Zaman Yönetimi – II | Satınalma Dergisi

Zaman yönetimini engelleyen ve etkin zaman yönetiminden önce dikkate almamız gereken durumları belirledikten sonra zaman yönetimi tekniklerini ele alabiliriz.

Öncelikle bir hedef belirlemeniz gerekir. Unutmayın ki zaman yönetimi aslında davranışlarınızı değiştirmektir zamanı değil. Dolayısıyla, zamanı etkin kullanmaya yönelik davranışlar kazanabilmek ve ne derece başardığınızı ölçebilmek açısından hedef belirlemeniz gerekir. Hedeflerinizin net, ölçülebilir, ulaşılabilir, sonucu olan ve zaman sınırı olması önemlidir.

Sizi belirleridğiniz hedeflere ulaştıracak bir plan yapmanız, ne kadar ilerleme kaydettiğinizi belirlemenizi sağlayacaktır. Kısa veya uzun vadeli planlar için “yapılacaklar listesi” hazrılamanız, yapılması gerekenleri hatırlamanız konusunda yardımcı olacaktır. Plan yaparken zamanınızın %20’sini beklenmedik işlere ve geri kalan %80’ini yapılması gereken işlere ayrımanız beklenmedik durumlar karşısında da mevcut işlerinizin aksamamasını sağlayacaktır.

Planlarınızı uygularken bunları hangi öncelik sırasına göre ele alacağınızı analiz etmeniz zamanınızı daha etkin kullanmanıza yardımcı olacaktır. İster günlük, ister haftalık, aylık veya yıllık olsun yapılacak tüm işlerin öncelik sıralarını belirlemek zaman yönetimi konusunda önemli bir rol oynayacaktır. Yapılacak işler dört kategoride toplanabilir:

Acil ve önemli: Bu gruba giren işler önceliğiniz olmalı ve hemen yapılmalıdır. Örneğin; gerçek kriz yarabilecek durumlar, çok yakın tarihli projeler, müşteri toplantıları, ciddi bilgi talepleri.

Acil olmayan fakat önemli: İşlerin büyük bir bölümü genellikle bu grupta yer almaktadır. Bu işleri ne zaman yapacağınıza karar vermek için bu grubu da kendi içinde alt sınıflara ayırabilirsiniz. Örneğin; planlama ve hazırlık, araştırma, networking, süreç geliştirme, değişiklik gerektiren durumları belirleme, test etme, tasarlama.

….