Simge ERDAĞ
Zaman yönetimini engelleyen ve etkin zaman yönetminden önce dikkate almamız gereken durumları belirledikten sonra zaman yönetimi tekniklerini ele alabiliriz.
Öncelikle bir hedef belirlemeniz gerekir. Unutmayın ki zaman yönetimi aslında davranışlarınızı değiştirmektir zamanı değil. Dolayısıyla, zamanı etkin kullanmaya yönelik davranışlar kazanabilmek ve ne derece başardığınızı ölçebilmek açısından hedef belirlemeniz gerekir. Hedeflerinizin net, ölçülebilir, ulaşılabilir, sonucu olan ve zaman sınırı olması önemlidir.
Sizi belirleridğiniz hedeflere ulaştıracak bir plan yapmanız, ne kadar ilerleme kaydettiğinizi belirlemenizi sağlayacaktır. Kısa veya uzun vadeli planlar için “yapılacaklar listesi” hazrılamanız, yapılması gerekenleri hatırlamanız konusunda yardımcı olacaktır. Plan yaparken zamanınızın %20’sini beklenmedik işlere ve geri kalan %80’ini yapılması gereken işlere ayrımanız beklenmedik durumlar karşısında da mevcut işlerinizin aksamamasını sağlayacaktır.
Planlarınızı uygularken bunları hangi öncelik sırasına göre ele alacağınızı analiz etmeniz zamanınızı daha etkin kullanmanıza yardımcı olacaktır. İster günlük, ister haftalık, aylık veya yıllık olsun yapılacak tüm işlerin öncelik sıralarını belirlemek zaman yönetimi konusunda önemli bir rol oynayacaktır. Yapılacak işler dört kategoride toplanabilir:
Acil ve önemli: Bu gruba giren işler önceliğiniz olmalı ve hemen yapılmalıdır. Örneğin; gerçek kriz yarabilecek durumlar, çok yakın tarihli projeler, müşteri toplantıları, ciddi bilgi talepleri.
Acil olmayan fakat önemli: İşlerin büyük bir bölümü genellikle bu grupta yer almaktadır. Bu işleri ne zaman yapacağınıza karar vermek için bu grubu da kendi içinde alt sınıflara ayırabilirsiniz. Örneğin; planlama ve hazırlık, araştırma, networking, süreç geliştirme, değişiklik gerektiren durumları belirleme, test etme, tasarlama.
Acil fakat önemsiz: Bu işleri başkasına delege edebilir veya reddedebilirsiniz. Örneğin; şikayet gibi görünen yanlış anlamalar, amaçsız gözden geçirmeler, yöneticinin kaprisleri ve aksilikleri.
Acil olmayan ve önemsiz: Zamanınızı bu işlere harcamayın. Örneğin; uzun kahve/ sigara molaları, bilgisayar oyunları, internette gezinme, dedikodu.
Beklenmedik durum planı yapmanız veya alternatif yollar belirlemeniz, sizi etkin zaman yönetimi sürecinde mevcut planlarınızdan alıkoyabilecek engelleri minimize edecek veya ortadan kaldıracaktır.
İşler her zaman sizi hedefinize sorunsuzca ulaştıracak şekilde olmayacaktır. Fakat önemli olan böyle bir engellenme veya başasırızlıkla karşılaştığınızda durumu pozitif şekilde ele alabilmektir. Hata yapmaktan korkarak, gerekli adımları atmayı ertelemek zaman yönetiminde başladığınız noktaya sizi geri götürecektir. Planlarınızın esnek olması fakat planlarınız doğrultusunda ilerlemeye devam etmeniz burada önemli bir rol oynayacaktır.
Etkin bir zaman yönetimi daha fazla değil daha akıllıca çalışmayı gerektirir. Bir işe daha falza zaman harcamak daha çok şey başarmak anlamına gelmez. Hedeflerinize ulaşmaya yönelik planlarınızı süreç boyunca değerlendirerek ne kadar ilerleme kaydettiğinizi ölçmeniz, ve gerekirse hedeflerinize ulaşmak için daha uygulanabilir planlar yapmanız gerekebilir. Burada önemle üstünde durmanız gereken konu zaman yönetimi konusunda sebatlı davranmanızdır.
Zaman yönetiminin karşıtı zaman harcama değil ertelemedir. Yapmanız gereken işleri ertelemek zaman yönetimi karşısındaki en büyük engeldir. Erteleme nedeni genellikle daha rahat olduğunuz işe öncelik verip endişe duyduğunuz, rahat olmadığınız veya çok uzun süreceğini düşüdüğünüz işleri daha sonraya bırakmaktır.
Ertelemeden kaçınıp zamanınızı etkin bir şekilde yönetebilmek için öncelikle yapılması gereken işleri ertelediğinizin farkında olmanız gerekir. Gününüzü yapılacaklar listenizde yer alan işlerden daha az önem taşıyanları yaparak geçiriyorsanız, aynı emaili defalarca okuyup hala ne yapacağınıza karar veremiyorsanız, çok önemli bir işe başlar başlamaz hemen çay/ kahve almaya kalkıyorsanız veya önemli işleri ele almak için uygun zamanı bekliyorsanız bu açıkça işleri ertelediğinizi gösterir. Erteleme bir alışkanlıktır ve zaman yönetimi mevcut bazı alışkanlıkları değiştirmeye yönelik adımlar içerir. Dolayısıyla zaman yönetimi adımlarını yavaş yavaş kendinize adapte ederek hem ertelemeden kurtulabilir hem de zamanınızı etkin bir şekilde kullanmaya başlayabilirsiniz.
Unutmayın ki herkes için 1 gün 24 saattir.
SİMGE ERDAĞ
