Bu yazımda sizlere işletmelerde sıklıkla karşılaştığımız satınalma ile ilgili bir yanlış yorumlamadan bahsetmek istiyorum. Ama önce gelin isterseniz satınalma nedir, ne değildir ile başlayalım. Satınalma, en ucuz fiyattan en kaliteli ürünün tedariki değildir. Satınalma, iş ihtiyacınızı çözecek en iyi çözümü, en iyi şartlarda temin etmektir. Bu cümledeki her bir tamlamanın üzerinde tek tek düşünmek gerekir. İhtiyaç, üretimde kullanılacak bir hammadde veya yarı-mamul, servis, alınıp-satılacak ticari bir meta, vb. olabilir. Satınalmacı işe, ihtiyacını anlayarak başlamalı.  Buna müşterinin sesi (voice of customer) diyoruz. Müşterinin ihtiyacını karşılamayan veya fazlasıyla karşılayan hiçbir çözüm, en iyi (optimal) çözüm değildir.

İhtiyaç analizi yaparken öngörülen çözümün değil, ihtiyacının tanımlandığından emin olunmalı. Örneğin; ihtiyaç, “Uluslararası konuşmalarımızı yapabilmek için bir konuşma paketine ihtiyacımız var” şeklinde söylendiğinde buradaki ihtiyaç, uluslararası konuşmaların yapılabilmesidir. Konuşma paketi, muhtemel çözümlerden birisi olabilir. Bunun için Skype ve Viber gibi çözümler, konuşma paketi alınmasından daha efektif bir çözüm olabilir.
Satınalmacı ihtiyacın en iyi hangi şekilde karşılanacağı konusunda yaratıcı olmalı. Satınalmacının ve ihtiyaç sahibinin, çözüm ile ihtiyaç arasındaki farklı bilmesi gerekir. Bu farkı anladıktan sonra çözümle ilgili önyargıya kafa tutmak ve diğer çözüm alternatiflerine bakmak daha kolay olacaktır.

En iyi çözüm, niteliksel açıdan ihtiyacı en iyi karşılayan çözümdür. En iyi çözümün, en iyi şartlarda temin edilmesi ise başka bir şeydir. Örneğin; akıllı telefon ihtiyacını karşılayacak en iyi çözümün iPhone olduğunu kabul edelim. iPhone’un temininde en iyiyi sağlayan şartlar; fiyat, temin süresi, vade, garanti süresi, vb. şartlardır. Satınalma fiyatı hiçbir zaman tek başına en iyi şartları sağlamaya yetmez.

Bunu şöyle düşünün; bir gazlı içeceği 1TL’ye kapının önündeki bakkaldan almak ile 80 kuruşa 5km ötedeki marketten almak arasındaki fark, esasen satınalma fiyatları arasındaki 20 kuruş değildir. İçeceğin toplam satınalma maliyeti, satıcıya ödediğimiz para ile o içeceğin evin buzdolabına girinceye kadar harcadığınız çabanın parasal karşılığının toplamıdır. Bu çabanın içine çok çeşitli maliyetler girebilir, bunlara recommend casino in Canada sair giderler diyelim. Market-Bakkal örneğinde bu, içeceği temin etmek için gideceğiniz yol (ulaşım/lojistik giderleri), otopark, harcayacağınız toplam zaman, vb. gibi masrafları içerir. Çoğumuz birim Satınalma maliyetini düşürmek için 1 yerine 10 tane alıp, birim başına sair giderleri düşürmeye çalışırız ki daha düşük bir toplam satınalma maliyetimiz olsun. Ve genellikle o çok tehlikeli envanter tuzağına düşeriz. Hemen adı koyalım; ihtiyacımızdan fazla stok, israftır. Paramızı, depolama alanlarımızı, enerjimizi (sayımı, bakımı, vs.) tüketir. Bu yüzden tedarik süresi ve tedarik süresinin varyasyonundan dolayı tuttuğumuz stokların stoklama maliyetleri de toplam satınalma fiyatına ilave edilmelidir. Örneğin; traktör üretiminiz için ihtiyacınız olan fren balatalarını, Çin’deki bir satıcıdan tedarik ettiğinizi varsayalım. Aylık ihtiyacın 2000 adet olduğunu ve tedarikçinizin aylık sevkiyatlar yaptığını kabul edelim. Tedarik süresindeki oynamalar (variations) için de 500 adet emniyet stoğu tutalım. Tam zamanında üretim (JIT: Just in time) yapılan bir senaryoda bile yaklaşık ortalama 1500 adet stokla çalışırsınız. Ortalama stok hesabı en basit şekliyle şöyle yapılır:

Ortalama Stok=  (Ay başı stok + Ay sonu stok )/2

Diğer taraftan yurtiçindeki bir üreticiden 1 hafta temin süresiyle tedarik yaptığınız senaryoda ortalama stoklarınız 250 adede kadar düşebilir. Ortalama 1250 adet daha az stok tutmak; finansal, depolama alanı ve ürün devre dışı kaldığında atıl olma riski gibi açılardan önemli tasarruflar sağlar.  Bu, “yurtiçinden tedarik etmelisiniz, çünkü daha az ortalama stokla çalışırsınız” anlamına gelmemeli. Önemli olan, toplam sahip olma maliyetidir (total ownership cost).

Ödeme vadesi, Toplam Sahip Olma Maliyetinin bir unsurudur ve satınalma kararı için çok belirleyici bir rol oynayabilir. Örneğin; 60 gün vade ile aldığınız bir ürünü 30 gün vade ile sattığınız bir senaryoda, şirket için satış fiyatı kadar 1 aylık finansman oluşturmak mümkündür ve bu -en az- paranın reel faiz getirisi kadar bir tasarruf sağlar.

İşin içine vade, gümrükleme maliyetleri ve eğer varsa gümrük tarifesi, tedarik zinciri riskleri, vb. parametreler girdiğinde daha da karışık bir denklemi çözmek için kolları sıvayın.

Tedarik Zinciri ve Satınalma uzmanlarına, Satınalma kararını vermeden önce her bir alternatif –çözüm- için Toplam Sahip Olma Maliyeti denklemini oluşturmalarını şiddetle tavsiye ediyorum. Kısa vadede en iyi çözüm, en düşük Toplam Sahip Olma Maliyetini veren çözüm olsa da, orta ve uzun vadede en iyi çözüm olmayabilir. Bunun için Toplam Sahip Olma Maliyetini oluşturan her bir kalemi gözden geçirin. Vade süresi, taşıma maliyetleri, gümrük tarifesi, vb. sair giderlerdeki optimizasyon ve pazarlık fırsatlarına bakın. Bu alanlarda sağlanacak bir optimizasyon inanılmaz satınalma avantajları yaratabilir. Son yıllarda Çin’den büyük hacimlerde tedarik yapan Amerikan şirketlerinin, Çin’de dağıtım merkezleri kurmaya başlamasının en önemli nedenlerinden biri budur; lojistik maliyetlerini ve dolayısıyla Toplam Sahip Olma maliyetini düşürmek ve rekabet avantajı sağlamak.

Tedarikçi seçimi kendi başına ayrı bir makale konusu, fakat tam bu noktada tedarikçi seçimiyle ilgili son yıllarda gözlemlenen bir trendi sizinle paylaşmak istiyorum. Tedarikçinin operasyonel mükemmellik çalışmalarına verdiği ehemmiyet, tedarikçi seçme kriterleri arasında çok güçlü bir ağırlık teşkil etmeye başladı. Zira stratejik açıdan böyle tedarikçilerle çalışmak, bugünkü kısa vadeli kazanımların ötesinde, sürdürülebilir bir rekabet avantajı elde etmek için önemlidir.

Kuşkusuz rekabette avantaj sağlayacak en önemli unsur, işletmelerin insan kaynağıdır. İşletmeler, yetenekli ve başarılı Tedarik Zinciri profesyonellerini şirketlerine çekmek ve ellerinde tutmak için stratejiler belirlemeli ve bu stratejilere uygun politikalar geliştirmelidir.

İşletmeler, satışlar üzerinden hesaplanan prim sistemine benzer bir prim sistemini, satınalmalar için de tasarlamalı ve devreye sokmalıdır. Toplam sahip olma maliyetini ölçecek ve izleyecek sistemler geliştirilmeli ve bununla ilgili performans metrikleri (KPI) ile Tedarik Zinciri Yöneticilerinin performansları değerlendirilmelidir.

Özetle;

• Belirleyici olan, salt satınalma fiyatı değil; toplam sahip olma maliyetidir.
• Toplam Satınalma maliyetlerini ölçmek için bir sistem kurun. “Ölçmediğiniz işleri yönetemezsiniz.” Jack Welch
• Toplam sahip olma maliyetini düşürmek için kafa yorun. Yenilikçi olun.
• TZY çalışanlarınızı motive edin. Onlara KPI’lar atayın ve bir prim sistemi kurun
• Ve unutmayın, “Mükemmel firmalar, mükemmelliğe inanmazlar – sadece sürekli değişim ve ve sürekli gelişime inanırlar”. Tom Peters

Arif YILDIRIM

Tedarik Zinciri Direktörü

KARACA