Kıymetli Satınalma Dergisi okurları, bu haftaki yazımıza geçmeden önce, Kurban Bayramımızı en içten dileklerimle kutlar, sevdiklerinizle beraber sağlık, sıhhat, mutluluk, başarı ve neşeyle nice bayramlara ulaşmamızı temenni ederim.

Her alımın bir hikâyesi vardır ve her satınalmacı aynı zamanda bir hikâye yazarıdır. Satınalma talebinin gelmesiyle birlikte hikâye başlar ve sürecin sonunda genelde mutlu sonla biter.

Satınalma ile ilgili tüm iş ve işlemlerin not alınması, arşivlenmesi, hem dijital ortamda hem de dosya ve klasörlerde çok önemlidir. Hem gerektiğinde geriye dönüp bakmak hem de hesap verilebilirlik açısından. Ama en ufak detayı bile atlamadan notlar almak gerekir. Unutmayın bir satınalmacının gücü ve etkinliği bununla ölçülür.

“Bilgi en büyük güçtür”

Örnek bir alımın hikâyesini anlatarak olayın kafanızda daha iyi canlanması sağlamaya çalışacağım.

Geçtiğimiz Nisan ayının ilk günleriydi. ERP üzerinden bir makine imalatı projesi için 4 adet yataklı rulman alım talebi geldi. Öncelikle daha önce bu yataktan alınmış mı, alındıysa ne zaman, hangi proje için ve kaça alınmış diye arşivimi taradım. Sonrasında stoğumda var mı diye baktım. Stoğumda olmadığını görünce alım sürecini başlattım.

İlk aşamada en önemli konu, talep kimden gelirse gelsin, yazılı, e-posta veya ERP üzerinden gelmesi gerekir. Bir satınalmacı olarak sözlü veya telefonla sakın talep almayın, o talebi teklife veya siparişe dönüştürmeyin. Rahatlıkla takip edebileceğiniz “sipariş ayak izi” niz olsun.

Gördüğünüz gibi buraya kadar ki kısımda şu soruları cevaplayarak hikâyeyi yazmaya başladım.

• Kim talep etti? Talep edenin bir üst amiri talebi doğruladı ve onayladı mı?
• Hangi proje için talep edildi?
• Daha önce bu ürün alınmış mıydı? Kaç adet, hangi proje için, hangi tedarikçiden, hangi markalardan ve kaça alınmıştı?
• Bir önceki alımın hikâyesi neydi?
• Alım için ne kadar süremiz olduğu söylendi? Yoksa çok acil mi istendi?
• Talep edilen ürün için belirli bir marka isteniyor mu?
• Ürünle ilgili görsel, çizim var mı? Yoksa standart bir ürün mü?
• Daha sonraki projelerde lazım olabileceği veya herhangi bir aksilik ihtimaline karşı iki adet stoğa da almam gerekir mi?

Sırada teklif alma süreci vardı. En az üç firmadan teklifleri aldım. Bu teklifleri termin, fiyat, kalite, firma geçmişi, ödeme koşulları, teslimat şartları gibi birçok açıdan karşılaştırıp alacağım firmayı pazarlık neticesinde titizlikle seçtim. Seçimimde daha önce kullandığım tedarikçi profilimdeki şartlar etkili oldu. Üç tedarikçiden birisi geçenlerde fuarda tanıştığım bir firmaydı, bu vesile ile onun da performansını görmek istedim.

Doğal olarak; kolay ulaşılabilen, hızlı geri dönüş sağlayan, sertifika sunabilen, uygun fiyat ve ödeme vadesi olan, hızlı ve düzenli sevkiyat yapan, daha sonra tekrar alma ihtimaline karşı stoklu çalışan, teknik destek alabileceğim, gerekirse kolay iade alabilecek, YOK kelimesini kullanmayan firmayı seçtim. Kısacası; en kaliteli ürünü, en kısa zamanda, en uygun fiyata, en iyi şartlarda almış oldum.

Teklifi onayladıktan iki gün sonra ürünler elime ulaştı. Depo görevlisi arkadaşım malzemeyi irsaliyesi ile teslim alıp sisteme kaydını yaptı. İlgili birimlere ürünün geldiği bilgisini verdim ve ürünleri imalat ve montaj kısmına sevk ettim. Peşin, ön ödemeli, kısa vadeli bir alım olmadığı için muhasebeye önden bilgi verme gereği duymadım. Zaten altmış günlük vadeli ve düşük maliyetli alım olduğu için zamanı gelince muhasebe ödeme planına alır diye düşündüm. Eğer DBS ile veya kısa vadeli ve yüksek meblağlı bir alım olsaydı, siparişe dönüştürmeden önce mutlaka muhasebeden ödeme durumunu öğrenir ona göre pozisyon alırdım.

Bu aşamada bazen başımıza ilginç şeyler gelebilir. Kargo ile geldiyse bazen paketi yırtılmış veya ürün hasarlı gelebilir. Hatta kargo şirketinin isim benzerliğinden dolayı başka bir firmaya teslim ettiği bile olabilir. Kendi aracımı ürünü almak için yönlendirmişsem aracın yolda lastiği patlayıp vakit kaybedebilir.

Bu hikâyedeki sipariş kısa terminli bir üründü. Uzun terminli siparişlerde teslim zamanı yaklaştıkça son durum ve gidişat hakkında bilgi edinmek, aksilik olup olmadığını öğrenmek gerekir. Yoksa kötü sürprizlerle karşılaşabilirsiniz. Zaten bu tip siparişleri sözleşmeye bağlamak ve gecikmede cezai müeyyide koymak gerekebilir.

Bütün olası aksiliklerin hikâyeye mutlaka yazılması gerekir. Mesela size ürünün neden geç kaldığı sorulduğunda “aracın yolda lastiği patlamıştı” diyebilmelisiniz. Yine aynı şekilde neden ürün arızalı geldi diye sorulursa “kargodan geldiğinde ürün zarar görmüştü” şeklinde cevap verebilmelisiniz.

Aynı gün veya birkaç gün sonra ürünle ilgili fatura sisteme düştü. Bu şamada da satınalmacı olarak faturayı kontrol ettim, irsaliye ve teklifle uygunluğunu teyit edip onayladıktan sonra bir üst onaya ve muhasebeye yönlendirdim.

Bütün bu hikâyeler sizin tecrübenizdir. Alımlarınız genel giderlerin ve projelerin maliyetlendirilmesinde yer almak ve daha sonra rapora yansımak üzere kayıt altına alınmıştır. Aynı zamanda hikâyeler tedarikçilerinizin hanesine artı veya eksi puan olarak yazılır.

Sadece bir kalem malzemenin alınmasıyla ilgili yazdığımız bu hikâyenin uzunluğu siz yanıltmasın. Bu hikayenin yazılması için satınalmacının 1-2 gün süresi vardır önünde. Çünkü sırada yazılmayı bekleyen yüzlerce hikâye vardır ve günün sonunda bir roman yazmış olur satınalmacılar. Ayda 25 roman…

Görüldüğü gibi neyi, ne zaman, ne için, neden, kimden, nerden, ne amaçla, hangi projeye, nasıl aldınız, kimin talebiydi gibi sorulara yanıtlar aradık hikâyemizde. Gazetecilikte geçerli olan 5N1K kuralını işlettik. Artık gönül rahatlığı ile önünüze bakabilir ve ileride yeri geldiğinde bu siparişle ilgili tüm sorulara net yanıtlar sunabilir ve en önemlisi de yöneticilerinize rahatlıkla hesap verebilirsiniz. Yaptığınız bu şeffaf alım süreci ve yazdığınız hikâye sizi güvenilir kılar. Zaten bizim görevimiz çalıştığımız firmanın maliyetlerinin azalmasına ve karlılığına etki etmektir. Bu yüzden izlenebilir ve sürdürebilir bir satın alma yapmak görevimizdir.

Diğer bir önemli konu da satınalmacının kendi mesleği ile ilgili yeterliliğinin yanı sıra aldığı malzemelerle ilgili de asgari teknik bilgiye sahip olmasıdır.

Bu yazımda Cemil Çınar’ın “Hikâye Anlatıcılığı” kitabından esinlendim. Kendisine teşekkür ederim.

Cavit SOY