Satınalmada Karşılıklı Diyalog ve Güven
Cavit SOY
Eğer satın alma; en kaliteli ürün veya hizmeti, en uygun fiyata, en hızlı şekilde ve en uzun vade ile almaksa diyalog her şeyi çözer. Ben bunu gördüm, bunu yaşadım. Diyalog sayesinde muhatabıma kaliteli ürünü, en yüksek indirimle, en uzun vade ile ve en hızlı bir şekilde getirmesini söylerim. O da sağ olsun beni kırmaz ve getirir veya gider alırım. Benimle diyalog kurmayanlardan zorunlu kalmadıkça alım yapmam.
Satın almadan önce tanışma ve iletişim kurma için hem kendime hem muhatabıma sürer veririm. Süre sonunda karşılıklı elektrik alınıyorsa ve iletişim, diyalog ve güven oluşuyorsa alıma başlarım. Ondan sonrası her iki taraf için karşılıklı olarak diyalog ve güveni devam ettirmeye dayanır. Alışveriş daha sağlam esaslara oturtulur. Sözleşmeler yapılır, karşılıklı kazan-kazan esasına göre ilerlenir. Her iki taraf ta diyalog ve güveni sarsıcı davranışlardan uzak durmaya gayret eder.
Satın alma eylemi, aldıktan sonra bitmediği için diyalog ve güven sonrasında da işe yarar. Garanti, değişim, iade, servis ve ileride yeniden alma süreçleri gibi devamındaki hizmetlerde etkili olur.
İlk defa alım yapılacak firmalarla yaşanılan sorunlardan biri ilk alımı peşin yapma yönündeki eğilim veya kesin iradedir. Hâlbuki satan firmanın alım yapan firmaya karşı ilk alışverişte duyduğu güvensizlik alan firma için de geçerlidir. Satıcının parayı peşin aldıktan sonra istenilen ürünü veya hizmeti taahhüt edilen kalite ve sürede getireceğinin garantisi yoktur ki… Kaç defa peşin alımdan sonra istenilen ürünün geç geldiği, istenilen evsafta olmadığı yaşanmış olaylardır. Dolayısı ile ilk alışverişlerde risk karşılıklı paylaşılmalı ve %50 peşinat, kalanı ürün tesliminden sonra olmak üzere ödeme planı oluşturulmalıdır.
İlk defa tanışmalarda ve alımlarda yaşanılan diğer bir sorun ise; alıcı veya satıcının mal ve hizmet alımı karşılığında birbirlerine sundukları etik olmayan teklif ve isteklerdir. Bu durum baştan güveni sarsıcı ve diyaloğu kesici bir davranıştır. Bu durum kesinlikle ortaya çıkmayacak şekilde tarihin tozlu raflarına kaldırılmadığı sürece satın alma mesleği yapanlar ve pazarlamacılar üzerinde oluşan kötü imaj düzelmeyecektir. Tüm satın alma dernekleri bu konu ile ilgili tebligatlar yayımlamakta ve etik kurallara uyulması konusunda titizlikle çalışmaktadırlar.
En nihayetinde karşılıklı diyalog ve güvenin devam ettirilmesi için satıcının fiyat politikasında ve ürün kalitesinde zaman içinde değişiklik olmaması gerekir. Çoğu satıcı firma ilk birkaç alışverişten sonra fiyatlarda çaktırmadan artış yapmakta veya indirim oranını azaltmakta ve bu durum ilk incelemede ortaya çıkınca da zor durumda kalmaktadır. Alıcı firma üzerinde “ bu firmadan her zaman kaliteli ürünü uygun ve fiyata, en iyi vade ile ve zamanında alabilirim” imajı yerleştirilmelidir. Zaten alıcı her teklif aldığında fiyatı yüksek kalan firmaları bir süre sonra teklif alınacaklar listesinden çıkarır.
Satıcıların yaptıkları diğer bir hata ise ister teklifleri kabul edilsin ister edilmesin ilk teklifleri verdikleri sırada yüksek fiyattan başlayıp pazarlık payı bırakmalarıdır. Elbette pazarlık edilebilir ama bir süre sonra bu alışkanlık haline gelmekte ve her seferinde nasıl olsa pazarlık edecek diye yüksek fiyat verilmektedir. Satıcı firma teklifi onaylanmadığında “neden?” diye sormakta ve “aslında bana tekrar sorsaydın ben de o fiyata inebilirdim” demektedir. O zaman sormazlar mı “ madem o fiyata verebilecektin neden baştan yüksek teklif verdin” diye?
Dediğim gibi diyalog ve güven olmadığı sürece bu ve buna benze sorunlar çok yaşanır. Ben tedarikçilerimden hep aynı çizgide devam etmelerini ve gözü kapalı tekliflerini onaylamak isterim. Birçok tedarikçimle yıllardır belirli bir indirim oranı ve vadeyle çalışmaya alıştırmışım. Tedarikçilerim arasında gelen indirimi onaylanmış teklife veya faturaya yansıtanı bile gördüm. Bu da güvenimi boşa çıkarmadığının bir işaretiydi. O yüzden kolay kolay mevcut tedarikçimi değiştirmem.
Ancak kızdığım ve tasdik etmediğim hususlar da yok değil. Mesela satıcıların gerekli indirimleri yapıp bana teklif verdikten sonra patronların devreye girmesinden sonra onlara daha yüksek indirim oranı sunmaları ve beni küçük düşürmeleri. Veya firmaya gelip patronları ziyaret edip bana uğramadan geri dönmeleri. Bunlar satıcılar tarafından kesinlikle yapılmaması gereken davranışlardır. Bunlar arasından üzerini çizdiklerim çok olmuştur.
Bu arada diyalog ve güven sayesinde yaşadığım ilginç olaylar da oldu. Mesela hafta sonu acil bir ürün lazım olduğunda bana dükkânını veya deposunu açıp irsaliyesiz malzeme vereni gördüm. Acil yetişmesi gereken bir işim için gece mesaiye kalıp sabah erkenden ürünü teslim eden de oldu. Kargo ile iki günde gelmesi öngörülen bir ürünü kendi arabasıyla getirene de rastladım.
O yüzden her kurumsal firmanın biraz anti-kurumsal yönü veya elemanı olmalı. Yani herkes nerden geldiğini bilmeli. Büyümek ve kurumsal olmak demek; mizacını değiştirmek, asla taviz vermemek demek değildir. Kurumsallık çözüm sunmak, çözüm ortağı olmaktır.
Cavit SOY
