Satınalma zevkli bir iştir tuttuğunu koparana. Bundan 10 yıl öncesine kadar sadece uygun olan ürün, uygun olan fiyattan alınsın bakış açısı yerine günümüzde, kurumsal yapıya ne katabilir ve ne kazandırabilir gibi faktörlerin ortaya çıkması satın almacı gelişiminde etkili rol oynarken aynı zamanda firmaya kazandıracağı tedarikçiyi, ürünü ve kaliteyi belirleyici unsur olmaktadır.

Satınalma;  Departmanlardan gelen talepleri karşılayan, farklı tüm spesifikasyonlara cevap veren, firmanın atar damarıdır aslında,  Tabir-i Caizse  departmanların ve yönetimin Güzin Ablasıdır .

13 yıldır birkaç sektörde çalıştım( TV, Tekstil, Üretim, Hazır Giyim ve Gıda )Ürünlerin değiştiğini gördüm ama satın almanın ana mantığının değiştiğine rastlamadım.

Manavdan sebze meyve alırken bile gözümüzün ucu ile tüm pazar tezgâhları gözden geçirilir,  ürünleri gözüne hoş gelen bir tezgâha yanaşılır ve diğer baktığınız tezgâhlar arasında fiyat mukayesesi yapılır, kontroller yapıldıktan sonrada alım süreci başlar. Memnun kalınırsa bir sonraki çıkılacak pazarda da aynı tezgâh tercih sebebi olacaktır.

Hayatımızın her evresinde böyle olmaktadır. Nasıl ki tezgâhlara bakarken meyvelerin dizilişinden, önünde biriken insan kalabalığından etkileniyorsak tedarikçi değerlendirmede de tedarikçinin kapasitesinden tutunda, referanslarına kadar sizi olumlu ve olumsuz yönlendirecek unsurlardan etkilenip tedarikçi seçimlerinizi yapıyorsunuz.

Şuan çalıştığımız firmada ve aslında tüm firmalarda rutin olarak yapılması gereken değerleme yönteminden bahsetmek istiyorum.

Değerleme yöntemleri;

Satınalmacının, kendisi ile çalışmak isteyen tedarikçiye bir anket formu doldurtarak değerlendirme için gerekli gördüğü bilgileri yazılı olarak alması gerekmektedir.

Bunları örneklemek gerekecek olursak;

• Tedarikçi Kapasite Bilgileri; Tedarikçi firmanın kapasitesi çalıştığınız kuruma cevap verebilecek kadar büyük olması ne kadar tehlikeli ise küçük olması da bir o kadar tehlikelidir. Bu denge iyi kurulmalıdır. Küçük kapasiteli tedarikçi firmalar finansal gücü düşük olma tehlikesi gösterirken, diğer yandan çok yüksek kapasiteli işletmelerle çalışmakta pek yararlı olmayabilir. Bu tedarikçiler, bizim taleplerimizle duyarlı olmayabilirler. Sonuçta satış cirolarının içindeki payımız, bize bakış açılarını belirleyebilir. Eğer Pazar payımız küçükse bu durumdaki tedarikçilerin gereken esnekliği göstermelerini, ürün geliştirmede katkıda bulunmalarını sağlamak çok kolay olmayacaktır.

• Makine Teçhizat, Tip ve Adetleri; Tedarikçi firmanın alt yapısı, bize verilecek sözler ve teklifleri yapabilmeye uygun olup olmadığını anlamanızda en güzel yollardan biridir. Firmanın yeterli makinesi ve teçhizatı yoksa fasona yönelecek ve sizin, hem de tedarikçinin kontrol mekanizması alt seviyelerde olacaktır.

• İş gören sayısı, nitelikleri ve adedi; İşletme kapasite hesaplarıyla birlikte kabaca norm kadro ve bu kadronun niteliklerinin bilinmesiyle firma hakkında yargıya varmak olasıdır.  Aslında bu konu sadece teknik bir çalışmadır.

• Referanslar; En önemli konulardan birisidir Referans kontrolü. Şuan çalıştığım firmada diğer özellikler dâhil en önemli isteklerimizden biridir. Yeni çalışılmaya başlanacak olan tedarikçilerden daha önce çalışmış ve halen çalıştıkları işletmelerin listesi istenir, eğer firmada varsa referansların firmaya yazdığı mektupların kopyası istenir. Bu verilerle işletmelerle temasa geçilip bilgilerin doğruluğu kontrol edilir. Yaptıracağınız iş veya sektörünüzle ilgili olmayan referanslar veriliyorsa bu hususa özellikle dikkat edilmelidir bu tür hatalar yanlış tedarikçiyi seçiminde etkili rol oynarlar.

• Kalite sertifikaları; Tedarikçilerde bulunması gereken kalite sertifikaları muhakkak istenmeli ve bir kopyaları tedarikçi dosyalarında bulunmalıdır. Gerektiği takdirde sertifika alınan kuruluşla temasa geçilip oradan alınıp alınmadığı da kontrol edilmelidir.

Tabiî ki bu işlemler çok iyi bir şekilde takip edilmelidir, bunlara ek olarak tüm alınan bilgilerin doğrulanması, referans kontrolleri, tedarikçi yeteneklerinin değerlendirilmesi,

Firma finansal durumunun kontrolleri muhakkak düzgün bir şekilde yapılmalıdır.

Bu yapılacak değerlendirmelerde en çokta satınalmacıya iş düşmektedir..

İşini seven takibini yapar.!

Gülcan KURU

Technical and Service Purchasing Specialist

BU YAZI SATINALMA DERGİSİ NİSAN 2013 SAYISINDA YAYINLANMIŞTIR. KAYNAK GÖSTERİLEREK DAHİ İZİNSİZ KULLANIMI YASAKTIR.