Bir yanda Satınalma, diğer yanda Muhasebe… Bir şirketin en gözde, en önemli, en stratejik iki birimi… Bu iki birimin başına ehil, deneyimli, gizliliğe önem veren ve güvenilir kişileri ve ekipleri göreve getiren firmanın önünde kimse duramaz, söz konusu firmanın gelecek planları gerçekleşir, hedefleri tutar ve rekabet gücü artar.
Satınalma & muhasebe yönetici ve ekipleri arasında ahenkli ve uyumlu bir çalışmanın var olması, ortak dijital platformu kullanmaları, etkili, saygılı ve anlayışlı bir iletişimin varlığı güzel neticelerin alınmasını kolaylaştırır. Her iki ekip te dayanışma ve koordinasyon ruhu içinde hareket etmelidir.
Herkesin birbirinin çalışma, yetki ve sorumluluk alanı sınırlarına dikkat etmesi, tecrübesine, bilgi birikimine, verdikleri kararlara saygı göstermeleri, omuz omuza güç birliği içerisinde çalışmaları son derece önem arz eder. Tabi ki ekiplerin verimli çalışmaları için gerekli ortamı ve desteği sağlayacak olan ve ekipler arası koordinasyonu diri tutacak olan bir üst yöneticilerdir. Şunu unutmamak gerekir ki; huzurlu bir çalışma ortamı gereklidir ve çalışanları motive eder. Ancak çalışanları asıl huzurlu kılan şey, başardıkları, bitirdikleri ve neticeye ulaştırdıkları işler ve yöneticilerine sundukları kusursuz ve eksiksiz raporlar olmalıdır.
Neden satınalma ve muhasebe arasındaki koordinasyonu bu kadar önemle vurguluyorum biliyor musunuz ? Çünkü Satın alma ve ödeme işlemleri yüksek işlem hacminin meydana geldiği alanlardır. Dolayısı ile işletme için en riskli konulardan olan satın alma ve ödeme süreçlerinde hata veya hilenin meydana gelme olasılığı oldukça yüksektir. Hata ve hileleri minimize etmenin yolu iç denetim mekanizmasını çalıştırmaktan geçer. Ekipler arası uyumlu çalışma tam da bu işe yarar: Herkes birbirinin hatasını görür ve gerekli uyarıları zamanında yaparak hatasını gidermesine destek olur.
Peki satınalma ve muhasebe birimleri hangi noktalarda ortak hareket etmelidir ? Bu konu şirketlerin büyüklüklerine ve yaptıkları işe göre değişiklikler gösterebilir. Benim burada ele almayı düşündüğüm şirketler, üretimden satışa varan, aldığı hammadde, yarı mamül, ve sarf malzemeleri üretime dönüştürüp ortaya koyduğu makinaları satışa sunan fabrikalar olacaktır.
Satınalma ve muhasebenin karşılaştığı diğer bir durum da ödeme gecikmelerinde genelde tedarikçilerin muhasebe yerine satınalma birimini muhatap alıp aramaları ve ödeme istemeleridir. Doğru olan aslında tedarikçilerin direkt firma muhasebesini aramaları ve mutabakata varmalarıdır.
Proje maliyetlerinin hesaplanmasında da yine satınalma ve muhasebe birimleri ortak çalışma yaparlar. Projenin malzeme maliyetleri konusunda satınalma birimi muhasebeye gerekli bilgileri ulaştırmalıdır. İşçilik maliyetlerini insan kaynaklarından alan muhasebe birimi, genel giderlerin ve yol maliyetlerinin hesaplanmasından sorumludur.
En önemli hususlardan bir de firmanın nakit akışının yönetilmesidir. Satınalma birimi özellikle de stok ve ödeme meblağı yüksek alımlarını muhasebe biriminin nakit akışı öngörüsüne göre yapmalıdır. Çek verilmesi veya DBS ile alımlarda ödeme vakti geldiğinde yeterli nakit olmazsa muhasebe ödemede zorluk yaşayabilir. Satınalma, muhasebenin öngörüsüne göre alımlarını yapabilir veya öteleyebilir.
Katkılarında dolayı ön muhasebe yöneticisi Elif Duygu Biçen’e teşekkür ederim.
Cavit SOY
