E-satınalma Kavramı ve Faydaları
Internetin yaygınlaşmasıyla birlikte insanların birbirleriyle iletişim kurma yöntemleri büyük ölçüde değişmeye başladı. Bu durum ticari işletmelerin faaliyetlerini de önemli ölçüde etkiledi. Şirketler kurumsal web sayfaları oluşturmaya, reklam faaliyetlerini İnternet üzerinden yürütmeye, online kataloglar oluşturmaya başladı.
Satınalma departmanları da e-satınalma kavramı ile İnternet sayesinde tanıştı. Kağıt üzerinde yürütülen talep – onay süreçleri, e-posta ya da faks ile yürütülen tedarikçi ilişkileri e-satınalma platformları üzerinden yürütülmeye başlandı.
E-satınalma, talepten teslimata ve faturalandırmaya kadar olan satınalma süreçlerinin online olarak yürütülebilmesine ve raporlanabilmesine imkan sağlayan bir platform olarak özetlenebilir.
Satınalma yetkilileri gün içerisinde farklı bölümlerden gelen satınalma talepleriyle ilgilenmekte, tedarikçi firmalardan teklif isteğinde bulunmakta, farklı formatlarda gönderilen teklif mektuplarını konsolide etmekte ve sipariş süreçlerini yönetmektedir. Tüm bu süreçlerin yanı sıra satınalma yetkililerinin kendi alım kategorilerindeki gelişmeleri takip etmeleri ve bu gelişmeler doğrultusunda stratejilerini belirlemeleri, yeni tedarik olanaklarını araştırmaları, tedarikçi ziyaretleri ile yerinde incelemeler yapmaları ve raporlamaları gerekmektedir.
Bu noktada e-satınalma platformları devreye giriyor. Talep – onay süreçlerinin e-satınalma platformları üzerinden yürütülmesi ile onay süreçleri kısalmakla birlikte tüm süreç takip edilebilir ve raporlanabilir hale gelmektedir. Onay veren yetkililerin önceki dönemlerde yapılan taleplere ilişkin bilgilere ulaşabilmesi ile taleplerin kontrollü bir şekilde yönetilmesi sağlanabilmektedir. Benzer şekilde talep oluşturan yetkililerin taleplerini takip edebilmeleri, malzeme planlama süreçlerinin daha etkin bir şekilde yönetilmesine imkan sağlamaktadır. Satınalma yetkililerine ihtiyaç taleplerinin doğru zamanda ve doğru şekilde ulaşması talebin siparişe dönüşmesine kadar geçen sürenin de azaltılmasına yardımcı olmaktadır.
Tedarikçi firmalar ile yürütülen bilgi ve teklif toplama süreçlerinin tek merkezden ve online olarak yürütülmesi ile tedarikçi firmalar fiyat tekliflerini hazır teklif formları üzerinden iletirken, satınalma yetkilileri de verilen teklifleri tek ekrandan görüntüleyebilmekte ve değerlendirebilmektedir. Böylece farklı formatlarda ulaşan teklif mektuplarının konsolidasyonu, mukayese tablolarının oluşturulması gibi operasyonel işlemler için zaman harcanmasına gerek kalmamakta ve yapılan işlemler standartlaştırılabilmektedir. Öte yandan tek merkezden yürütülen satınalma süreçleri izlenebilir ve raporlanabilir hale gelmektedir.
ERP Sistemlerinde E-satınalma
Birçok işletme üretim planlama, muhasebe, finans, lojistik gibi süreçlerini yürütmek için çeşitli ERP sistemleri kullanmaktadır. E-satınalma platformlarının işletmelerde kullanılan çeşitli ERP sistemleri ile entegre olabilmeleri de en önemli özelliklerinden biridir.
ERP sistemleri genellikle kapalı devre sistemler olduklarından, dışarıdan bir yetkilinin erişimine izin verilmemektedir. Bu nedenle tedarikçi ilişkilerini yürütmek için e-satınalma platformları tercih edilmektedir. Bu süreçte satınalma bölümlerinin ihtiyacına göre farklı yöntemler uygulanabilir. ERP sistemleri üzerinde oluşturulan talepler onay süreçleri tamamlandıktan sonra e-satınalma platformlarına aktarılır. Teklif toplama ve sipariş süreçleri e-satınalma platformlarında yürütülür ve yapılan değerlendirme sonucu oluşturulan sipariş bilgisi ERP sistemlerine aktarılabilir. Tedarikçi firmalar tarafından verilen tekliflerin ERP sistemlerine aktarılması da mümkün olabilmektedir.
ERP sistemleri ile e-satınalma platformları arasında kurulacak entegrasyonun teknolojik yönünün yanı sıra, sürecin modellenmesi de son derece önemlidir.
Teknoloji Tek Başına Yeterli mi?
E-satınalma platfomları yukarıda da saydığımız gibi, satınalma bölümlerine zaman tasarrufu, raporlanabilirlik, izlenebilirlik, konsolidasyon, şeffaflık gibi birçok fayda sağlamaktadır. Fakat teknolojisi ve yetenekleri ne kadar iyi olursa olsun, sistemler ancak doğru yönetildikleri zaman beklenen faydayı sağlayabilmektedir.
İşletmedeki satınalma yetkililerinin yoğun gündemleri içerisinde bu platformların operasyon desteğini vermeleri mümkün değildir. Gerek sistemin işletmenin sürecine uygun olarak tasarlanması, sistemde gerekli tanımlama ve güncellemelerin yapılması, gerekse kullanıcı desteğinin verilmesi gibi konular bu platformların beklenen faydayı sağlaması için olmazsa olmaz konulardır. Bu nedenle e-satınalma platformlarının kullanılabilmesi için SaaS (Software as a Service) modelinin tercih edilmesi en optimum yöntem olacaktır. Bu model ile şirketlerin sistem bakım, barındırma ve donanım yönetimi, bunun yanında yazılım geliştirme ve yönetme gibi ekstra masraflara katlanmalarına da gerek kalmayacaktır.
BU YAZI SATINALMA DERGİSİ ŞUBAT 2014 SAYISINDA YAYINLANMIŞTIR. KAYNAK GÖSTERİLEREK DAHİ İZİNSİZ KULLANIMI YASAKTIR.
