Dr. Öğr. Üyesi Gözde MERT
Nişantaşı Üniversitesi İktisadi, İdari ve Sosyal Bilimler Fakültesi
İşletme Bölüm Başkanı & Gözde Araştırma Şirketi Kurucusu

Örgütsel öğrenmeyi kolaylaştıran faktörlerden biri örgüt hafızası veya örgüt belleği olarak adlandırılan, öğrenileni depolama, sonradan kullanma ve gerektiğinde yenilerini öğrenebilmek için unutabilme yetenekleridir.

Örgütlerin beyinleri bulunmamasına rağmen, hafızaları bulunmaktadır. Bireylerin kişiliklerini, alışkanlıklarını ve inançlarını geliştirmeleri gibi, örgütler de dünya görüşlerini ve ideolojilerini zaman içinde şekillendirmektedirler. Örgüte yeni katılanlar veya örgütten ayrılanlar olsa da, örgüt hafızası belirli davranış kalıplarını, normları ve değerleri diğer çalışanlara aktarmak veya paylaşmak amacıyla saklamaktadır.

Bireyler ve kurumlar, geçmişi hatırlamak, bugünü izlemek ve geleceği öngörebilmek için bilgiye gereksinim duyarlar. Enformasyon ve yönetim teknolojileri; işletmelerin bilgiden optimal düzeyde yararlanmasını sağlayan, vazgeçilmez faktörler olarak değerlendirilebilir. Kurumların geçmişlerine ait tüm bilgi, belge ve süreçler, kurumsal gelecek planlarını oluştururken başvurdukları en önemli kaynaklarıdır. Bu kaynakların tümü, organizasyonların kurumsal hafızasını oluşturmaktadır. Bireylere hafızanın geçişi sağlanırken, grup içindeki bireyler arasında, sürekli bir bilgi aktarımına ihtiyaç duyulur.

Örgütsel hafıza kaybı; örgütsel öğrenme kapasitesini geliştirme yeteneğinin kısıtlanması veya sahip olunan bilgiyi kullanmadaki başarısızlık olarak tanımlanmaktadır. Örgütlerde örgütsel hafıza kaybının göstergeleri, yetkinliklerin kaybolması ve etkililiğin düşmesi ile hataların tekrarlanması biçiminde kendini göstermektedir.

Bireysel veya örgütsel olayların sonuçlarının, örgüt içinde depolanması ve tekrar kullanılması örgütsel hafıza ile sağlanır. Örgütte yaşanan olaylar ve edinilen tecrübeler, genellikle bireylerin hafızalarında saklanır. Bunlardan çok azı yazılı hale getirilir veya bilgisayar ortamında saklanır. Bu durumda, işgücü devri, bir örgüt hafızası yaratılmasını engeller. Hafızada yaşanan bu erozyonun hem avantajları hem de dezavantajları bulunmaktadır. Avantajı, örgüt için eskimiş ve gereksiz hale gelen bilginin, örgütten atılmasının sağlanmasıdır. Dezavantajı ise, işe yeni girenlerin yaratacağı eğitim maliyetleri ve tecrübeli elemanların örgütten ayrılması ile yaşanacak olan bilgi ve tecrübe kaybıdır.

Örgütsel hafıza kaybına neden olan en büyük etken örgütsel değişim sürecidir. Bu süreçte yaşanabilecek ve hafıza kaybına neden olabilecek unsurlar şu şekilde sıralanabilir:

• Kıyaslama (benchmarking) ve yeniden yapılanma gibi sürekli, radikal değişim fikirleri: Bu uygulamalar geçmişle ilgili olmayan ve geçmişe bakmanın başarısızlık ve tehlike olarak nitelendirildiği önerileri içermektedir.
• Bilgi sistemlerinde yaşanan değişimler: Başlangıçta kâğıttan elektronik sistemlere daha sonra bir yazılımdan diğerine geçiş sürecinde çeşitli nedenlerle geçmiş bilgilerin bir kısmının kaybedilmesi, bilginin düzenli bir şekilde depolanmaması sonucu gerekli bilgiye ulaşılamaması, bazı elektronik veri tabanlarının yeni veri girişi olduğunda eski veriyi otomatik olarak silmesi, teknolojik gelişimlerin sürekliliği önceki kayıtlara erişimi zorlaştırmaktadır.
• Örgütteki yeni yapılanmalar ve yeni örgüt yapısı oluşturmak amacıyla yapılan değişiklikler sonucu örgütteki kilit insanların ve kayıtların kaybedilmesi: Örgütlerde çalışanlar yeni görevlere atanabilir ya da görevler ve doküman akışı yeniden düzenlenebilir, böylece kayıtlar kaybedilebilir. Bunun yanı sıra outsourcing sözleşmelerinin sona ermesi sonucunda bilgi ve deneyim yüklenicide kalmakta, ilgili kayıtlar kaybedilebilmektedir.
• Çalışanların emeklilik veya başka bir iş fırsatı nedeniyle mevcut pozisyonundan ayrılması: Eğer bilgi tek bir kişiye bağlıysa, çalışanın hastalık nedeniyle kısa ya da uzun iş göremezlik durumu ve emekliliği, bilgi ve uzmanlık kaybının temel kaynağı olarak görülmektedir.

Öğrenen bir örgüt yaratmak kadar, “unutmayı öğrenen (unlearning) örgüt”ü de yaratmak aynı derecede önem taşımaktadır. Unutmayı öğrenmek, öğrenmekten daha zordur. Bir organizasyonun kendi geleceğini yaratan bir “öğrenen organizasyon” olabilmesi için, geçmişini kısmen unutması veya unutmayı öğrenmesi gerekmektedir.

Örgütsel öğrenme, örgütlerin bilgi birikimini depolayarak yetenek yelpazelerini genişlettikleri süreçlerle ilişkilidir. Öğrenme sürecinin tersi ise unutmadır. Örgütler unuttuklarında, geçmişte yapmaya muktedir oldukları bir şeyi yapamaz hale gelmekte; kabiliyetlerini ve nihayetinde de rekabetçiliklerini kaybetmektedir. Ancak, eğer geçmişte bilginin bazı unsurları yeni kabiliyetlerin gelişimi ile bir çatışma içerisinde ise örgütsel unutma, bilinçli olarak gerçekleştirilmesi gereken ve rekabetçiliği artıran bir unsur haline gelmekte; kıyasıya bir rekabetin hüküm sürdüğü küresel pazarlarda unutma sürecini etkin bir şekilde yönetmek başarı ile başarısızlık arasındaki ince çizgiyi belirlemektedir.

Detaylı bilgiler için aşağıdaki kitabı okuyabilirsiniz.

Mert, G. (2018). Örgütsel Öğrenme, Artikel Yayıncılık, İstanbul, https://www.gozdemert.com/ebook/OO.pdf