Günümüzün öldüren rekabetçi ortamı, artık her şeyin içeriğini sorgulama, ölçme ve özüne inmemizi gerektirmektedir. O nedenle, şirketimizin kısa, orta ve uzun vadeli stratejilerine paralel olarak, satınalmada planlı hedefler koymak, başarı anahtarı ve performansımızı artırıcı en önemli aksiyon olarak kabul ediyoruz…
Günümüzden 40-50 yıl öncesine kadar Ağın ve çevresindeki köylerde (Elazığ), varlıklı, hali vakti yerinde olan ailelerin evlerinde müsait büyük bir oda ayrılıp bu oda uzun kış gecelerinde mahalledeki ve köydeki erkeklerin bir araya gelmesi için açılırdı. Buna “oda açmak” ya da “oda yakmak” denirdi. Bu odalara oturmaya gelenler, beyaz toprak sıvalı duvarları, tavanı döşemelerle (ağaç) veya tahtayla kaplı, tabanına döşenmiş kalın minderler ve duvarların üç tarafına birden dizilmiş yastıklara yaslanarak, sohbet eder, günlük işlerini konuşurlardı.
Sanırım, -günlük de olsa- Ağın ve çevresinde “oda açmak”la işlerin raporlanması sağlanıyordu J
Uzun iş süreçlerinde -isteyelim ya da istemeyelim- farklı kullanıcılar tarafından, farklı zamanlarda çok miktarda veri oluşur. Bir çeşit geribildirim olarak nitelendirebileceğimiz bu söz konusu sonuç birikiminin, gerekli zamanlarda sistematik bir şekilde özetlenip, ilgili kişilerle paylaşılması gerekir. Kısaca, rapor verilir.
Tüm şirketlerde raporlama, kurumsal verimliliğin artması anlamına gelir. Biz satınalma yöneticilerinin gelişimi için, süreçlerimizde neyi, neden ve nasıl yaptığımızı sorgulamamız, buna bağlı olarak da analizler yapmaktan sorumluyuzdur.
Satınalmadan beklenen başarıyı gerçekleştirmenin en iyi yolu raporlamadan geçer. Yolun sonu ise, faaliyet gösterdiğimiz sektörde elde edilmiş başarı ölçütleridir. Şirketin hangi yöne gideceğini belirleyen hedefler doğrultusunda, içinde bulunduğumuz sektörün anahtar performans parametrelerini (KPI) belirleyerek rakamsal, ölçülebilir satınalma hedefleri koymalıyız. Hedeflerimizin periyodik kontrolünü yapmalı ve yine periyodik şekilde raporlamalıyız zira satınalma süreç verimliliğimizi denetleyip, kontrol altına almamız gerekir. Doğru yaptığımızı gösteren, yükselen ivme ile çıktılar alacağımız ölçümler, hedef kararların isabetliliğini gösterir.
Raporlar, geçtiğimiz dönemdeki gelişmeleri özetleyen rakamsal değerlerdir. Satınalmada atacağımız bir sonraki adım için öncü göstergelerdir. Departmanımızın iyi veya kötü gidişatını gösteren analitik tablodur. Performans parametrelerimiz ile aldığımız raporlarınızın uyum içerisinde olması olmazsa olmaz kuraldır. Maliyet tasarrufları, çıktı ve kalite artışları, işlerin basitleştirilmesi, hızlı ve sağlıklı karar alma gibi faydaları elde etmek için satınalmacıların performans parametrelerini (KPI) mutlaka rakamsal çıktılara dönüştürmesi gerekmektedir. Söz konusu değerler ve tablolar sayesinde satınalma departmanının performansı hakkında karar verebilir, departmanın başarısını ve verimliliğini kolaylıkla tespit edebiliriz. Bu rakamsal verilerle analizler yapıp hangi konularda iyi olduğumuzu, hangilerini iyileştirmemiz gerektiği göz önüne sereriz. Kendimize, yeni aksiyon planları oluşturmaya fırsat yaratırız.
Yazar:Selda YÜKSEKBAŞ
yuksekbasselda@gmail.com
Yukarıda özeti yayınlanan bu yazının tümünü Satınalma Dergisi Ocak 2015 sayısında bulabilirsiniz.!
