Dergimizin ilk sayısında değerli hocamız Prof. Dr. Murat Erdal satın almanın hızla değişen mikro ve makro faktörler çerçevesinde artan öneminden; satın alma yönetiminin ve satın almacının işletmenin stratejik hedeflerine ulaşmasındaki etkin rolünden söz etmişti. Aynı zamanda farklı satın alma türlerini de belirterek faaliyet artışı sonucu karmaşık bir yapıya doğru sürüklenme tehlikesi ile karşı karşıya olan yönetim süreçlerinde uzmanlaşma ve verimlilik kavramlarına değinmişti.
[one_half]
Yinelemekte fayda var: satın alma işletme ihtiyaçlarının karşılanması amacıyla teknik spesifikasyonları tanımlanmış doğru kalitedeki ürünlerin doğru tedarikçilerden doğru zamanda doğru maliyetlerle temin edilmesidir. (Robert M. Monczka, 2009).
Burada önemle üzerinde durulması gereken konuların başında işletmenin ihtiyaçları, stratejik hedefleri ve elbetteki kaynakları doğrultusunda en uygun satın alma modelini oluşturması gerekliliğidir. Hocamızın da söz ettiği gibi zaman içinde değişen ihtiyaçlar ve şartlara göre değişik satın alma biçim ve yöntemleri ortaya çıkmıştır.
[/one_half]
[one_half_last]
Bu yöntemlerin ve farklılıkların doğru saptanması ve analizi tüm işletme faaliyetlerinin başarısında etkin rol oynamaktadır. Bu açıdan bakıldığındaişletmelerde satın alma faaliyetlerinde yine dergimizin ilk sayısında incelendiği gibi gıda, tekstil, kimya, güvenlik gibi değişik sektörlerde görülen farklılıkların yanında daha genel bir bakış açısıyla ürün ve hizmet satın alma süreç ve faaliyetlerinde gözlenen farklılıklara daha yakından bakmakta fayda var.
Genel olarak sektörü, modeli ne olursa olsun bir satın alma operasyonunda göz önünde bulundurulması gereken satın almanın 7 doğrusu şöyle sıralanmaktadır:
[/one_half_last]
Doğru malzeme, ürün ve hizmet
Doğru miktar
Doğru kaynak/tedarikçi
Doğru kalite
Doğru fiyat
Doğru zaman ve yerde teslim
Doğru müşteri/talep sahibine teslim
[one_half]
Bu yaklaşıma gelen eleştirilerin odağında özellikle “doğru” kavramının sektör, işletme ve yöneticilere göre farklı anlamlar taşıyabildiği gerçeği bulunmaktadır ki yazımızın ilerleyen aşamalarında bu 7 doğru üzerinden ürün ve hizmet satın alması farklarını incelerken “doğru”nun nasıl göreceli olarak değişik yorumlandığını zaten görmüş olacağız. Bir yandan da bu 7 doğru bir yol haritası görevi yapacak ve konumuzun dağılmadan bütünlük içinde ilerlemesini sağlayacaktır.
Ürün satın almada mal veya şeylerin mülkiyet devri söz konusu iken hizmet satın almada herhangi bir mülkiyet devri söz konusu değildir. Hizmet sağlayıcı talebiniz üzerine olanaklarını dönemsel olarakservisinize sunar, bir nevi kiralama biçimidir. Satın almaya konu bu olanaklarıninisiyatifi çoğunlukla hala hizmet sağlayıcıdadır.
Doğru ürün arayışlarında tedarikçinizin ürün gruplarından biri ya da bir kaçı ile ilgilenirsiniz. Tedarikçinizin finansal ve yapısal gücü elbetteki önemlidir ancak daha önemle üzerinde durulan spesifik olarak ürünün kendisidir. Fakat hizmet sektöründe alımı yapılacak olan şey, “olanaklar”, tedarikçinin bütün işletme varlığı ve biçimiyle doğrudan alakalıdır. Dolayısıyla ürün satın almada doğru ürün ve doğru tedarikçi tanımları farklılık gösterse de hizmet alımlarında doğru hizmet kesinlikle eşittir doğru kaynak/tedarikçi diyebiliriz. Örneğin; hazır giyim sektöründe faaliyet gösteren bir tekstil firmasını ele alalım. Tedarik etmesi gereken en temel ürünlerden biri kumaştır. Üzerinde duracağı kendisine teslim edilecek olan kumaşın istediği spesifikasyonlara; iplik numarasına, rengine, desenine, enine uygun olup olmayacağıdır. Çoğu durumda kumaşın hangi makinelerle üretildiği, üretim sürecinde kullanılan kaynaklar, üretim ortamı, makine parkuru gibi detaylarla ilgilenmez, bilmez bile. Değerlendirilecek hedef malzeme onun için kumaşın kendisidir ve tedarikçinin işletme yapısı, kurumsal olanakları daha sonra değerlendireceği unsurlar arasındadır. Hâlbuki aynı tekstil firması kumaşını alıp ürettiği ürünün müşterisine teslimi için seçeceği taşımacılık firmasında farklı bir yaklaşım sergiler. Burada taşımacılık firmasının sunduğu taşıma araçları, istenilen destinasyona hizmetinin olup olmadığı, istenilen destinasyonda teslimatı sağlayabilecek acente ağının olup olmadığı… vb gibi taşımacının yapısal ve örgütsel özellikleri hakkında bilgi edinmeli ve asıl bunların kendi isteklerine uygun olup olmadığını değerlendirmelidir. Yani değerlendirilecek hedef malzeme onun için taşımayı gerçekleştirecek firmanın kendisidir.
Doğru kalite kavramı da aynı şekilde değerlendirilebilir. Örneğimizdeki tekstil firması yine kumaş satın almada kumaşın ürün kalitesi ile ilgilenirken taşıma hizmeti söz konusu olduğunda hizmet tedarikçisinin servis olanaklarının kalite ve güvenirliğini değerlendirir.
Özetle ürün satın almada alternatif tedarikçileri satın alınacak ürün üzerinden incelerken hizmet satın alırken tedarikçinin tam da kendisini ele alırız.
Doğru fiyat söz konusu olduğunda durum daha da hassaslaşıyor. Herhangi bir satın alma faaliyetinde en ucuz fiyatın en doğru fiyat olmadığı konusunda tüm satın almacılar hemfikirdir. Kalite, hız, ödeme ya da tedarikçinin sunacağı diğer avantajlarla birlikte değerlendirildiğinde fiyat sıralamasında ortalarda bulunan bir tedarikçi bile tercih edilebilir. Bu durum hizmet satın almasında çok daha büyük önem arz etmektedir. Çünkü hizmet alımlarındaki risk,alımın finansal maliyeti ile karşılaştırıldığında büyük kalmaktadır. Dolayısıyla işletmeler hizmet alımlarında fiyat farklarına değil yine hizmet sağlayıcının güvenilirliğine ve hizmet kalitesine önem verirler. Yine örneğimizden yola çıkarsak 100 000 USD tutarındaki bir malın taşıması için 1000 USD yerine taşıma risklerini mümkün olduğunda azaltmak için daha tecrübeli ve donanımlı bir başka tedarikçi ile 1500 USD’ye anlaşma sağlamakta bir sakınca görülmez. Burada önemli olan teslimatın sağlam, zamanında ve sorunsuz yapılmasıdır. Ürün alımları yoğun fiyat hassas alımlar iken hizmet alımlarında bu hassasiyet karşılaştırıldığında ciddi oranda düşüktür.
[/one_half]
[one_half_last]
Bunlara ek olarak birçok hizmet türünde üretim ve tüketim aynı anda aynı yerde gerçekleşmektedir. Bu gerçek bile başlı başına doğru yerde ve doğru zamanda teslimat konusundaki farkları ortaya koyuyor sanırım. Ürün teslimatlarında zamanlama ve doğru yerde teslimat ön planda iken hizmet alımlarında hizmet faaliyetinin kendisinin gerçekleştiği yer ve zamanın iyi bir biçimde planlanması ön şarttır.
Doğru müşteri kavramı ise hizmet alımlarında çok önemle üstüne durulması gereken bir kavram. Özellikle büyük ölçekli işletmelerde ürün satın almada muhattapçoğunlukla iç müşteriler yani şirket bünyesinde yer alan üretim ya da planlama departmanlarıdır. Her ne kadar nihai müşterinin talepleri söz konusuysa da talebi işleyen, ileten ve takip eden dahili departmanlardır. Halbuki hizmet alımlarında üretimin ve tüketimin dolayısıyla teslimatın aynı anda gerçekleştiği gerçeğinden de yola çıkarak muhattabın birinci elden nihai müşteri olduğunu belirtmek gerekir. Bu açıdan hizmet alımından sorumlu kişilerin müşteri taleplerinin doğru ve hızlı anlaşılması ve müşteri memnuniyetinin sağlanması hususlarında daha hassas ve yaratıcı olmaları gerekmektedir. Hizmet alımlarında satın almacı aynı zamanda müşteri temsilcisi görevini de üstlenmelidir. Gerekirse tüm süreç takibini müşterisi ile birlikte yapmalı ve hizmet sonlanana kadar her aşamaya dahil olup kontrolü elinde tutmalıdır.
Bu açıdan hizmet alımlarında çoğunlukla tedarikçi ve müşteri yüzleşir ve tanışır. Müşteriniz malların hangi lojistik firmasıyla geldiğini bilir, yemek servisinin hangi firma tarafından yapıldığı ortadadır, danışmanlık hizmeti aldığınız firmayı saklayamazsınız. Dolayısıyla işletmeler hizmet alımlarında tedarikçileri ile daha yakın ve daha güvene dayalı ilişkiler kurmak zorundadır. Ürün satın almada aynı durum istisnalar hariç geçerli değildir.
Bütün bunlara ek olarak kalite ölçüm ve değerlendirme ile ilgili farkları da belirtmekte fayda var. Ürün satın alırken teslimat aşamasında veya üretim sırasında varsa bir kalite kontrol departmanı tarafından ürünün istenen kalitede olup olmadığı anlaşılır ve süreç doğru yönetilirse durum nihai müşteriye aktarılmadan telafi edilebilir.Halbuki hizmet alımlarında kalite performans sırasında ölçülür ve gözlenir. Bu açıdan satın alma sorumlusunun hizmet ihtiyacının belirlenmesinden hizmetin gerçekleşmesi ve sona ermesine kadar tüm aşamalarında aktif ve alarm durumunda olması şarttır. Hizmet alımlarında takip ve kontrol çok daha etkin ve operasyonel düzeyde adım adım gerçekleştirilmelidir. Hizmet sunumu sırasında yaşanacak bir aksilik tüm satın alma faaliyetinin başarısızlığı anlamına gelir.
Gerek ürün satın alma gerekse hizmet satın alma alanlarında yıllar süren tecrübelerim doğrultusunda edindiğim izlenimleri ve gözlemlerimi paylaşmaya çalıştım. Bu farkların işletmeler tarafından rekabet stratejileri ile paralel satın alma stratejilerini oluştururken ve departmanlarını yapılandırırken önemle göz önüne alınması gerektiği inancındayım ki faaliyet amaçlarına uygun ve performans odaklı modeller geliştirilebilsin. Satın alma yöneticilerinin ve sorumlularının da yine ürün mü hizmet mi satın aldıklarına bağlı olarak kişisel ve kurumsal taktik, yöntem ve programlar oluşturmasında bu hususları dikkate almalarında fayda olduğunu düşünüyorum.
Genel hatlarıyla ele alınan tüm bu belirtilen farkların ürün ve hizmet türlerine, seçilen satın alma modellerine, sektörlere hatta bölgelere göre değişkenlik gösterebileceğini de belirterek her birinin tartışmaya açık olduğunu ve başka temel farkların da eklenebileceğini hatırlatmak isterim. Bu konuda yorum, eleştiri ya da katkıda bulunmak isteyenlerin dergimiz üzerinden fikirlerini paylaşmalarından mutluluk duyarım.
Fikirlerimizi, bilgi ve tecrübelerimizi paylaşma ve tartışma imkanı bulabildiğimiz bu dergi sayesinde satın alma faaliyetlerinde ve dolayısıyla işletmelerin ana faaliyetlerinde etkin gelişmeler elde edileceğine yürekten inanıyorum. Bu vesile ile tüm dergi ekibine bütün emekleri ve uğraşları için teşekkür ediyor ve başarılar diliyorum.
Serap Bekiroğlu
[/one_half_last]
BU YAZI SATINALMA DERGİSİ ŞUBAT 2013 SAYISINDA YAYINLANMIŞTIR.
