Kurumsal kaynak planlama (ERP) ve üretim yönetimi (MES) yazılımlarının ilk versiyonları olarak değerlendirebileceğimiz, yeniden sipariş sistemleri (ROP), malzeme ihtiyaç planlama (MRP) ve üretim kaynak planlama (MRP II) yazılım sistemleri 1960’li yıllardan itibaren geliştirilmeye başlanmıştır (Şekil 1.).
Şekil 1. Üretim Planlama ve Kontrol Sistemlerinin Gelişimi
MRP ile ürün reçeteleri üzerinden üretimde kullanılacak malzeme ihtiyaçlarının daha etkin planlanması ve raporlanması sağlanmıştır. 1970’lerde MRP’ye talebe dayalı malzeme yönetimi, kapasite gereksinim planlama (CRP), atölye kontrolü (SFC) gibi özellikler eklenerek malzeme yönetimi ve üretim entegre edilmiştir. MRP II ile işletmeler kapasite gereksinimleri ve kısıtları doğrultusunda üretim yeteneklerini hesaplayarak daha verimli bir şekilde planlama ve izleme yapabilmiştir. 2000’li yıllar ile birlikte işletmenin tüm kaynakları ERP yazılımları üzerinden planlanmaya başlamıştır. Küçük, orta veya büyük ölçekli işletmelerde, firmanın ihtiyaçları doğrultusunda ERP’ler kullanılmaktadır. Aşağıda bulunan listede ERP yazılımınızda uygulamanız gereken kontrollerin bir listesini bulabilirsiniz:
⭕ Erişim Kontrolleri
Bir bireyin iş sorumluluklarına bağlı olarak hassas verilere erişimini kısıtlamak için ERP sistemi içinde kullanıcı rolleri ve izinleri uygulayın.
⭕ Onay İş Akışları
ERP sistemi içinde kritik işlemler için uygun onaylar gerektiren otomatik iş akışları oluşturun.
⭕ Denetim İzleri
Kullanıcı eylemleri, verilerdeki değişiklikler ve sistem olayları dahil olmak üzere tüm sistem etkinliklerinin kapsamlı bir günlüğünü tutun.
⭕ Bütçe Kontrolleri
ERP sistemi içinde bütçe sınırlarını uygulamak ve harcamaları izlemek için kontroller uygulayın.
⭕ Sözleşme Yönetimi Kontrolleri
Müşteriler, tedarikçiler veya diğer taraflarla yapılan sözleşmeleri izlemek ve yönetmek için denetimler oluşturun.
⭕ Veri Doğrulama ve Bütünlük
Verilerin doğruluğunu, tutarlılığını ve eksiksizliğini sağlamak için ERP sistemi içinde doğrulama kuralları ve veri bütünlüğü kontrolleri oluşturun.
⭕ Özel Durum Raporlamasının Kontrolü
Olağandışı veya şüpheli işlemleri, önceden tanımlanmış eşiklerden sapmaları veya diğer istisnaları işaretlemek ve raporlamak için uyarılar ve bildirimler oluşturun.
⭕ Finansal Raporlama Kontrolleri
Mutabakatlar, finansal verilerin doğrulanması ve otomatik rapor oluşturma dahil olmak üzere finansal raporların doğruluğunu ve bütünlüğünü sağlamak için denetimler oluşturun.
⭕ Envanter Kontrolleri
Envanter düzeylerini yönetmek, fiziksel envanteri sistem kayıtlarıyla karşılaştırmak ve stok farklılıklarını önlemek için denetimler oluşturun.
⭕ Parola İlkeleri
Parola karmaşıklığı gereksinimleri, düzenli parola değişiklikleri ve parolanın yeniden kullanımıyla ilgili kısıtlamalar dahil olmak üzere güçlü parola ilkeleri uygulayın.
⭕ Görevler Ayrılığı
İşlemleri onaylama ve kaydetme gibi hassas görevlerin, suistimalleri veya hataları önlemek için farklı kişilere atandığından emin olun.
⭕ Sistem Entegrasyon Kontrolleri
ERP sistemi ile tedarikçiler veya müşteriler gibi diğer sistemler veya dış taraflar arasında transfer edilen verilerin bütünlüğünü ve doğruluğunu sağlamak için kontroller uygulayın.
⭕ İki Faktörlü Kimlik Doğrulama
Eğer mümkünse ERP sistemine kullanıcı erişimi için iki faktörlü kimlik doğrulamayı etkinleştirin ve kullanıcıların ikinci bir kimlik doğrulama biçimi sağlamasını zorunlu kılarak ekstra bir güvenlik katmanı ekleyin.
⭕ Tedarikçi/Satıcı Yönetim Kontrolleri
Tedarikçi/Satıcı bilgilerini doğrulamak, durum tespiti yapmak ve performansını izlemek dahil olmak üzere tedarikçi ilişkilerini izlemek ve yönetmek için denetimler oluşturun.
ERP Kurumlarında Başarı için Temel Kriter:
ERP kurulumlarında yazılımın yeterliliği kadar ekibinizin bu yazılıma ne derecede ayak uydurabildiği de önemlidir. Yazılımı etkin bir şekilde yürütmek için gerekli becerilere veya zamana sahip olmayan ekip üyelerine sahip ERP projeleri başarılı olamayacaktır. Bu durum işletmenin ilave maliyetlere katlanmasına ve gecikmeler yaşanmasına sebep olabilir. Ayrıca ERP uygulama projelerinde görevlendirilen personelin iş süreçlerini iyi anlaması ve üst yönetimin desteği başarı için bir başka ön koşuldur.
