Zamanın etkin kullanımı ve ajanda yönetimi, en önemli liderlik niteliklerinden biridir. Bu yazımızda, özellikle yeni yöneticilere veya yeni bir göreve atanmış olan yöneticilere zaman yönetimi konusunda rehber olacak bilgiler vermeyi tercih ettik.

Yoğun iş temposunda 30 saatlik işi, gün içerisinde 8-9 saate sığdırmak, günümüz modern iş dünyasında maharetler gerektiren bir sorundur. Bu yoğunluk içerisinde mutlu ve sağlıklı bir yaşam için iş ve özel hayat dengesinin sağlanıp sürdürülebilir şekle getirilmesi önemli bir gerekliliktir. Bu da zaman kaynağının etkin kullanımını ön plana çıkartır.

Bu noktada en etkili yöntem, elinizdeki işlerin belirli bir metodolojiye göre sınıflandırılmasının yapılmasıdır. Gün içerisinde elinize gelen her yeni işi de bu sınıflandırma doğrultusunda değerlendirirseniz önemli bir rahatlama yaşamış olacaksınız.

İşlerin sınıflandırılmasında göz önünde bulundurulması gereken kriterleri çalıştığınız şirketin öncelikleri doğrultusunda siz belirlemelisiniz. İşin önemi, aciliyeti ve yöneticiye organizasyon bünyesinde kazandıracağı altın puanlara göre dört veya beş grupluk bir sınıflandırma yapılabilir:

A GRUBU İŞLER

Bu işler acil, süreli ve önemli işlerdir. Zamanında ve tam olarak yapılmaması, şirketin itibar ve gelir kaybına sebep olabilecek derecede önemli sonuçlar doğurabilecek işlerdir. Bu sonuçlar, yöneticinin itibar ve işini kaybetmesine neden olabilecek bir dizi yeni sonuçlar da üretecektir.

• Şirket için yasal risk ve yaptırımlar doğurabilecek işler
• Yöneticinin kariyeri ve direkt yöneticisinin gözündeki algısı için önemli olan yukarıdan gelen görev ve sorumluluklar
• Tepe yönetimine yapılacak olan sunumun da aynı şekilde yöneticinin şirketteki geleceği için kadersel etkileri olabilir. Bu nedenle öncelikli işlerdendir.
• Şirket içi dedikoduları öğrenmeyi zaman kaybı olarak görüyorsanız bu düşüncenizi yeniden gözden geçirmenizi öneririm. Dedikodu yapmayın, söylenti çıkarmayın elbette. Ancak akıp giden söylentilere de mutlaka kulak kabartın. Çünkü özellikle kurumsal yapılarda en önemli istihbarat kaynağı dedikodu ve söylentilerdir.

Dahası da söylenti ve dedikodular, çoğu zaman gerçek çıkar. Şirketin üst yönetiminde, yöneticinin kendisini ve sorumlu olduğu bölümü ilgilendiren değişiklikler üzerine konuşuluyor olabilir. Özellikle değişim ve dönüşüm projelerinde üst yönetim, değişime ayak direyen yöneticileri bilmek isterler.

Yöneticinin, gerekli stratejik hamleleri zamanında yapabilmesi ve önlemler alabilmesi için bu söylentilerden önceden haberdar olması kendisine avantaj sağlayacaktır. Böylece örneğin, üst yönetimin organizasyon ile ilgili değişiklik yapma kararını ilk duyduğunda istenmeyen bir tepki vermekten de kaçınmış olur. Çünkü her zaman akılda kalan şey, verilen ilk tepkidir.

Ayrıca yönetici kendisi ve birimi hakkında organizasyon bünyesinde oluşmuş algıları da bu söylentilerden öğrenme fırsatı yakalayabilir. Herhangi bir algı operasyonuna kurban gitmemek ve zamanında önlemlerini alabilmek için söylentilere kulak kabartmak önemlidir.

• Personel yönetimi delege edilmemesi gereken öncelikli işlerdendir. Ekip üyelerinin moral motivasyonu, şirketin vizyonuna olan bağlılıkları önemli liderlik göstergelerindendir. Ayrıca uygun şekilde verilen bir geri bildirim bile, yöneticinin çalışma arkadaşlarına değer verdiğini göstermek için birer fırsat taşıyabilir. Diğer taraftan iş hayatında her ekip üyesi, yöneticisinin kendisine zaman ayırmasını, onun tarafından değer görmek olarak algılar. Güçlü bir lider, ekibine ve ekip ruhuna önem veren liderdir.
• Şirketin iş akışında kriz halini almış ve aşağıda çözüm bulunamayan işler için karar toplantıları

B GRUBU İŞLER

Bu işler acil ve süreli olmasına rağmen yöneticiye puan kazandıracak derecede önemli olmayan işlerdir. Bunlar bir organizasyon içerisinde, liderin yapmakla zaman kaybetmemesi gereken işlerdir. Delege edilerek hem yöneticiye zaman ve alan yaratıldığı gibi hem de ekip üyelerinin kendilerini geliştirmesi için imkân sağlanmış olacaktır.

• İş akışı içerisinde başka bir birimden gelen ve acil olarak cevaplandırılması gereken bir mail
• Yine iş akışı içerisinde günlük ve periyodik birimin ortak işleri
• Müşteri ve satıcıların taleplerine verilecek cevaplar
• Sorumlu olduğu birimden hatalı olarak çıkan ve henüz kriz halini almamış bir işin düzeltilmesi

C GRUBU İŞLER

Bu işler acil ve süreli olmayan ancak önemli olan işlerdir ve mümkün olduğunca delege edilmelidir. Delegasyon, tıpkı B grubu işlerde olduğu gibi, yöneticiye zaman kazandırdığı gibi ekip üyelerinin alanlarında uzmanlaşmasına da katkı sağlar.

• Bir raporlamanın ön hazırlığı
• İş akışı için diğer birimlerle yapılacak (kriz halini almamış) toplantılar
• İşe yeni başlayan ekip üyelerine işi anlatmak
• Yine iş akışı içerisinde birimin ortak işleri
• Üst yönetime yapılacak olan sunumun ön hazırlıklarının yapılması

D GRUBU İŞLER

Bunlar ne acil, ne de önemlidir. Ve kesin olarak delege edilebilecek veya ertelenebilecek işlerdir.

• Fotokopi çekilmesi, getir götür işleri
• İş dışı ziyaret talepleri
• Elinde şirket içi söylentilerin olmadığından emin olduğunuz başka birim çalışanlarının çay kahve sohbetleri
• İnternette gezinme

E GRUBU İŞLER

Liderin zaman ve ajanda yönetiminde yaygın olarak yapılan bir hata vardır. E grubu işler çoğu zaman geri plana atılsa da, iş ve özel hayat dengesinin kurulmasında çok önemli etkileri olan işlerdir. Buranın aksaması, kısa vadede yöneticinin işlerini, kariyerini veya şirketin faaliyetlerini etkilemediği düşünülür. Ancak çok önemli bir mutsuzluk ve özel sorunlara sebep teşkil edebilir. Bu nedenle bu alana gereken hassasiyetin gösterilmesi gerekir.

• Eşin doğum günü partisi organizasyonu
• Çocuğun mezuniyet töreni
• Hastalanan yakın bir akrabanın ziyareti
• Ailece gidilecek tatil ve aile üyeleriyle kaliteli ve güzel zaman geçirmek
• Spor ve meditasyon

Başarınızı sürdürülebilir kılacak, sizi ekibiniz ve amirleriniz gözünde iyi bir lider yapacak olan etkili zaman ve ajanda yönetimidir. İşlerin sınıflandırmasının yapılıp bu konuda kararlı olunması, sonu gelmez fazla mesai çalışmalarının önünü alacaktır. İş ve özel hayat dengesinin kurulduğu mutlu, sağlıklı ve kaliteli bir yaşamın kapılarını ardına kadar açacaktır.