Satınalma Kontrat Yöneticiliği ve Riskler – 1

Tedarikçi Üretim Sözleşmelerinde Kalite Yönetimi

Prof. Dr. Murat Erdal
merdal@istanbul.edu.tr

Son derece dinamik bir alana adım atıyoruz. Satınalma dergisi içerisinde sözleşmelerin operasyonel taraflarını gündeme alıyoruz. Her hafta adım adım ilerleyeceğiz. Elinde sınırlı örnek sözleşme bulunan ve sektörde mesafe almak isteyen firma ve yöneticilerimize de fayda sağlayacağını düşünüyorum.

Bu yazı dizisinde, sözleşmeleri operasyonel çerçevede inceleyerek, olası riskleri tartışacağız. Bildiğiniz gibi farklı iş / faaliyet alanlarında çok sayıda sözleşme türü bulunmaktadır. Elbette odağımız sektörel sözleşmeler olacak. Tedarik zinciri, satınalma,  genel idari işler çerçevesinde gerçekleşen üretim ve hizmet alım sözleşmeleri ile başlayacağız.

Sektörden arkadaşlarımızı; satınalma, tedarik zinciri, üretim, kalite ve hukuk ekiplerimizi katkı vermeye davet etmek isterim. Farklı uzmanlık alanlarından beslenelim.  Etkileşimli bir biçimde ilerleyelim. Karşılıklı sektörel bilgi ve deneyimlerimizden öğrenelim.

Sektör yöneticilerimiz mesleğin ilk aşamalarından başlayarak sözleşmelerin ayrıntılarını ve problemleri yaşayıp gördükçe öğrendiler. Sözleşmelerini revize ettiler. Kendilerini geliştirdiler. İşletmelerini risklerden olabildiğince korudular.

Ben de ticaret mahkemelerinde uzun yıllar bilirkişi olarak edindiğim tecrübeyi sizlerle paylaşacağım.

Giriş

Satınalma ekipleri firmalar arası ilişkileri yürütürken sürekli araştırma-inceleme, ticari pazarlık, operasyon ve sözleşmelerle iç içe. Şartnameler, prosedürler, el kitapları ve sözleşmeler işimizin stratejik bileşenleri. Satınalma ve tedarik zinciri ekipleri operasyonların aciliyetinden dolayı zaman zaman bu belgelere istenilen ölçüde zaman ayıramıyor. Yoğun tempo içerisinde yazılı dökümanlara vakit ayıramamanın yeterli özeni gösterememenin sıkıntıları daha sonra çıkıyor. Ve o noktada “keşke” deyip iç çekiyoruz. “Keşke işin başında şu maddeyi ekleseydim. Keşke şu konuyu daha net ifade edip sözleşmeye koyabilseydik” diyebiliyoruz. O nedenle teknik ve ticari pazarlık sonrası elde edilen mutabakatın kayıtları doğru tutulmalı. Bu kayıtlardan yola çıkarak sözleşmelerde atlanan bir kısım, yeterince tanımlanmayan, boşlukta bırakılan bir alan bırakılmamalı.

Dikkati toparlayıp sözleşmeye (veya şartname) odaklanamama sektörde sıklıkla dile getirilen temel şikayet konusu. Sözleşme Yönetimi ve Sektörel Kontrat İncelemeleri eğitimlerime katılan birçok arkadaşımızdan duyduğum ifade:
“Tam masama oturup sözleşmenin operasyonel kısımlarını revize edeceğim. Araya bir telefon, bir iş karışıyor. Paralize oluyorum veya aklımdakini unutabiliyorum. Sonra bir bakıyorum gün bitmiş”. Yazı dizisi fikrinin olgunlaşması ve uygulamaya geçişinde de en önemli faktör bu sözler oldu.

Tedarikçilerle ilişkilerin doğru çerçevede yürütülmesinde birimler arasında koordinasyon son derece önemli. Operasyonlarda üretim, planlama, kalite ve satınalma departmanlarının eşgüdümle hareket etmesi verim sağlıyor. Sadece fabrika/tesis içerisinde yürütülen işler için değil dışarıdan satıcılardan temin edilen malzeme, ürünler ya da yaptırılan işler (tedarikçi/fason) için de operasyonel anlayışta uyum şart. Böylelikle tekrarlı işlerin ve kalitesizliğin önüne geçiyor.

Sözleşme gündeme geldiğinde operasyonların yürütülmesindeki koordinasyon kadar hukuk birimi de işin içerisine nüfuz ediyor. Hukuk biriminin sözleşmenin inşası ya da gerekli revizyonları gerçekleştirebilmesi noktasında operasyonu anlaması, ihtiyacı öğrenme ve tarafların sorumluluklarını tanımlaması gerekmektedir. Operasyon yöneticilerinden gelen katkının gücü nisbetinde sözleşme doğru yapılandırılabiliyor. Operasyon yöneticileri ile hukuk birimi arasındaki güçlü koordinasyon (uyum) riskleri yönetmede yardımcı olmaktadır.

Operasyon üzerinde ilgili tüm taraflar iyi iletişim halinde olup riskleri en başında doğru bir şekilde tanımladıklarında işler sağlıklı bir biçimde ilerliyor. Aksi halde gözden kaçan en ufak bir konu; sapmalar, uygunsuzluklar ve ilave maliyetler anlamına geliyor. Firma içi ve firma dışında taraflar (alıcı-tedarikçi/satıcı ilişkileri) arasında anlaşmazlıklar ortaya çıkıyor. Bir çözüme ulaşılmaması, makul bir zeminde buluşulamaması sonrasında mahkeme süreçleri gündeme geliyor.

Sözleşme birçok yapıtaşı ile bir bütünlük arz eder. Her zaman ciddiyet ve disiplin gerektirir. Sözleşme içerisinde ilgili başlıkta atlandığı ya da yer verilmediği düşünülen bir konu başka bir kısımda yer alabilir ya da ekler bölümünde yer verilebilir. Yine birçok sözleşme/şartname içerisinde kopukluklar ya da atlanan kısımlar görülebilmektedir. Sözleşmenin bu hali kurumsal çizgi ve profesyonel anlayıştan uzak algılanmaktadır.

Sözleşmelerde bütünlüğe odaklanmak ve dikkat dağılımının önüne geçmek adına ihtiyatlı olmak gerekir. Unutulmamalıdır ki, “Sözleşme inceleme labirentte dolaşmaya benzer”.

Tedarikçilerle gerçekleştirilen üretim sözleşmelerini kısım kısım inceleyelim.
Kalite kısmından başlayarak her hafta ayrı bir konuya yer verelim.

Aşağıda yer alan genel satınalma sözleşmesinin Kalite Yönetimi çerçevesinde öne çıkan maddeleri:

• Kalite Temin Sürekliliği
• Tedarikçi Kalite Sistemi
• Kalite Belgesi
• Fiziksel Görünüm
• Kontrol
• Uygunsuzluk
• Denetimler
• Yasal Yükümlülükler

Tedarikçi Sözleşme Örneği:

İlgili taraflarda geçen isimlendirmede alıcı için Murat Makine ismi tercih edilmiştir.

Kalite Temin Sürekliliği

1)Murat Makine (Alıcı) ile TEDARİKÇİ kalite temini ve sürekliliği için yakın temas halinde olacaktır. Birbirlerinin davetlerine uyacaklardır. Murat Makine, TEDARİKÇİ’den aldığı malzemelerin kalite ve sevkiyatlarında uygunsuz bir durumla karşılaştığında ilgili TEDARİKÇİ’den düzeltici/önleyici faaliyet isteğinde bulunacaktır. TEDARİKÇİ kendisine bu faaliyet raporu ulaştıktan sonra 24 saat içerisinde Murat Makine’ye cevap verecektir. Bu cevapta gelecek sevkiyatlarda uygunsuz ürünlerin üretimi ve sevkini önlemek için alınan geçici tedbirler ve bir daha oluşmaması için uygulayacağı kalıcı tedbirler olacaktır. Firma, işbu sözleşmenin ayrılmaz bir parçası olan SATINALMA KALİTE SÖZLEŞMESİ hükümlerini kabul ettiğini beyan eder.

• Beklenti / Uyarı:
  Üretim işlerinde taraflar arasında koordinasyon stratejik öneme sahiptir. Alıcı taraf, kaliteye azami önem verdiğini belirtmiş. İşin kalitesi konusunda son derece hassas. Yüksek bir beklenti olduğu anlaşılıyor. Düzeltici/önleyici faaliyetlere atıf da bulunulmuş. Hangi durum ve hallerde DÖF açılacağı ilerleyen kısımlarda belirtilecek. Zaman kısıtı verilmiş. 24 saat. İlave bir sözleşmeye Satınalma Kalite Sözleşmesi’ne atıfta bulunuyor.

Tedarikçi Kalite Sistemi

2) TEDARİKÇİ, kendisi veya alt tedarikçisi tarafından teslim ettiği ürünlerin, Murat Makine girdi muayene ve deneylerine tabi olmaksızın, doğrudan üretim hatlarına alınmasını temin amacıyla Kalite Güvence Sistemini kurmak ve uygulamak zorundadır. TEDARİKÇİ’nin teknik resim ve şartnamelere uygun malzeme göndermesi şarttır. Ayrıca TEDARİKÇİ kendi kalite onayı olmadan Murat Makine’ye malzeme gönderemez. Giriş Muayene uygulanmadan alınacak parçalar için uygulanacak yükümlülükler SATINALMA KALİTE SÖZLEŞMESİ ve Murat Makine GİRDİ MUAYENE VE DENEYLERİNE TABİ OLMAKSIZIN ÜRÜN SEVK YETKİSİ SÖZLEŞMESİ’nde yer almaktadır.

• Beklenti / Uyarı:

Her bir tedarikçinin Kalite Güvence Sistemini kurmalı. Doğrudan üretime verilen parçalar için her türlü tedbirin alınması isteniyor. Satınalma Kalite Sözleşmesi ve …Ürün Sevk Yetkisi Sözleşmesi’ne de yer verilmiş.

Sizler de bu köşede incelenmesini istediğiniz satınalma, üretim, lojistik ve genel idari satınalmalar kapsamında sözleşme örneklerinizi egitim@satinalmadergisi.com adresimize gönderebilirsiniz.
Gelin her hafta birlikte inceleyelim.