Satın Alma Dünyasında Şansın Görünmeyen Rolü

Satın Alma Dünyasında Şansın Görünmeyen Rolü

M. Efsun Yüksel Tunç

Eğitmen ve Yönetim Danışmanı

Satın alma profesyonelleri çoğu zaman rakamlarla değerlendirilir.

Ne kadar tasarruf sağlandı?
Bütçe hedefi tutturuldu mu?
Teslimatlar zamanında gerçekleşti mi?
Alternatif tedarikçi geliştirildi mi?
Maliyet avantajı yaratıldı mı?

Bu göstergelerin tamamı son derece önemlidir. Ancak satın alma dünyasında başarıyı belirleyen görünmeyen bir değişken daha vardır. Üstelik çoğu zaman raporlara da yansımaz.

“Belirsizlik” ve onun ayrılmaz parçası olan “Şans”.

İlk bakışta iş dünyasında “şans” kelimesini kullanmak birçok yöneticiye rahatsız edici gelebilir. Çünkü başarıyı emekle ilişkilendirmeyi severiz. Planlama yaparız. Risk analizi gerçekleştiririz. Alternatif senaryolar oluştururuz. Veriyi inceleriz. Bütün bunlar profesyonel satın almanın vazgeçilmez parçalarıdır. Ancak ne kadar iyi hazırlanırsak hazırlanalım, kontrol edemediğimiz değişkenler her zaman olacaktır.

Pandemi bunun en çarpıcı örneklerinden biri oldu. 2019 yılında yapılan pek çok satın alma planı, o günün verileriyle son derece doğru görünüyordu. Kimse birkaç ay sonra küresel tedarik zincirlerinin duracağını öngöremedi. Konteyner maliyetlerinin katlanacağını, limanların kapanacağını, üretimin haftalarca duracağını…

Çünkü bunlar satın alma ekiplerinin kontrol alanında değildi. Benzer şekilde son yıllarda yaşanan enerji krizleri, savaşlar, jeopolitik gerilimler, döviz dalgalanmaları ve yeni regülasyonlar da aynı gerçeği bize tekrar hatırlattı. Başarılı satın alma yalnızca doğru tedarikçiyi seçmek değildir. Belirsizlik karşısında ayakta kalabilecek sistemler kurabilmektir.

İngiliz istatistikçi David Spiegelhalter, The Art of Uncertainty adlı kitabında çok önemli bir ayrım yapıyor. Hayatın birçok alanında olduğu gibi iş dünyasında da bazı sonuçlar yalnızca kararlarımızın değil, kontrol edemediğimiz olayların da ürünüdür. Bu bakış açısı satın alma profesyonelleri için son derece değerlidir. Çünkü iyi satın alma yöneticileri, bütün riskleri ortadan kaldırabileceklerine inanmazlar. Bunun mümkün olmadığını bilirler. Onun yerine riskleri görünür hâle getirirler. Alternatif senaryolar geliştirirler. Esneklik oluştururlar. Asıl başarı da burada başlar.

Bugün birçok kurum satın alma performansını yalnızca sonuçlarla ölçüyor. Oysa aynı sonuç bazen çok farklı süreçlerin ürünü olabilir. Bir satın alma kararı mükemmel analizlerle alınmış olabilir. Ancak beklenmedik küresel gelişmeler nedeniyle olumsuz sonuçlanabilir. Bir başka karar ise eksik analizlere rağmen olumlu sonuç verebilir. İşte burada yöneticilerin dikkat etmesi gereken önemli bir nokta ortaya çıkıyor.

Kararları yalnızca sonuçlarına göre değerlendirmek, organizasyonların öğrenme becerisini zayıflatır. Davranış biliminde buna Outcome Bias (Sonuç Yanlılığı) deniyor. Araştırmalar gösteriyor ki insanlar çoğu zaman bir kararın kalitesini, karar verildiği andaki bilgilerle değil, sonradan ortaya çıkan sonuçlarla değerlendiriyor. Bu yaklaşım özellikle satın alma gibi yüksek belirsizlik içeren fonksiyonlarda ciddi riskler doğurabiliyor. Çünkü ekipler zamanla doğru karar almaya değil, şanslı görünmeye odaklanabiliyor. Oysa güçlü satın alma organizasyonları farklı çalışıyor. Onlar tek bir tedarikçiye güvenmiyor. Tek bir senaryo üzerinden plan yapmıyor. Alternatif kaynaklar geliştiriyor. Erken uyarı mekanizmaları kuruyor. Veriyi sürekli güncelliyor. Çünkü biliyorlar ki geleceği tahmin etmek mümkün olmayabilir.

Ancak geleceğe hazırlanmak mümkündür. Belki de satın alma liderlerinin ekiplerine söylemesi gereken en önemli cümle şu: “Amacımız bütün riskleri ortadan kaldırmak değil. Beklenmeyen durumlara hazırlıklı olmaktır.” Bu bakış açısı yalnızca operasyonel dayanıklılığı artırmıyor. Aynı zamanda kurum kültürünü de dönüştürüyor. Çünkü insanlar hata yapmaktan değil belirsizlikten korkmaya başlıyor.

Belirsizliği doğal kabul eden ekipler ise daha hızlı öğreniyor. Daha hızlı uyum sağlıyor. Ve kriz dönemlerinde daha güçlü kalabiliyor. Bugün satın alma fonksiyonunun başarısı yalnızca maliyet avantajıyla ölçülmemeli. Dayanıklılık, uyum yeteneği, senaryo geliştirme kapasitesi, risk farkındalığı ve öğrenme hızı da performansın önemli göstergeleri arasında yer almalı.

Çünkü geleceğin başarılı satın alma organizasyonları, en doğru tahmini yapanlar olmayacak. Belirsizlik karşısında en hızlı öğrenen ve en hızlı uyum sağlayan organizasyonlar olacak. Belki de artık satın alma profesyonellerinin başarı tanımını yeniden gözden geçirme zamanı gelmiştir. Başarı, bütün riskleri ortadan kaldırmak değildir. Belirsizlik içinde doğru karar verebilecek sistemler kurabilmektir.

M. Efsun Yüksel Tunç