Liderin Zaman ve Ajanda Yönetimi

İlker Canbuluthttp://www.ilkercanbulut.com
ACC, Yönetici ve Kariyer Koçu, Yazar 1973 yılında Samsun’da dünyaya geldi. İstanbul Üniversitesi Siyasal Bilgiler Fakültesi Kamu Yönetimi Bölümü mezunudur. Pak Holding A.Ş. Grubu, Carrefoursa Carrefour Sabancı Tic. Merkezi A.Ş. şirketlerinde finans bölümlerinde bulundu. Türk Ekonomi Bankası ve Türkiye Finans Katılım Bankası’nda çeşitli Kredi Bölümlerinin kurulup yönetiminde aktif görevler aldı. Mali tahlil ve istihbarat, kredi tahsis, kredi izleme, finansal kiralama konularında alanlarında farklı pozisyonlarda takım liderliği yaptı. Vakıf Katılım Bankası A.Ş.’nin kuruluş aşamasında, bankanın Krediler İş Ailesinin kurulup işler hale getirilmesi, sıfırdan ekip oluşturulması ve krediler grubunun yönetiminde bulunması kariyerinde önemli ve keyif dolu bir tecrübedir. Son olarak kısa bir dönem, Altınhas Holding A.Ş.’nin Kıbrıs’taki banka ve Türkiye’deki faktöring şirketinin Yönetim Kurulu Başkanı’na bağlı Kredi Riski Sorumluluğu görevini yürüttü. Kariyeri boyunca 3.000’den fazla müşteri ziyareti ve 25.000’den fazla verdiği kredi kararıyla binlerce insanla yakından çalışma fırsatı yakaladı. Şube, birim, bölge ve genel müdürlük organizasyonlarının kurulumu ve stratejik ve kültürel dönüşüm çalışmalarında aktif roller aldı. Tüm o yıllar boyunca yapmış olmaktan en çok gurur duyduğu şey ise çok sayıda üst ve orta düzey yönetici yetiştirmesi ve onların gelişimlerine doğrudan katkıda bulunmasıdır. Bugün güçlü, verimli ve başarılı ekipler yöneten onca başarılı liderin gelişimine katkı sağlama düşüncesi onu zaman içerisinde profesyonel koçluk çizgisine taşıdı. Geçen 23 yılın kazandırdığı bilgi, tecrübe ve donanımı, koçluğun etik değerlerinde buluşturdu. (ICF) Uluslararası Koçluk Federasyonu’ndan ACC unvanı da aldığı bu anlamlı çizgide, profesyonel bir yönetici koçu olarak insanları amaçlarına ulaştırarak toplumsal fayda yaratmayı hayatta var olma amacı olarak görüyor. Halen TİM Danışmanlık Ltd. Şti. eğitmenidir. İlker Canbulut’un Ocak 2019’da Sola Yayınlarından yayınlanan, iş yaşamında istediğini elde etme, başarı ve mutluluk üzerine kaleme aldığı “Uyum Anahtarı” isimli bir kitabı da bulunuyor. Halen aynı konulardaki haftalık makalelerini kendisine ait ilkercanbulut.com sitesinde yayınlıyor. Makaleleri, zaman zaman Türkiye’nin büyük internet haber sitelerinde de habere konu olmaktadır.

Zamanın etkin kullanımı ve ajanda yönetimi, en önemli liderlik niteliklerinden biridir. Bu yazımızda, özellikle yeni yöneticilere veya yeni bir göreve atanmış olan yöneticilere zaman yönetimi konusunda rehber olacak bilgiler vermeyi tercih ettik.

Yoğun iş temposunda 30 saatlik işi, gün içerisinde 8-9 saate sığdırmak, günümüz modern iş dünyasında maharetler gerektiren bir sorundur. Bu yoğunluk içerisinde mutlu ve sağlıklı bir yaşam için iş ve özel hayat dengesinin sağlanıp sürdürülebilir şekle getirilmesi önemli bir gerekliliktir. Bu da zaman kaynağının etkin kullanımını ön plana çıkartır.

Bu noktada en etkili yöntem, elinizdeki işlerin belirli bir metodolojiye göre sınıflandırılmasının yapılmasıdır. Gün içerisinde elinize gelen her yeni işi de bu sınıflandırma doğrultusunda değerlendirirseniz önemli bir rahatlama yaşamış olacaksınız.

İşlerin sınıflandırılmasında göz önünde bulundurulması gereken kriterleri çalıştığınız şirketin öncelikleri doğrultusunda siz belirlemelisiniz. İşin önemi, aciliyeti ve yöneticiye organizasyon bünyesinde kazandıracağı altın puanlara göre dört veya beş grupluk bir sınıflandırma yapılabilir:

A GRUBU İŞLER

Bu işler acil, süreli ve önemli işlerdir. Zamanında ve tam olarak yapılmaması, şirketin itibar ve gelir kaybına sebep olabilecek derecede önemli sonuçlar doğurabilecek işlerdir. Bu sonuçlar, yöneticinin itibar ve işini kaybetmesine neden olabilecek bir dizi yeni sonuçlar da üretecektir.

  • Şirket için yasal risk ve yaptırımlar doğurabilecek işler
  • Yöneticinin kariyeri ve direkt yöneticisinin gözündeki algısı için önemli olan yukarıdan gelen görev ve sorumluluklar
  • Tepe yönetimine yapılacak olan sunumun da aynı şekilde yöneticinin şirketteki geleceği için kadersel etkileri olabilir. Bu nedenle öncelikli işlerdendir.
  • Şirket içi dedikoduları öğrenmeyi zaman kaybı olarak görüyorsanız bu düşüncenizi yeniden gözden geçirmenizi öneririm. Dedikodu yapmayın, söylenti çıkarmayın elbette. Ancak akıp giden söylentilere de mutlaka kulak kabartın. Çünkü özellikle kurumsal yapılarda en önemli istihbarat kaynağı dedikodu ve söylentilerdir.

Dahası da söylenti ve dedikodular, çoğu zaman gerçek çıkar. Şirketin üst yönetiminde, yöneticinin kendisini ve sorumlu olduğu bölümü ilgilendiren değişiklikler üzerine konuşuluyor olabilir. Özellikle değişim ve dönüşüm projelerinde üst yönetim, değişime ayak direyen yöneticileri bilmek isterler.

Yöneticinin, gerekli stratejik hamleleri zamanında yapabilmesi ve önlemler alabilmesi için bu söylentilerden önceden haberdar olması kendisine avantaj sağlayacaktır. Böylece örneğin, üst yönetimin organizasyon ile ilgili değişiklik yapma kararını ilk duyduğunda istenmeyen bir tepki vermekten de kaçınmış olur. Çünkü her zaman akılda kalan şey, verilen ilk tepkidir.

Ayrıca yönetici kendisi ve birimi hakkında organizasyon bünyesinde oluşmuş algıları da bu söylentilerden öğrenme fırsatı yakalayabilir. Herhangi bir algı operasyonuna kurban gitmemek ve zamanında önlemlerini alabilmek için söylentilere kulak kabartmak önemlidir.

  • Personel yönetimi delege edilmemesi gereken öncelikli işlerdendir. Ekip üyelerinin moral motivasyonu, şirketin vizyonuna olan bağlılıkları önemli liderlik göstergelerindendir. Ayrıca uygun şekilde verilen bir geri bildirim bile, yöneticinin çalışma arkadaşlarına değer verdiğini göstermek için birer fırsat taşıyabilir. Diğer taraftan iş hayatında her ekip üyesi, yöneticisinin kendisine zaman ayırmasını, onun tarafından değer görmek olarak algılar. Güçlü bir lider, ekibine ve ekip ruhuna önem veren liderdir.
  • Şirketin iş akışında kriz halini almış ve aşağıda çözüm bulunamayan işler için karar toplantıları

B GRUBU İŞLER

Bu işler acil ve süreli olmasına rağmen yöneticiye puan kazandıracak derecede önemli olmayan işlerdir. Bunlar bir organizasyon içerisinde, liderin yapmakla zaman kaybetmemesi gereken işlerdir. Delege edilerek hem yöneticiye zaman ve alan yaratıldığı gibi hem de ekip üyelerinin kendilerini geliştirmesi için imkân sağlanmış olacaktır.

  • İş akışı içerisinde başka bir birimden gelen ve acil olarak cevaplandırılması gereken bir mail
  • Yine iş akışı içerisinde günlük ve periyodik birimin ortak işleri
  • Müşteri ve satıcıların taleplerine verilecek cevaplar
  • Sorumlu olduğu birimden hatalı olarak çıkan ve henüz kriz halini almamış bir işin düzeltilmesi

C GRUBU İŞLER

Bu işler acil ve süreli olmayan ancak önemli olan işlerdir ve mümkün olduğunca delege edilmelidir. Delegasyon, tıpkı B grubu işlerde olduğu gibi, yöneticiye zaman kazandırdığı gibi ekip üyelerinin alanlarında uzmanlaşmasına da katkı sağlar.

  • Bir raporlamanın ön hazırlığı
  • İş akışı için diğer birimlerle yapılacak (kriz halini almamış) toplantılar
  • İşe yeni başlayan ekip üyelerine işi anlatmak
  • Yine iş akışı içerisinde birimin ortak işleri
  • Üst yönetime yapılacak olan sunumun ön hazırlıklarının yapılması

D GRUBU İŞLER

Bunlar ne acil, ne de önemlidir. Ve kesin olarak delege edilebilecek veya ertelenebilecek işlerdir.

  • Fotokopi çekilmesi, getir götür işleri
  • İş dışı ziyaret talepleri
  • Elinde şirket içi söylentilerin olmadığından emin olduğunuz başka birim çalışanlarının çay kahve sohbetleri
  • İnternette gezinme

E GRUBU İŞLER

Liderin zaman ve ajanda yönetiminde yaygın olarak yapılan bir hata vardır. E grubu işler çoğu zaman geri plana atılsa da, iş ve özel hayat dengesinin kurulmasında çok önemli etkileri olan işlerdir. Buranın aksaması, kısa vadede yöneticinin işlerini, kariyerini veya şirketin faaliyetlerini etkilemediği düşünülür. Ancak çok önemli bir mutsuzluk ve özel sorunlara sebep teşkil edebilir. Bu nedenle bu alana gereken hassasiyetin gösterilmesi gerekir.

  • Eşin doğum günü partisi organizasyonu
  • Çocuğun mezuniyet töreni
  • Hastalanan yakın bir akrabanın ziyareti
  • Ailece gidilecek tatil ve aile üyeleriyle kaliteli ve güzel zaman geçirmek
  • Spor ve meditasyon

Başarınızı sürdürülebilir kılacak, sizi ekibiniz ve amirleriniz gözünde iyi bir lider yapacak olan etkili zaman ve ajanda yönetimidir. İşlerin sınıflandırmasının yapılıp bu konuda kararlı olunması, sonu gelmez fazla mesai çalışmalarının önünü alacaktır. İş ve özel hayat dengesinin kurulduğu mutlu, sağlıklı ve kaliteli bir yaşamın kapılarını ardına kadar açacaktır.

PAYLAŞIMLAR

Lütfen yorumunuzu girin !
Lütfen adınızı giriniz.

Havayolu İhracat Operasyonları ve Dış Ticaret Lojistiği Eğitimi Perşembe saat 14:00’te. Ücretsiz.

28 Ocak 2021 Perşembe Saat 14:00'te Yönetici Okulu'nda 4. haftamızda Planet Lojistik Genel Müdürü Sn. Suna Boylu EMEKLİ bizlerle...

Hazırgiyim ve konfeksiyon sektörü, 1.5 milyar dolar ihracat hedefine dijitalleşme ile ulaşacak

Hazırgiyim ve konfeksiyon sektörü, Covid-19 nedeniyle 2020 yılı genelinde olağanüstü bir süreç yaşadı. Sektör olarak dalgalı bir ihracat performansı...

Rusya Türk domatesinin kotasını 250 bin tona çıkardı

Rusya Federasyonu, Türk domates ihracatçılarına 6 ay nefes aldıracak karara imza attı. Rusya Federasyonu Türkiye'den ithal ettiği domates kotasını...

2020 E-ticaret Kategori Bazında Büyüme Oranları

E-ticaret teknolojileri altyapı sağlayıcısı Ticimax, 2020 yılı e-ticaret büyüme oranlarını açıkladı. Ticimax E-ticaret Sistemleri’nin altyapı hizmetini sağladığı e-ticaret sitelerinin...

Deri sektörü sanal fuarlarla pandeminin olumsuz etkilerini azaltmayı başardı

Deri ve Deri Mamulleri pandemi döneminde maalesef en olumsuz etkilenen sektörlerin başında yer almakta. Aralık sonu itibariyle genelde 2019...

Dolandırıcılar “Aşı Sıranız Geldi” SMS’leriyle Kandırıyor

Sağlık Bakanlığı, koronavirüs aşısı CoronaVac'ın yaygın uygulamasına 14 Ocak'ta başladı. İlk olarak sağlık çalışanlarına uygulanmaya başlanan aşı, 19 Ocak...

Şirketlerin yüzde 43’ü kurum kültürlerini koruyamadı

Deloitte tarafından gerçekleştirilen araştırmaya göre, Türkiye’de evden çalışma konusunda şirketleri en çok kurum kültürü ve çalışma alışkanlıkları zorluyor. Kurum...

23.01.2021 Tarihinde Yetkilendirilmiş Yükümlü (AEO) Derneği’nce Gerçekleştirilecek ”STA Sonrası Türkiye-Birleşik Krallık Ticari İlişkilerinin Geleceği” Konulu Panel Youtube’da Canlı Yayında

İş Ortağımız Ünsped Gümrük Müşavirliği'nin de üye olduğu Yetkilendirilmiş Yükümlü (AEO) Derneği'nin 23 Ocak 2021 tarihinde Youtube canlı yayında...

Kamu İhale Kurulu Emsal Kararları

Anahtar Kelimeler; Teklif mektubu, teklif tutarı, rakamla ve yazıyla Konu: Teklif mektubu üzerinde yer alan teklif bedelinin rakam ve yazı...

“Değişen İnsan Kaynakları Tanımları ve Birlikte Başarma Kültürü” Eğitimini Online İzleyin.

“Değişen İnsan Kaynakları Tanımları ve Birlikte Başarma Kültürü” Eğitimini Online izleyin. 21 Ocak Perşembe günü, Peoplefocus HR Genel Müdürü...

Satınalma Dergisi'ne Dijital Üye Olun

Dijital Üyelik ile Satınalma Dergisi'nin yayınlanmış tüm sayılarına erişebilir, Buyer Network Öğrenme Merkezi'nde eğitim dokümanlarına ulaşabilirsiniz.

SATINALMA DERGİSİ 8 YILLIK ARŞİVİ

Yayınlanmış Tüm Sayılara ve Yayınlanacak 12 Sayıya Dijital Olarak Erişim

Buyer Network Öğrenme Merkezi

Kariyerinizi Geliştirecek Uzaktan Eğitim Seçeneklerine Sahip Olun

KURUMSAL ÜYELİK AVANTAJLARI

10 Yöneticiye Kadar Geniş Takımlar için Şirket Paketini Satın Alın