uygunluğu verilmektedir. Aynı raporlama işveren idareye de yapılmaktadır. Kendi kabul kriterlerini karşılıyor ise süreç devam etmektedir.

Daha sonra ticari Satınalma raporlamaları iç süreç olarak işlenerek onay mekanizması çalışmaktadır.

Dış süreçler için yani işveren idarelerin istediği haftalık raporlamalar olarak iş planları ve haftalık ilerlemeleri gösteren tablolar ile haftalık değerlendirme toplantıları yapılmaktadır.  Bu tip toplantılar projelerde oluşan anlık tıkanmaları açmak ve hız kazanmak için oldukça önemlidir. Toplantı sonucu ortaya çıkan belirlenen problemleri belirleyip anlık olarak aksiyon alınabilmektedir.

• Sektörde gözlemlediğiniz ne gibi trendler var ?

Esasında bu soruyu direk satınalma biriminin kendine başına oluşturduğu bir süreç olarak değerlendirmemek lazım.

Mühendislik biriminden başlayıp (detay mühendislik çalışmaları sonucu yeni yaklaşımlar sonucu ortaya çıkan ihtiyaç) tedarik süreci ile devam etmektedir.

Sonuçta mühendislik departmanları da en optimum çözümleri bulmak zorundadır aksi taktirde doğru bir mühendislik olmayacaktır.

Bu optimum çözümlere ulaşmak içinde gerekli olan malzeme/ekipmanların maliyetleri en önemli rol oynamaktadır. Burada satınalmanın rolü başlamaktadır. Doğru ürünü doğru Satınalma süreçleri ile araştırıp , bulup ve doğru etkin satınalma müzakereleri ile en optimum birim fiyat ve total fayda ile sağlamaktır.

Tedarikçiler de bu seçkin proje alanlarında yer alabilmek veya kendi pazarlarını diğer tedarikçilere kaptırmamak için projelere özel en optimum fayda sağlayacak , maliyet azaltacak , yenilikçi mühendislik ve üretim maliyetlerini azaltacak çözümler üretmek zorundadır.

Biz satınalmacılar olarak da bu yenilikçi gelişmelerin , trendlerin sıkı takipçisi olmak zorundayız.  Bu yüzden firmalar ile devamlı iletişim halinde olup üretim/ürün portföylerini devamlı takip etmeli bilgi ve sunumlar talep etmeliyiz.

İçinde bulunduğumuz konjonktürden bağımsız olarak her dönemin en önemli satınalma trendleri süreçleri optimize etmek, toplam Satınalma maliyetini analiz etmek ve tedarikçi yönetimi olarak belirtebilirim.

Öte yandan konjonktürel olarak değerlendirirsek;

• Giderek hız kazanan değişen teknolojik inovasyonların getirdiği bulut tabanlı sistemler, siber güvenlik, yapay zekâ, iş zekası gibi uygulamaları kapsayan dijital dönüşümün tedarikçi ve çalışan profilini değiştirmesi,
• Pandemide ülkelerarası uçuşları ve ticareti durduran tedbirlerin alınması, gelişmiş dünya ekonomileri dahil birçok ülkeyi olumsuz etkilemiş ve sonraki dönemde ivmelenen ticaret ile dünya çapında enflasyona neden olmuş ve bunun sonucunda fiyat oynaklığı yanı sıra nakit akış ve finansmana erişim konusunda sorunlar ortaya çıkmıştır.
• Ayrıca ülkemizin etrafında gelişen jeopolitik gerginlikler artık savaş haline dönüşmüş ve enerji başta olmak üzere bir çok önemli girdinin tedarik güvenliğinde yeni baskılar/sorunlar ortaya çıkarmıştır.

 Bu keyifli sohbet için teşekkür ederim.

Asıl ben bu keyifli sohbet ve derginizde yer verdiğiniz için kendim ve ekibim adına teşekkür ederim.