Merhaba sevgili meslektaşlarım.
Bir önceki yazımda doğru Satınalma doğru şartnameden başlar demiştik. Bu yazımızda ise doğru tedarikçi seçiminden söz edeceğim.
Aslında doğru tedarikçi seçimi de doğru şartname hazırlama konusuyla direkt olarak ilgilidir. Şartnamede istenen ürünün veya yapılacak işin ne olduğu, teknik özellikleri, ürünün veya yapılacak işin teslim tarihi gibi hususlardan söz edildiği gibi bazı idari konulardan da söz edilir.
Söz gelimi, teklif verecek firmalarda istenen kriterler ne olmalı?
Tabii ki firma seçiminde en önemli konu referanslarının yeterli olmasıdır. Günümüz teknoloji çağında hemen her firmanın internet sitesi olduğundan ve bu sitelerine rahatlıkla masa başında ulaşabildiğimizden, firmalar hakkında internet sitelerinin kalitesinden bile az çok bilgi sahibi olunabilinir. Firmalar genellikle internet sitelerinde REFERANSLAR bölümü oluşturur ve daha önce iş yaptığı firmaların hem de kocaman puntolarla, logolarıyla birlikte isimlerini yazar. Ancak bu durum çoğu zaman yanıltıcı olabiliyor. Örneğin ofis mobilyası ihalesi yapıyorsunuz ve şirketinizin tamamının ofis mobilyasını yenileyeceksiniz. Bir de bakmışsınız referans listesinde kocaman harflerle X Bank, X Otomotiv, X 5 yıldızlı otel var. Öncelikle bu referansların doğru olup olmadığını bizzat ismi yazılı şirketin yetkilisini arayarak teyit etmek gerekir. Çünkü kimi firmalar sadece bir ürün bile, yani sadece bir sandalye bile satsa referans listesine o büyük kurumsal firmanın ismini yazabiliyor.
Özellikle büyük ihalelerde bu nedenle iş bitirme belgesi, hatta ve hatta yaptığı işle ilgili fatura fotokopilerini de istemek gerekir diye düşünüyorum.
Bu nedenle şartname de referans listesi ile ilgili belgeler istenmeli, bunun yanında işin teslim süresi, ödeme koşulları gibi hususlar açıkça belirtilmelidir.
Firma portföyü zengin tutulmalı, internetten, daha önce çalışılan firmalardan, dönem içerisinde sizleri ziyaret edenlerden ve özellikle son dönemde her sektöre ait düzenlenen fuar ziyaretlerinden oluşan Firma Belirleme Tutanakları oluşturulmalıdır. Bu tutanak dönem dönem güncellenmeli, teklif istenen firmalar rekabet içerisinde olduklarını bilmelidir.
Tüm meslektaşlarıma iyi çalışmalar diliyorum.
İlyas AKCA
Taksim Otelcilik A.Ş.
Grup Satınalma Müdürü
