Posta Yoluyla Gönderilen Teklif Dosyasının Dikkate Alınmaması İhalenin İptal Nedeni Olabilir mi?
Yazarlar:
Mehmet ATASEVER
Sinan ÖZESEN

Anahtar Kelimeler; teklif dosyası, teklif zarfı, tekliflerin açılması, ihalenin iptali

İtirazen Şikayet Konusu; Kargo yoluyla gönderilen teklif dosyasının, idareye ulaştığı halde idareden kaynaklanan bir hata neticesinde ihale tarihinde ihaleye iştirak ettirilmemesinin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte bir işlem olduğu gerekçesiyle ihalenin iptal edilmesinin yerinde olmadığı iddia edilmiştir.

Kamu İhale Kurulu Kararı Özeti; 30.06.2021 tarihli ve sayılı 2021/UH.I-1324 Kurul kararına göre; İdarelerin  4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’na göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumlu olduğu, isteklilerce idareye sunulacak tekliflerin posta ile gönderilmesine imkan tanındığı bununla birlikte posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye ulaşmasının zorunlu olduğu, postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edileceği, ayrıca yapılan idarece yapılan incelemede mevzuata uygun olmadığı anlaşılan teklif zarflarının değerlendirmeye alınmayacağı anlaşılmıştır.

Yapılan incelemede idarece alınan 21.05.2021 tarihli ihale komisyonu kararıyla özet olarak; Firma tarafından gönderilen kargo paketinin ihale tarihinden önce idareye teslim edildiği ancak kargo paketinin ihale tarihinden sonra ihale komisyonuna ulaştırılabildiği, bu durumun salgın hastalıkla mücadele kapsamında alınan tedbirler çerçevesinde kargo görevlilerinin idare binasına alınmamasından kaynaklandığı, dönüşümlü çalışma koşullarının kargonun ihale komisyonuna ulaşmasının engellediği, kargo paketi üzerinde teklif dosyası olduğuna dair bir ibarenin bulunmadığı, düzenlenen tutanakla söz konusu kargonun paketinin açılmasına karar verildiği,

Kargo paketi incelendiğinde, kargonun ihale tarihinde açılması zorunlu olan teklif zarfını içerdiği, teklif zarfının ihale tarihinden sonra açılmasının mümkün olmaması nedeniyle teklif zarfının açılmaksızın muhafaza edilmek üzere ihale işlem dosyasına konulduğu,

Açık ihale usulü ile yapılan ihalelerde ihale tarih ve saatinde hazır bulunanlar önünde gerçekleştirilen ilk oturumda ihaleye kaç teklif verilmiş olduğunun hazır bulunanlara duyurulması, teklif zarflarının incelenmesi ve uygun olmayan zarfların tutanak ile tespit edilmesi, uygun olan teklif zarflarının isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılması ve belge kontrolü yapılarak “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı” ile hangi belgelerin sunulduğu ile teklif mektupları ve geçici teminatlarının uygun olup olmadığının tespit edilmesi, isteklilerin teklif fiyatlan ve yaklaşık maliyet tutarının açıklanması ve “Teklif Edilen Fiyatlara ve Yaklaşık Maliyetin Açıklanmasına İlişkin Tutanak” ile kayıt altına alınması, söz konusu tutanakların suretlerinin isteyenlere verilmesi ve buna ilişkin “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı ve/veya Teklif Edilen Fiyatlara ve Yaklaşık Maliyetin Açıklanmasına İlişkin Tutanağın Hazır Bulunanlar Önünde Yapılan İlk Oturumda Talep Edenlere Verildiğine İlişkin Tutanak”ın düzenlenmesi gerektiği, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde belirtilen saydamlık ve güvenirlik ilkelerinin gereği olarak istekliler huzurunda yapılması gereken bu işlemlerde bir sakatlık oluşması durumunda, ihaleye ilişkin ilk oturumun ihya edilmesinin ve ihalenin bu haliyle sağlıklı bir şekilde sonuçlandırılmasının mümkün olmayacağının açık olduğu

Söz konusu teklif zarfı içindeki teklif fiyatının ihalenin ilk oturumunda açıklanmadığı anlaşılmış olup, bu durumun istekliler huzurunda yapılması gereken işlemlerde eksikliğe yol açtığı ve 4734 sayılı Kanun’un 5’inci maddesinde belirtilen saydamlık ve güvenirlik ilkeleri başta olmak üzere temel ilkelere aykırılık teşkil ettiği, anılan teklifin, ihale sonucunu doğrudan etkileyebileceği gibi sınır değeri ve buna bağlı olarak ihalenin sonucunu da doğrudan etkileyebileceği, bu haliyle ikinci oturuma geçilerek ihalenin sağlıklı şekilde sonuçlandırılmasının mümkün olmadığı, bu nedenle oluşan mevzuata aykırılığın giderilemeyecek nitelikte olduğu sonucuna varıldığı ifade edilerek ihalenin iptal edildiği görülmüştür.

İlgili kargoya ilişkin idareye sunulan kargo teslim belgesinde ilgili kargonun belge numarasının “NV736549” olduğu ve 30.04.2021 tarihinde alıcıya teslim edildiğinin belirtildiği görülmüştür.

İdarece Kuruma gönderilen, söz konusu kargo paketinin ihale komisyonu üyeleri tarafından kamera kaydı eşliğinde açılma görüntülerinde ilgili kargo paketi üzerindeki belge numarasının da “NV736549” olduğu ve söz konusu belge numarasının idareye sunulan kargo teslim belgesindeki numarayla eşleştiği görülmüştür.

Kamu ihale mevzuatında teklif dosyalarının posta yoluyla gönderilmesine cevaz verildiği, bununla birlikte posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye ulaşmasının zorunlu olduğu ve bu hususun isteklinin sorumluluğunda olduğu anlaşılmış, bununla birlikte somut durumda idareye gönderilen teklif zarfının ihale tarihi öncesinde ihaleye ulaştırıldığı ancak idareden kaynaklı sebeplerle söz konusu teklif dosyasının ihale tarihinde ihaleye iştirak ettirilmediği, söz konusu hususun idarece de kabul edildiği, idareye teslim edilen kargo paketinin açılmamasının idarenin hatası olduğu, bu hususa ilişkin hatanın istekliye yüklenemeyeceği, ayrıca posta yoluyla gönderilen teklif dosyasının içine koyulduğu kargo poşeti için kamu ihale mevzuatında teklif zarfının taşıması gerektiği belirlenmiş bilgilerin yer alması şartının aranamayacağı zira ilgili hükümlerin teklif zarfına ilişkin olduğu, hayatın olağan akışı içerisinde idarelere gönderilen ve içlerinde teklif dosyası bulunan kargo poşetlerinin, teklif zarflarının taşıması gereken şekil şartlarını taşımasının beklenemeyeceği, ayrıca idarece yapılan değerlendirmede de söz konusu kargo poşeti içindeki teklif zarfının usulüne uygun olduğunun belirtildiği, bu haliyle mevcut istekli hatasından kaynaklanmadığı anlaşılmıştır.

Mevcut durumda idareden kaynaklı hatalar neticesinde Ağaoğlu Dan. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti.nin teklif dosyasının ihaleye iştirak ettirilmediği ve söz konusu hususun düzeltici işlem tesis edilerek düzeltilemeyeceği anlaşıldığından idarece tesis edilen ihalenin iptali kararının mevzuata aykırılık teşkil etmediği sonucuna varılmıştır.

Eş Yazar: Sinan Özesen

Sinan ÖZESEN, Özel sektörde çalışmasının ardından kamuda 2013 yılında Sosyal Güvenlik Kurumu’nda inşaat mühendisi olarak çalışmaya başlamış, 2014 yılından beri Kamu İhale Kurumu’nda kamu ihale uzmanı olarak çalışmaktadır. Kamu ihale mevzuatı eğitimi vermektedir. Kamu İhale Dünyası dergisinde yayımlanmış makaleleri bulunmaktadır.