Prof. Dr. Murat Erdal ile sektör sohbetlerinde konuğumuz,

BHT CLINIC Satınalma Müdürü Sn. Sema TÜRKMEN.

Sema Hanım, sizinle sağlık sektörünü konuşacağız.
Hastane satınalma çevresi … Röportaja geçmeden kısaca sizi tanıyabilir miyiz?

• Sema TÜRKMEN kimdir ?
  Merhaba, 1979 İstanbul doğumluyum. Anadolu Üniversitesi Halkla İlişkiler ve Reklamcılık bölümü mezunuyum. Evliyim, eşim de benim gibi Özel bir hastanenin Finans biriminde çalışmakta.11 yaşında bir kızım var.

2001-2006 Hospitalium Grup Hastanesinde Satınalma Uzmanı

2006-2018 Özel Balat Or-Ahayim Hastanesinde Satınalma Departman Sorumlusu

2019-2022 (Mart)Grup Florence Nightingale Hastanesinde Grup Satınalma Yöneticisi

2022(Nisan) Bht Clinic İstanbul Tema Hastanesinde Satınalma ve Lojistik Müdürü olarak görev yapıyorum.

• Sema Hanım BHT CLINIC sektörün önde gelen hastanelerinden bir tanesi. Hastanemizi daha yakından tanımak isteriz.

Hastanemiz 2020 yılının Ocak ayında hizmete girmiştir. Hastanemizin Kurucusu Sayın Reşat BAHAT 1994 yılında bir semt polikliniği olarak hizmete başlayan daha sonra hastane olarak yoluna devam eden Sultangazi Bahat Hastanesi hikayemizi başlamış, Özel İkitelli Bahat Hastanesi ve Gaziosmanpaşa Hastanesi(Yeni Yüzyıl Üniversitesi Tıp Fakültesi Hastanesi)olarak yoluna devam etmiştir.

BHT Clinic İstanbul Tema Hastanesi 2020 yılının Ocak ayında hizmete başlamıştır.55 bin metrekare alana kurulmuş,19 katlı 450 yatak kapasitesi, 2 si hibrit 18 tam donanımlı ameliyathane salonu bulunmaktadır.

• Sağlık sektörü pandemi dönemiyle tüm dünyanın gündeminde. Covid, Omicron ve yeni varyantlar. Yeni bir dalga daha yaşıyoruz. Pandemi dönemi sağlık sektörünü nasıl etkiliyor ?

Pandemi bildiğiniz gibi global bir kriz olduğundan depremi ve artçıları daha büyük ve uzun soluklu oldu.2019 yılı Şubat ayı pandeminin henüz ülkemizde resmi olarak açıklanmadığı günler. Eldiven alımı yapıyorum, firmaların verdiği fiyatların yüksekliğinden bir hayli şikayetçiyim, bir de ciddi pazarlıklar için tüm ekibimi zorluyor, onayıma sundukları 13,00 TL den bir eldivenin toplu alımı için gönülsüz olarak onay veriyorum. Tam 1 ay sonra 13,00 TL den aldığım eldivenin iki katından daha fazla  fiyat tekliflerini gördüğüm anı hayatım boyunca unutamayacağım.

Pandeminin başlangıcından şuana kadar olan süreçte malzemelerin fiyatları, temin edilmesi, stabil olarak hastalara yansıtılması konusunda tutarsızlık hat safhada. Satınalmacı olarak hiçbir şeyin fiyatının sabit kalmadığı bir döneme girmek ve bu şekilde bir çalışma prosedürü belirlemek oldukça zor. Bilinen tüm piyasa kuralları, satınalma ve tadarik işleyişleri pandemi sürecinde ve sonrasında yeniden tanımlanmış oldu. Ayrıca enfeksiyonun çok yakınınızda olduğunu bilmek ve sorumluluğunuzun bilincinde olup çalışmak psikolojik olarak da sağlık çalışanlarını negatif yönde çok etkiledi.

Sağlık sektörü son derece hassas bir sektör. Pandemi ile birlikte temizlik ve hijyen koşulları azami dikkat gerektiriyor. Satınalma birimine düşen yeni ödevler neler oldu? Harcama kalemleri ne kadar genişledi? Bütçe ne oldu ? Önceki dönemlere göre daha az kullanılan malzemelerde ciddi oranda artışlar söz konusu oldu. En başta dezenfektan, temizlik ve kişisel korunma ekipmanları stok temini konusunda daha hızlı ve toplu alımlara gidilerek çalışanlarımızın kullanımıma sunuldu. Rutin olarak çalıştığımız kalemler ve firmaların fiyat artışları günlük olmaya başladığından operasyonlarımızda belli bir süre krizler meydana geldi. İlk pandemi zamanından bu yana en çok tüketilen kalemlerin ham madde artışları ve temin sorunu göz önüne alınarak eldiven, dezenfektan, muadili az olan tıbbi sarf kalemleri poşet ve plastik grubunu kapsayan tüm kalemleri. Bütçe rakam onayı çok stabil olmakla beraber miktara bağlı olarak birim fiyatlar onaylandı. 15 milyonluk bir bütçe ile belirtiğim kalemlerle ilgili kısa bir zaman önce alımlarımızı gerçekleştirdik.

• Sağlık temel alımları ve konaklama ile ilgili diğer alımlar var. Sağlıkla başlayalım. İlaçlar, medikal malzemeler, cihazlar, kitler, araç-gereçler, vd. Sonu yok gibi… Müthiş bir envanter çeşitliliği. Yönetmek zor olmuyor mu ?
  
  Artık evet. Pandemiden önceki dönemlerdeki çalışma şeklimiz, fiyat teklifleri, onaylama ve pazarlık sürecimiz çok değişti. Bu yüzden yeni kadrolarımız bile açıldı. Yılda 2 ya da 3 kere zam gören kalemlere günlük gelen artışlar satınalma operasyonlarının yavaşlamasına sebep oldu. Şöyle düşünelim bir grup malzemenin pazarlık, yönetim onay ve fiyat tanımlama süreci (100 kalem) ortalama 2-3 haftadır. Bu tür malzemelerin haftalık değişen fiyatlarına karşı yapılabilecek en hızlı ve doğru alım toplu alım olarak yapılmasından kaynaklı, harcanan rakamların yüksekliği işverenler tarafından ciddi depremler olmasına yol açtığını düşünüyorum. Şu an için tarafımdan yönetilen kalem sayısı 40 bin civarındadır, hastane sektörü tedarik piyasasında hemen hemen tüm sektörlerden alım yapan nadir sektörlerdendir. Bu özelliğimizden dolayı tedarik piyasasında yaşanan en küçük bir dar boğaz aslında bizim tarafta çok ciddi handikaplara yol açıyor. Basit bir örnekle; Rusya-Ukrayna savaşından dolay medikal gaz temininde ülkemizde ciddi bir kriz hali baş göstermiştir. Ameliyatlarda kullandığımız Karbondioksit gazını temin etmekte geçtiğimiz haftalarda çok ciddi sıkıntılar yaşadık, gaz olmaması demek basit bir ameliyatı dahi yapamaz hale gelmenize neden oluyor. Burada söz konusu gazın stok miktarlarını arttırmış olmanız, emniyet stoğunuzu yükseltmiş olmanız dahi fayda sağlamıyor çünkü gazı satan tedarikçiye hammadde gelmediği için, siz hastanenizde emniyet stoğunu ne kadar arttırabilirsiniz ki…
• Satınalma planlaması konusunda neler yapıyorsunuz ? Çok sayıda stratejik alımlar ve dönemsel sözleşmeler var. Yeni alımlar ve yenilemeler konusunda planlama ve yürütme nasıl işliyor ?

Tedarikçilerimizle sık görüşmeler yapıp onların tarafında gelişen olaylara karşıda aksiyonlarımızı belirliyoruz. Bu konuda son günlerde nokta atışları yaptığımızı söyleyebilirim. Bazı kalemlerde 3 bazı kalemlerde 6 aylık alım yapılarak krize müsaade etmemeye çalışıyoruz. Yönetimim bu konuda tam destek verdiği için işlerimiz açıkçası stabil seviyede ilerliyor. Sözleşme yaptığımız firmalarımızla hizmet anlamında evet fakat fiyat anlamında hareketlilik olmasından kaynaklı dövizdeki dalgalanma baz alınarak yapıldığı için eskisine oranla sözleşme yapılan firmalar daha az olmakta.

• Sağlık işin merkezinde olunca, mazeret kaldırmayan bir alan. Bulamadık, geç teslim, kalite sapması gibi ifadeler pek kabul görmüyor gibi ?

Eskiden evet, kesin kuralımızdı. Bu konuda birçok firma kara listelerde de olmuştu. Fakat şu aralar özellikle üretici olamayan, bayi statüsünde olan firmalarda bu süreci yaşıyoruz. Aldığımız cevaplar tatmin edici olamasa da gerçek olan bu. Tedariğinde sorun yaşadığımızı ürünlerde genellikle piyasada yoka düşen ürünler olduğu için firmalara karşı daha toleranslıyız diyebilirim. Adını veremeyeceğim sektörde global ve yerel olarak en büyük firmada bile bu sorunu çok yüksek seviyede yaşadım. Cevapları ne kadar gerçek de olsa vaka da ki hastaya açıklayabileceğim bir durum değil bu. Muadil ürünlerin çoğalmasında en büyük etkenlerden biri de pandeminin olduğunu düşünüyorum.

• Şartnameler, ihaleler ve sözleşmeler sürekli işleyen dinamik bir süreç. Satınalma birimi nasıl koordine oluyor? Organizasyonel yapıdan biraz bahsedebilir miyiz ?

Tedarik piyasası kurallarının neredeyse tamamen sil baştan düzenlendiği bir dönemde ekibim ve ben yeni bir yapılanmaya içerisine girdik. Mevcutta alımı yapılan ürün-hizmet gruplarındaki kalemleri kişi bazında görevlendirerek sade ve doğru aksiyon alma konusunda çalışmalar yapıyoruz. 6 Uzman, 1 yönetici şeklinde norm kadromuz var. Tecrübe ve yetkinlik kuralına göre başlayan bu süreci 6 ay aralıklarla oryante ederek tüm satınalmacı arkadaşlarımın her gruba vakıf olunması konusunda işleyişimizi sürdüreceğiz.

• Bugünün iş çevresi teknoloji ve sistemlerden oluşuyor. Satınalma operasyonlarında teknolojiyi ne ölçüde kullanıyoruz ?

Hastane olduğumuz için kullanmak zorunda olduğumuz bir HBYS (Hastane Bilgi Yönetim Sistemi) programımız var. Fakat gelişen ve dinamik halen gelen şartlar yüksek verimlilik ile hizmete devam etmek için Otomasyonumuzun bize sunduğu ve ekibimin taleplerine istinaden tüm süreci yapay zekada toplamak adına yeni bir projemiz var. Yapılan her işin her konuşmanın bir data toplanacağı bir çalışma süreci başlattık. 2023 olmadan bu süreç gerçekleşmesi konusunda planlarımız var.

• Doğru aylarda doğru ürün ve malzeme stoklarına sahip olmak gerekiyor. Geçmiş yıllar ve talep tahminleme verileri ile stok planlama ilişkisini nasıl kurguluyorsunuz ?

Pandemi süreci başlangıcı itibariyle, hasta portföyümüz, yapılan vakalara göre oluşan ihtiyaçlarımızın malzemelerini ilk etapta belirliyoruz. Talep tahmin konusunda standart bir yöntem yerine malzeme ve branş-bölüm bazında planlama yapılarak bu süreci yönetmeye çalışıyoruz. HBYS programımızda dönemsel hasta sayıları, vaka tipleri, mevsimsel hastalık tipleri vb. datalar canlı olduğu için, bu datalar üzerinden de dönemsel, mevsimsel vb. malzeme-ürün-hizmet ihtiyaç planlamasını yapabiliyoruz.

• Sadece alımlarda tasarruf yeterli değil sanırım. Mevcut yapı içerisinde kayıpları da en aza indirgemek önemli. İşin önemli bir boyutu da depolama ve hastane içerisinde birimler arasında dağıtım, malzeme transferleri. Takip ve izlemeyi nasıl yapıyorsunuz?

Kesinlikle doğru bir cümle. Tedarik işin başlangıç kısmı. Depolama ve transfer süreci, benim ekibimin kontrolü dahilinde. Bu konuda da yeni bir yapılanma içerisindeyiz. Talep ve dağıtım günlerimizi güncelledik. Otomasyon sisteminde süreçlerimizi daha hızlı ve efektif olacağına inandığımız bir proje için demo çalışmasındayız. Sayımlarımızı 3 aydan 1 aya indirdik. Her ay düzenli olarak belirlenen sayım günlerinde ekibimiz sayım sürecine yönetecek. Malzemelerimizin hikayesini ilk adımdan son adıma kadar takip edebileceğimiz ve doğru kullanım konusunda dirsek temasında bulunduğumuz Hemşirelik Hizmetleriyle bu konularda birlikte hareket ediyoruz. Stok yönetimi bir takım işi olduğu için bu konuda stoklu ürün kullanan diğer birimlere stok nedir ? Stok nasıl takip edilir ? gibi nokta atışı bilinçlendirme eğitimleri vererek süreçlerin içerisine daha çok dahil ediyoruz.

• Hastalar, sağlık bireyler, refakatçiler ve misafirlerin hastanelerden beklentileri son derece arttı. Konaklama, yemek, restoran, park gibi konular çok konuşulur hale geldi. Tesis yönetimi konusunda nelere dikkat ediyorsunuz ?

Bu konuda çok şanslı olan çalışanlardan biriyim. Kurum akıllı bina sistemi ile yapıldığı ve son derece rahat modern bir yapıda olduğu için, hastalarımız, refakatçilerimizden bu konuda çok olumlu dönüşler alıyoruz. Hijyen, temizlik, yeme-içme, vale, otopark, otel hizmeti, yapılan vakarın çeşitliliği konularında iddialıyız.

• Tedarikçi ilişkileri ve performans yönetimi konusunu da girelim. Bu alanda nasıl bir sisteminiz var ?

Çalıştığımız firmalara bizde, planlı saha ziyaretleri düzenliyoruz. Özellikle depolama alanları otomasyon sistemleri konusunda farklı görüşlerle karşılaşıyoruz. Ekibim için özellikle farkındalık yaratmak ve farklı tecrübelere tanık olması hızlı bir deneyimi ortaya çıkartıyor. Bu da kurum ve şahsım adına hızlı iyileştirme süreçlerine katkı sağlıyor.

• Sağlık sektöründe önemli bir tecrübeye sahipsiniz. Hastane satınalma bölümünü düşünmekte olan arkadaşlara neler tavsiye edersiniz ?

Çok dinamik bir birim olmasından kaynaklı, yeniliklere sıcak, iletişim konusunda kendini geliştirmek isteyen, rakamlar ve mukayese tablolarına şirin bakan, en önemlisi kutsal bir sektör olan hastanecilik kulvarında sahada yer alıp mücadele etmek isteyen genç arkadaşlarıma beni bulmalarını tavsiye ediyorum. Biz bir ürün veya malzeme üretmiyor ya da satmıyoruz, insanların hayatlarına sağlık anlamında dokunuyoruz, bu bağlamdan yaptığımız işin önemi, disiplini ve manevi tatmini çok daha üst seviyede oluyor.

• Bu keyifli röportaj için teşekkür ederim.

Rica ederim. Ben teşekkür ederim Murat Hocam.