Tedarikçilerimizin maruz kalacağı finansal, operasyonel ve fiziksel riskleri önceden belirleyip, iş sürekliliğini tehdit edecek faktörleri ortadan kaldırmakla kendimizi güvence altına alırız….İzleyeceğimiz strateji, yapacağımız risk analizleri ile de satınalma başarımızı…..
1990’lı yıllardan itibaren küreselleşme ile beraber tedarikçilerin artması, farklı alanlarda hizmet verilmeye başlaması ile çok miktarda bilgi, fırsat ve kazançla birlikte, riskleri de beraberinde getirmiştir.
Günümüz satınalmasında, şirket bünyesinde Satınalma yöneticilerinin olası riskleri tanıması ve tanımlaması çok fazla önem teşkil etmeye başlamıştır. Artık, tedarikçi risklerinin kontrolü ve riskleri önleyici faaliyet planları, işin sürekliği için en temel kurallardan biri olarak kabul edilmekte; ARGE, Kalite Güvence, hukuk, finans ekipleri gibi ilgili bölümler tarafından da içtenlikle kavranmaktadır.
– Risk faktörleri ne olursa olsun – kontrol altında olmadığı ya da yönetilemediği taktirde, kaçınılmaz sonuç , para ve zaman kaybıdır.
Tedarikçi risk analizleri ve risk planları yapmak, başarılı satınlama stratejileri oluşturulmasına yardım edecek, satınalma departmanının organizasyon içindeki değerinin daha iyi anlaşılmasına katkıda bulunacaktır. Risk planları bir nevi eğitim aracı gibidir. Tedarikçi şirket tarafından konmuş tüm adımları takip etmeyi ve olası aksilikleri bertaraf etmeyi öngörür.
İşe, doğru tedarikçi seçimi ile başlamak en önemli ilk adımdır. Tedarikçiye güvenerek, riskleri yok etmeniz mümkün değildir. Bu nedenle, özellikle üretim risklerini engellemek amacı ile , müşteri talep değişikliklerini yönetebilecek, esnek tedarik süreci olan, kapasitesi yüksek tedarikçilerle çalışmamız gerekmektedir.
Satınalma ekibinin görevi, çok iyi araştırma yaparak, yeterli performansa sahip tedarikçilerle çalışmaktır. Tedarikçi referans incelemelerinde hata yapılmaması çok önemlidir. Onaylı tedarikçi havuzundaki verimsiz firmalarla yaşanabilecek problemler masaya yatırılmalı, tedarikçilere ait üretim yerleri, tesisler ve ilgili departmanlar periyodik olarak denetlenmelidir. Tedarikçinin, ürün kalite standartlarını yakalayamaması, garanti kapsamındaki şartları yerine getirememesi, teslimatlarını zamanında ve istenilen miktarda yapılamaması işletmelerin para kaybına neden olacak operasyonel risklerden bazılarıdır.
Tedarikçi değerlendirme ve geliştirme süreci, önemli bir risk kontrol aracı olacaktır. Sektör koşullarına göre belirlenen, tedarikçi değerlendirme kriterleri, bu konuda satınalma ekibine ciddi bir referans olacaktır. Bu kriterler sektörlere göre değişkenlik gösterse de en temel olanları servis, ticari şartlar (fiyat, ödeme vadesi, ödeme şekli, teslimat verimliliği vs ), kalite, tedarikçinin uzun vadeli devamlılığı ve varlığını koruyarak gelişim sağlama yetkinliği, üretim süresi ve kapasitesi, esneklik özelliği, yenilikçi olması, ortak projelere destek vermesidir.
Tedarikçilerin finansal risk uygulamalarının denetim altına alınması önemli bir unsurdur. Firmanızın yıllık satınalma bütçesine göre finansal analizlerin yapılması, alınan ürün /hizmet uluslararası ölçeklerde kabul görmüş bir tedarikçiden alınmıyorsa tedarikçi mali tablolarının finans departmanı tarafından mutlaka incelenmesi gerekmektedir. Böylelikle tedarikçinin finansal dayanağının ne durumda olduğu görülecektir. Tedarikçi, firmanızın varlıklarını kendi depolarında tutması gibi durumlarda tedarikçiden sigorta talebinde bulunmak faydalı bir finansal kontrol uygulaması oluşturacaktır.
Tedarikçinin, firmanıza bilgi akışını yapmaması önemli diğer bir risk unsurudur.
Tedarikçimizle iletişim, prosedürler dahilinde kontrol edilebilir olmalıdır. Mesela, tedarikçinin üretiminde bir yenilik, speks değişikliği ya da süreç uygulamada yapacağı bir farklılığa ait bilgi akışının sağlanması, üretilen ürün performası ile yakından ilgili olacaktır. Bununla beraber, tedarikçinin sipariş verilen miktar ve /ve ya istenilen zamanda teslim edemediği malzeme konusunda mümkün olduğunca erken paylaşım yapması kuralı satınalma sözleşmelerine mutlaka eklenmelidir. Bu kuralların yaptırımcı olması için de cezai müeyyideler belirlenmelidir.
Her zaman söylediğimiz gibi, tedarikçiler biz satınalmacıların iş ortağıdır ve karşılıklı ticari ilişkilerin ortak projeler ve hedefler konularak devam ettirilmesi her iki tarafa da kazandıracaktır. Olası tedarik aksaklıklarını ve satınama süreçlerimizdeki kalitesizlik maliyetini yok edecektir.
Tedarikçinin, ana tedarikçilerini de unutmamamız gerekir.
Özellikle üretimde kullanılacak malzemeler için, ana tedarikçinin tedarikçilerine kadar ulaşabilmek, denetlemek ve finansal durumlarını kontrol etmek önem teşkil etmektedir.
Unutmayalım değerli Satınalmacılar ;
Risk haritaları, bizler için ciddi bir proje yönetimi tekniğidir. Acil durumları önceden belirleyerek maliyet düşüren aksiyonlardır.
Jeo Torres’in de dediği gibi : Sizi yere yıkan yumruk, sert olandan ziyade, geldiğini görmediğiniz yumruktur…Muhtemel sorunlu alanları ne kadar doğru analiz ederseniz o kadar başarılı ve yetkin bir satınalma departmanı olursunuz.
Görmediğimiz yumruklarla karşılaşmamak temennisi ile güvenli satınalmalar diliyorum…..
SELDA YÜKSEKBAŞ
Satınalma Müdürü
The Marmara Hotels
